Technika time boxing: zarządzanie czasem zorientowane na cele

Każdemu zdarzyło się mieć zadanie, które miało zająć 30 minut, ale wymknęło się spod kontroli i pochłonęło cały dzień pracy. Kiedy nie ustalasz ograniczeń ani granic czasowych, praca może się przeciągnąć na cały dzień. Istnieje nawet nazwa tego zjawiska: prawo Parkinsona, które mówi, że „praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały czas przeznaczony na jej ukończenie”.

technika time boxing to jedna z kilku strategii zarządzania czasem, które pomogą Ci odzyskać kontrolę nad harmonogramem. Zamiast tracić godziny na łatwe zadania, technika time boxing może pomóc Ci zwalczać prokrastynację, odzyskać utraconą produktywność i skupić się na pracy, która ma znaczenie. Dzięki technice time boxing nauczysz się przypisywać każdemu zadaniu konkretny przedział czasowy, dzięki czemu spędzisz mniej czasu na planowaniu, a więcej na pracy.

Czym jest technika time boxing?

technika time boxing to prosta strategia zarządzania czasem, która pomaga zwiększyć produktywność i uniknąć prokrastynacji. Kiedy ustawiasz blok czasu, zobowiązujesz się do wykonania zadania w określonym czasie. Takie podejście pozwala Ci utrzymać koncentrację i ogranicza niepotrzebne planowanie lub rozpraszanie uwagi. Zamiast tracić czas na śledzenie zatwierdzeń lub wyszukiwanie plików, możesz od razu przejść do zadania, mając wszystko przygotowane.

Możesz skorzystać z techniki time boxing do zaplanowania poszczególnych zadań, pomocy zespołowi w jego organizacji lub wydajniejszego zarządzania spotkaniami. Niezależnie od celu, pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji, czy ustawić sztywny, czy elastyczny przedział czasowy.

Sztywna technika time boxing

Twardy timebox oznacza przerwanie pracy po upływie wyznaczonego czasu, nawet jeśli zadanie nie zostało ukończone. Ta technika time boxing pomaga radzić sobie z perfekcjonizmem i zapobiega spędzaniu zbyt dużej ilości czasu na zadaniach, które są już gotowe. W przypadku pracy zespołowej sprawia, że backlog stale się zmniejsza, a spotkania odbywają się zgodnie z planem.

Zalety twardej techniki time boxing:

• Pomaga przezwyciężyć perfekcjonizm, narzucając ścisły punkt końcowy.

• Zapewnia, że zadania zespołu i agendy spotkań są realizowane zgodnie z planem.

• Zachęca do skupienia się i priorytetyzacji w określonym czasie.

Miękka technika time boxing

Z drugiej strony, miękki timebox jest bardziej elastyczny. Gdy wygaśnie czas, jest to raczej sugestia, aby zakończyć zadanie, a nie absolutny sygnał do przerwania pracy. Miękka technika time boxing jest przydatna w przypadku złożonych zadań, w których ustalenie ścisłego terminu może utrudniać postępy.

Zalety miękkiej techniki time boxing:

• Zapewnia elastyczność w przypadku zadań, które wymagają więcej czasu.

• Pomaga zespołom koordynować działania w ramach osi czasu bez sztywnych ograniczeń.

• Zapobiega zakłóceniom podczas spotkań, umożliwiając prowadzenie ważnych dyskusji w sposób organiczny.

Jak stosować timeboxing

Technika time boxing to metoda zarządzania czasem polegająca na organizowaniu zadań poprzez przypisywanie im określonego czasu. Oto przewodnik krok po kroku z przykładami, które pomogą Ci zintegrować technikę time boxing z przepływem pracy Twojego zespołu.

Krok 1: określ zadania

Wybierz zadania, które będą skuteczniejsze, jeśli zostanie dla nich wyznaczony czas. Na przykład, jeśli zauważysz, że spędzasz zbyt dużo czasu na dopracowywaniu produktów końcowych, przeznacz na to zadanie 30 minut. Ustalając ścisły limit czasu na dopracowywanie produktów końcowego, możesz ograniczyć nadmiernie czasochłonne tendencje perfekcjonistyczne.

Innym przykładem może być zarządzanie mediami społecznościowymi. Jeśli zarządzanie kontami zespołu w mediach społecznościowych pochłania cały dzień, zastosuj technikę time boxing, przeznaczając na to określony blok czasu, na przykład godzinę rano i godzinę po południu. Ta prosta sztuczka pomaga ograniczyć zadania, które w przeciwnym razie mogłyby rozciągnąć się na cały dzień.

Krok 2: Wyznacz konkretne cele

Określ, co chcesz osiągnąć w wyznaczonym czasie. Na przykład, jeśli zauważysz, że więcej czasu spędzasz na sprawdzaniu skrzynki odbiorczej niż na zadaniach o wyższym priorytecie, postaw sobie za cel napisanie trzech odpowiedzi na e-maile w ciągu 30 minut. W ten sposób poświęcisz czas na sprawdzenie skrzynki odbiorczej i wykonanie niezbędnych zadań.

Innym typowym przykładem techniki time boxing jest zwinne tworzenie oprogramowania. Zespoły Agile często stosują ustrukturyzowane podejście do planowania spotkań, przy czym każde spotkanie ma określony limit czasowy i ścisły termin. 

Ta zwinna technika time boxing obejmuje:

• Codzienne spotkanie (15 minut): podczas codziennego spotkania członkowie zespołu poświęcają dokładnie 15 minut na synchronizację, co zapewnia skoncentrowaną współpracę zespołu w wyznaczonym czasie.

• Planowanie sprintu (2 godziny): podczas spotkania poświęconego planowaniu sprintu zespół spędza dwie godziny na planowaniu zadań na następny sprint, który często trwa siedem dni. Ten ścisły termin pomaga w efektywnym ustalaniu priorytetów i organizowaniu pracy.

• Przegląd sprintu (1 godzina): zespół Agile wykorzystuje ten godzinny blok czasu na przegląd swojej dotychczasowej pracy. Członkowie zespołu mogą korzystać z narzędzia do śledzenia czasu, podsumowując ukończone zadania i kamienie milowe na tablicy Kanban.

• Retrospekcja sprintu (1 godzina): retrospekcja sprintu odbywa się pod koniec każdego sprintu i ma na celu zastanowienie się nad tym, co poszło dobrze, a co można poprawić, a wszystko to w wyznaczonym czasie, aby zachęcić do zwięzłej i skutecznej dyskusji.

Te zaplanowane wcześniej spotkania mają ściśle określone ramy czasowe, które pomagają uporządkować przepływ pracy, aby zapewnić efektywne zarządzanie czasem.

Krok 3: Przydziel czas

Określ konkretny czas trwania każdego zadania. W przypadku e-maila ustaw zegar na 30 minut. Korzystanie z narzędzia do mierzenia czasu może być tutaj korzystne, zwłaszcza w przypadku zarządzania wieloma zadaniami w ciągu dnia. Pomyśl o tym jako o ustaleniu ścisłego limitu, podobnie jak w przypadku czasu przeznaczonego na retrospekcję sprintu.

Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek dotyczących techniki time boxing, które pomogą Ci określić, ile czasu należy przeznaczyć na różne rodzaje zadań.

Krok 4: pracuj bez zakłóceń

W tym czasie skup się wyłącznie na zadaniu. W naszym przykładzie dotyczącym e-maili oznacza to, że nie możesz sprawdzać mediów społecznościowych ani robić niczego, co Cię rozprasza. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci utrzymać koncentrację podczas stosowania techniki time boxing:

• Postaw na komfort. Zadbaj o komfort w swoim obszarze roboczym. Wygodne krzesło, odpowiednie oświetlenie i uporządkowane biurko mogą znacznie zwiększyć koncentrację.

• Podziel zadania na mniejsze części. Jeśli zadanie wydaje się przytłaczające, rozłóż je na mniejsze, łatwiejsze do wykonania podzadania, które możesz wykonać w każdym przedziale czasowym.

• Wizualne przypomnienia. Umieść na biurku wizualną wskazówkę, np. karteczkę samoprzylepną, aby przypominała Ci o bieżącym zadaniu i pomagała Ci się skupić.

• Stwórz środowisko wolne od rozpraszaczy. Wyłącz powiadomienia w telefonie i komputerze. Rozważ użycie słuchawek z funkcją redukcji szumów, jeśli znajdujesz się w hałaśliwym otoczeniu.

• Wyznaczaj mini-celki. W każdym bloku czasu ustal minicele lub punkty kontrolne, aby utrzymać poczucie postępu i motywacji.

Krok 5: przejrzyj, dostosuj i zrób sobie przerwę

Po zakończeniu bloku czasowego przeanalizuj swoje postępy. Czy udało Ci się napisać wszystkie trzy e-maile? Jeśli nie, dostosuj swoje podejście lub alokację czasu na następny raz. 

Nagradzaj się krótką przerwą po zakończeniu bloku czasowego, zwłaszcza w przypadku dłuższych lub bardziej intensywnych zadań. Odpoczynek jest ważny. Popularna metoda zarządzania projektami znana jako technika Pomodoro podkreśla znaczenie krótkich, regenerujących przerw między sesjami pracy wymagającymi skupienia.

Jak długi powinien być przedział czasowy?

Idealna długość bloku czasowego zależy od zadania i wymaganego skupienia. Większość osób i zespołów korzysta z bloków czasowych trwających od 30 do 90 minut, które umożliwiają pracę w skupieniu przy zachowaniu produktywności.

Jednak technika time boxing nie ogranicza się do krótkich okresów. W zwinnym modelu tworzenia oprogramowania zespoły często używają dłuższych bloków czasowych obejmujących tygodnie lub miesiące w przypadku ustrukturyzowanych procesów, takich jak sprinty, planowanie sprintów i retrospekcje. Te dłuższe iteracje pomagają zespołom działać zgodnie z planem i zachować elastyczność w odniesieniu do kluczowych produktów końcowych.

Ogólne wytyczne dotyczące długości bloków czasowych:

• 30–60 minut: idealne do e-maili, burzy mózgów lub zadań związanych z mediami społecznościowymi.

• 60–120 minut: najlepsze rozwiązanie do bardziej szczegółowych zadań, takich jak pisanie, kodowanie lub projektowanie.

• Ponad 2 godziny: podziel na mniejsze części, aby zapobiec wypaleniu i utrzymać produktywność.

Jeśli na przykład pracujesz nad e-bookiem, podziel go na bloki czasowe przeznaczone na poszukiwanie informacji, tworzenie konspektu i korekty. Takie podejście sprawia, że duże zadania są łatwiejsze do wykonania i pomaga uniknąć prokrastynacji.

Celem techniki time boxing nie jest pośpiech, ale przydzielenie odpowiedniej ilości czasu na skoncentrowany, zrównoważony wysiłek – ponieważ gdy jest wykonywana prawidłowo, technika time boxing działa.

7 wskazówek dotyczących korzystania z techniki time boxing

Jeśli chcesz wykorzystać technikę time boxing, aby poprawić koncentrację lub ograniczyć prokrastynację, wypróbuj tych siedem wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania czasem.

1. Nadaj priorytet czasowi w bloku

Jeśli masz pracowity dzień, zmiana, przełożenie lub anulowanie bloków czasowych może wydawać się kuszące. Staraj się tego unikać. Po ustaleniu bloków czasowych myśl o nich jak o spotkaniach, które zaplanowałeś(-aś) z samym sobą. Nie planujesz tego, co masz do zrobienia. Zobowiązujesz się do pracy nad danym zadaniem w wyznaczonym czasie. Tak jak nie odwołujesz nagle spotkania z członkiem zespołu, nie powinieneś odwoływać timeboxa, chyba że jest to absolutnie konieczne.

2. Zwizualizuj swój czas, aby lepiej go zrozumieć

technika time boxing jest najbardziej skuteczna, gdy jest wizualna. Pomaga zaplanować czas skupienia w kalendarzu, dzięki czemu wiesz, ile czasu masz na wykonanie konkretnego zadania. Pomaga to również trzymać się harmonogramu i informuje członków zespołu, kiedy nie będziesz dostępny. Jeśli nie zaplanujesz w kalendarzu czasu skupienia, członkowie zespołu mogą pomyśleć, że jest to czas wolny i zaplanować spotkanie lub wysłać Ci pytanie.

3. Ustaw czasomierz

Niezależnie od tego, czy używasz twardego, czy miękkiego timeboxu, ustaw minutnik, aby wiedzieć, kiedy czas się skończy. Pamiętaj: tworząc blok czasu, wyznaczasz sobie cel, jakim jest ukończenie określonego zadania w określonym czasie. Monitorowanie czasu może pomóc Ci w realizacji tego celu i powiadomić Cię, gdy czas się skończy.

Ustawienie czasomierza pozwala również nie myśleć o czasie podczas pracy. Zamiast ciągle sprawdzać zegar lub upewniać się, że nie spóźnisz się na następne spotkanie, masz czas, aby skupić się na pracy i wejść w stan przepływu.

W przypadku twardego bloku czasowego zaplanuj przejście do następnego zadania po upływie ustawionego czasu. Jeśli nie uda Ci się dokończyć tego, nad czym pracujesz, możesz wrócić do tego zadania w późniejszym czasie. W przypadku miękkich bloków czasowych użyj timera jako sygnału, że powinieneś zakończyć to, co robisz w ciągu najbliższych pięciu lub dziesięciu minut i przejść do następnego zadania.

4. Wyłącz powiadomienia lub użyj opcji „nie przeszkadzać”

Bloki czasowe są skuteczne, ponieważ pomagają Ci skupić się na bieżącym zadaniu i wchodzić w stan przepływu. Zbyt często pozwalamy, aby rozproszona uwaga kierowała naszymi działaniami, co nie tylko prowadzi do zmniejszenia produktywności, ale także utrudnia skuteczną pracę. Nie chcesz też, aby coś niepotrzebnie rozpraszało Twoją uwagę podczas pracy w czasie przydzielonym na dany blok.

Wyciszając powiadomienia lub korzystając z funkcji „Nie przeszkadzać”, możesz upewnić się, że nikt Ci nie przeszkadza, a jednocześnie poinformować członków zespołu, że skontaktujesz się z nimi tak szybko, jak to możliwe. Większość narzędzi umożliwia członkom zespołu „zastąpienie” tych ustawień, jeśli muszą się z Tobą skontaktować, więc nie będziesz całkowicie poza zasięgiem – po prostu będziesz chroniony przed niepotrzebnymi powiadomieniami podczas pracy w określonym czasie.

5. Rób przerwy między blokami czasowymi

Kiedy w Asanie mówimy o produktywności, nie mamy na myśli „robienia jak najwięcej” – i nie jest to również celem techniki time boxing. Myślimy o strategiach zarządzania czasem jako o sposobie na maksymalizację skuteczności i wywieranie jak największego wpływu na pracę.

Podobnie, technika time boxing nie jest sposobem na osiągnięcie absolutnie maksymalnej produktywności, ale raczej sposobem na bardziej świadome i efektywne wykorzystanie czasu. Podobnie jak w przypadku każdej pracy wymagającej skupienia, rób krótkie przerwy między blokami czasowymi, nawet jeśli po prostu wstaniesz, aby się rozprostować lub napić wody.

6. Rejestruj wszystkie zadania w narzędziu do zarządzania pracą

Aby utworzyć pole czasu, musisz wiedzieć, nad czym musisz pracować. Jeśli jeszcze tego nie robisz, skonfiguruj listę rzeczy do zrobienia w narzędziu do zarządzania pracą lub projektami, takim jak Asana. Takie narzędzia pomagają określić, jakie ważne zadania nadchodzą i co musisz zrobić w ciągu każdego dnia roboczego.

Jak korzystać z techniki time boxing w zespole

Technika time boxing to nie tylko skuteczne narzędzie do zwiększania produktywności osobistej, ale także pomoc w prowadzeniu zespołu i zarządzaniu nim. Pamiętaj, że timeboxy nie powinny być karą, a raczej sposobem na lepszą organizację i priorytetyzację pracy zespołu. Oto jak to zrobić:

1. Zdecyduj, dlaczego używasz techniki time boxing

technika time boxing może być świetnym narzędziem do zarządzania, ale upewnij się, że wszyscy w zespole wiedzą, dlaczego z niego korzystasz i do jakich zadań. Czy próbujecie techniki time boxing jako zespół, aby sprawdzić, czy Wam odpowiada? Czy jest to nowa strategia, którą chcesz wdrożyć, aby lepiej zrozumieć, ile czasu zajmuje praca? Czy pojawiły się problemy z produktywnością, które chcesz rozwiązać?

Poświęć trochę czasu na rozmowę z zespołem. Zapewnij przestrzeń na pytania i opinie, aby mieć pewność, że technika time boxing będzie produktywna.

2. Rejestruj zadania zespołu w narzędziu do zarządzania pracą

Aby skutecznie stosować technikę timeboxing w zespole, musisz mieć statystyki dotyczące tego, nad czym pracują poszczególne osoby i na kiedy muszą wykonać swoją pracę. Dzięki narzędziu do zarządzania pracą możesz udostępnić całemu zespołowi jedno źródło informacji, aby zwiększyć widoczność i współpracę. Kiedy wiesz, kto, co i na kiedy musi wykonać, możesz lepiej zrozumieć obciążenie pracą i skuteczniej ustalać priorytety.

3. Określ, ile czasu średnio powinno zająć ukończone zadanie

Jeśli stosujesz technikę time boxingu w swoim zespole, poświęć trochę czasu, aby podczas następnego spotkania 1:1 uzgodnić średni czas realizacji zadań. Na przykład, jeśli jesteś w zespole inżynierów, ustal, jak długo powinna trwać przeciętna naprawa błędu. Jeśli pracujesz w zespole projektowym, ustal oczekiwania dotyczące różnych rodzajów pracy kreatywnej.

Wspólne ustalanie tych ram czasowych nie oznacza, że wszystko musi zostać ukończone w tym konkretnym czasie. Czasami zadania są bardziej skomplikowane i ich odpowiednie bloki czasowe powinny być dłuższe. Jednak posiadanie punktu odniesienia może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w jak najskuteczniejszym stosowaniu techniki time boxing. Po ustaleniu oczekiwań zawsze możesz do nich wrócić podczas przyszłych spotkań 1:1 i w razie potrzeby wprowadzić zmiany.

4. Wypróbuj technikę time boxing na przerwach zespołu

Podobnie jak w przypadku techniki time boxing dla osób indywidualnych, upewnij się, że zachęcasz swój zespół do robienia przerw i przeznaczysz na nie czas. Oprócz stosowania bloków czasowych do pracy, rozważ ustalenie bloków czasowych na przerwy, aby zapewnić członkom zespołu czas na odpoczynek. Ponadto, wyjaśniając, że czas przerwy jest tak samo ważny jak czas poświęcony na pracę lub zadania, możesz aktywnie zapobiegać wypaleniu lub stresowi związanemu z obciążeniem pracą.

Wykorzystanie techniki time boxing podczas spotkań

Skuteczne spotkania zespołu mogą być świetnym sposobem na wykonanie wielu zadań. Jednak zbyt często spotkania są chaotyczne i mają niejasne cele, więc członkowie zespołu spędzają mniej czasu na pracy, a więcej na bezowocnych rozmowach.

Aby spotkania były bardziej efektywne, warto zawsze mieć określony cel i agendę. Jednak technika time boxing może przenieść spotkania na wyższy poziom, pomagając Tobie i Twojemu zespołowi trzymać się tematu i omówić wszystko, co chcecie. Oto jak to zrobić:

1. Udostępnij agendę spotkania z tematami i limitami czasowymi

Najprostszym sposobem na ograniczenie czasu spotkania jest coś, co prawdopodobnie już robisz – tworzenie agendy. Rozsyłając agendę spotkania, masz pewność, że wszyscy znają jego cel. Dzięki agendzie masz pewność, że spotkania są efektywnym wykorzystaniem czasu zespołu, podczas których podejmowane są decyzje i praca posuwa się naprzód.

Aby ograniczyć czas spotkania, dodaj wiersz określający, ile czasu zajmie każdy element agendy. Warto również wyjaśnić, czy są to twarde, czy miękkie ramy czasowe. Na koniec pamiętaj, aby wcześniej udostępnić zespołowi agendę spotkania wraz z wszelkimi materiałami do przeczytania. Dzięki temu wszyscy będą mogli jak najlepiej przygotować się do spotkania. Po rozpoczęciu spotkania ponownie udostępnij agendę lub wyświetl ją na ekranie, aby ułatwić prowadzenie dyskusji.

2. Zdecyduj, czy używasz twardych czy miękkich bloków czasowych

Pamiętaj, aby w agendzie spotkania, a następnie ponownie na jego początku, wyjaśnić, czy używasz twardych czy miękkich bloków czasowych. Poinformowanie uczestników o ograniczeniach z wyprzedzeniem zmniejszy zamieszanie podczas spotkania.

Przykłady sytuacji, w których należy używać miękkich bloków czasowych podczas spotkania

O ile agenda spotkania nie jest bardzo napięta, postaraj się, aby limity czasowe były elastyczne. W ten sposób możesz dać członkom zespołu znać, że powinni już kończyć, nie sprawiając wrażenia, że „wyrzucasz ich z anteny”. Przykładowe spotkania obejmują:

• Spotkania całego zespołu

• Codzienne spotkania stand-up

• Spotkania inaugurujące projekt

• Webinary

• Szkolenia dla nowych pracowników

• Testy użytkowników

Przykłady sytuacji, w których należy stosować twarde ramy czasowe podczas spotkania

Zaplanuj użycie sztywnych bloków czasowych, jeśli agenda spotkania jest napięta i musisz omówić całą treść przed jego zakończeniem. Takie spotkania mogą obejmować:

• Warsztaty projektowe lub przegląd

• Spotkanie zapoznawcze

• Spotkania z agendą pełną zadań

• Plan projektu

Jeśli prowadzisz spotkanie, ustalanie sztywnych ram czasowych może wydawać się niezręczne. Nikt nie lubi przerywać prezentera lub członka zespołu w trakcie rozmowy. Upewnienie się, że zespół rozumie, że używasz sztywnych bloków czasowych, zanim zaczniesz, może pomóc złagodzić to niezręczne uczucie. Pomocne może również okazać się przypomnienie, dlaczego używasz sztywnych bloków czasowych – na przykład, aby upewnić się, że omówisz każdy temat z agendy spotkania.

Przykłady spotkań, których nie należy ograniczać czasowo

Nie każde spotkanie powinno być ograniczone czasowo. W przypadku niektórych spotkań najbardziej korzystna jest swobodna konwersacja. Chociaż zawsze należy wysłać agendę spotkania, nawet jeśli jest to tylko luźny zarys tego, co zamierzasz omówić, unikaj ustalania bloków czasowych dla spotkań takich jak:

• Sesje robocze

• spotkania 1:1,

• spotkania integracyjne zespołu,

• Burze mózgów

3. Poinformuj osoby prowadzące prezentację, że czas na spotkanie dobiega końca

Niezależnie od tego, czy używasz twardego, czy miękkiego limitu czasowego, pamiętaj, aby poinformować zespół, kiedy czas prawie się skończył. To Ty decydujesz, z jakim wyprzedzeniem chcesz to zrobić i czy użyjesz kilku sygnałów. Oczywiście nie chcesz przerywać konwersacji zbyt wiele razy, więc poeksperymentuj z różnymi sygnałami ostrzegawczymi, aby sprawdzić, co najlepiej sprawdza się w Twoim przypadku. Możesz na przykład użyć dzwonka, gdy zostanie minuta, lub podnieść lewą rękę, aby wskazać, że zostało 30 sekund. Jeśli Twój zespół korzysta z wideokonferencji, rozważ pozostawienie komentarza na czacie.

Zalety techniki time boxing

Istnieje wiele sposobów na wykorzystanie techniki time boxing do zwiększenia własnej produktywności, pomocy zespołowi w koordynacji pracy lub usprawnienia spotkań. Najważniejsze pytanie brzmi: czy warto stosować technikę time boxing?

Chociaż ta technika time boxing nie jest idealna w każdej sytuacji, może Ci pomóc:

• Pracować w sposób bardziej intencjonalny. Aby utworzyć blok czasu, musisz najpierw ustalić priorytety zadań, nad którymi chcesz pracować, i zdecydować, ile czasu powinno zająć każde z nich. Przemyślenie tych szczegółów dla każdego zadania pomoże Ci bardziej świadomie decydować o tym, na co poświęcasz czas.

• Pracować z większą koncentracją. Rezerwując czas na pracę, przekazujesz swojemu mózgowi, że jest to cenny czas skupienia. Może to pomóc Ci poprawić koncentrację, a co za tym idzie, produktywność.

• Ograniczenie wielozadaniowości. Prawda jest taka, że ludzki mózg nie potrafi wykonywać wielu zadań jednocześnie. Za każdym razem, gdy zmieniamy zadanie, nasz mózg musi „ponownie załadować” informacje potrzebne do jego wykonania, a to wymaga cennego czasu i energii, nawet jeśli nie zdajemy sobie z tego sprawy. Dzięki technice time boxing skupiasz się na jednym zadaniu (lub powiązanej grupie zadań) na raz. W ten sposób nie przeskakujesz z projektu na projekt.

• Zwiększ motywację dzięki zarządzaniu czasem zorientowanemu na cele. Tworząc pole czasu, wyznaczasz sobie cel: ukończyć określone zadanie w ustalonych ramach czasowych. Nawet jeśli nie zawsze Ci się to udaje, wyznaczenie sobie celu może być motywujące, zwłaszcza jeśli praca nie jest dla Ciebie zbyt ekscytująca.

• Ustal przewidywalny harmonogram pracy. technika time boxing może pomóc Ci uzyskać jaśniejszy obraz tego, jak będzie wyglądał Twój dzień. Planując bloki czasowe w kalendarzu, możesz wyraźnie zobaczyć, kiedy wykonasz poszczególne zadania. Może to ograniczyć element „zgadywanki” w planowaniu pracy i pomóc Ci podejść do każdego dnia z pewnością i przejrzystością.

• Ograniczenie perfekcjonizmu. Jeśli często dręczą Cię już wykonane zadania, technika time boxing może Ci pomóc i zwiększyć produktywność. Technika time boxing działa na zasadzie postępu ponad perfekcją. Po upływie wyznaczonego czasu należy przejść dalej, nawet jeśli zadanie, nad którym pracujesz, nie jest idealne.

Wady techniki time boxing

Chociaż technika time boxing ma wiele zalet, to nie jest ona odpowiednia dla każdego. Poniżej przedstawiamy najczęstsze wady techniki time boxing oraz sposoby ich rozwiązywania.

Trudności z ukończeniem zadania przed końcem wyznaczonego czasu

• Problem: jeśli często zdarza Ci się, że ważne zadanie nie zostaje ukończone na czas, być może nie przeznaczyłeś na nie wystarczająco dużo czasu.

• Rozwiązanie: zacznij od miękkich bloków czasowych, aby zapewnić sobie elastyczność podczas rozwijania umiejętności szacowania. Z czasem nauczysz się ustalać realistyczne ramy czasowe, dzięki czemu każde zadanie będzie miało odpowiednią ilość czasu na skuteczne ukończenie.

Poczucie, że bloki czasowe są za krótkie

• Problem: możesz mieć wrażenie, że wyznaczony czas jest zbyt krótki, aby osiągnąć rzeczywisty postęp.

• Rozwiązanie: w rzeczywistości krótsze limity czasowe pomagają podzielić pracę na mniejsze, łatwiejsze do wykonania kroki, lepiej śledzić postępy i dostosować się do metodologii Agile, takich jak Scrum lub Kanban. Użyj narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana lub Microsoft Planner, aby zobaczyć szerszy obraz, koncentrując się na poszczególnych rezultatach.

Przerwy zakłócające przepływ pracy

• Problem: gdy włączy się alarm, może to przerwać koncentrację i zakłócić przepływ pracy.

• Rozwiązanie: aby utrzymać koncentrację, zaplanuj wykonywanie podobnych zadań jedno po drugim, z krótką przerwą, np. pięciominutową. To podejście naśladuje technikę Pomodoro i pomaga utrzymać koncentrację przy jednoczesnym przestrzeganiu ograniczeń czasowych dnia pracy.

Poczucie pośpiechu, co prowadzi do niskiej jakości pracy

• Problem: jeśli presja związana z pilnym terminem prowadzi do pośpiechu i obniża jakość pracy, być może przeceniasz to, co możesz osiągnąć w określonym czasie.

• Rozwiązanie: podczas ustalania ram czasowych bądź realistą i uwzględnij możliwość wprowadzenia zmian. Celem tej techniki zarządzania czasem nie jest maksymalne zwiększenie produktywności, ale uniknięcie wypalenia i dostarczenie wysokiej jakości wyników. Jeśli używasz techniki time boxing w zwinnym tworzeniu oprogramowania, rozważ omówienie podziału obciążenia pracą podczas codziennego scruma lub retrospekcji sprintu.

Przytłoczenie zbyt dużą liczbą zaplanowanych bloków czasowych

• Problem: wypełnienie kalendarza licznymi, krótkimi blokami czasowymi może stać się przytłaczające.

• Rozwiązanie: jeśli zarządzanie poszczególnymi blokami czasowymi wydaje się zniechęcające, spróbuj przełączyć się na blokowanie czasu. Zamiast przypisywać ścisły limit do każdego zadania, pogrupuj podobne zadania w szersze kategorie – na przykład obsługuj wszystkie e-maile lub media społecznościowe w wyznaczonym bloku. Jeśli to podejście wydaje Ci się łatwiejsze, zapoznaj się z naszym przewodnikiem, który wyjaśnia, jak zacząć korzystać z blokowania czasu.

Czas na timeboxing

Jak większość technik zarządzania czasem, technika time boxing jest przydatna tylko wtedy, gdy uznasz ją za wartościową. Wypróbuj ją lub sprawdź inne techniki zarządzania czasem, które wykorzystują bloki czasowe, takie jak technika Pomodoro.

Niezależnie od tego, jakiej techniki zarządzania czasem używasz, pamiętaj o śledzeniu pracy w systemie do zarządzania pracą, takim jak Asana. Dzięki wspólnemu, jedno źródłu informacji możesz zwiększyć widoczność, łatwiej dzielić pracę na mniejsze części i umożliwiać współpracę między zespołami.