Cele projektu a cele ogólne – poradnik dla kierownika projektu

Wyznaczanie celów i założeń pomaga w osiąganiu pożądanych rezultatów podczas kierowania zespołem. Od wielkich celów biznesowych po małe, codzienne cele – te metody pomogą wyróżnić Twój zespół na tle konkurencji. 

Chociaż oba te elementy są ważne, cele i założenia różnią się pod względem konkretnych działań, które należy podjąć. Ważne jest, aby zrozumieć, jak włączyć je do swojego portfolio projektów, aby realizować plany na dużą skalę. 

Przyjrzymy się istotnym różnicom między celem a zadaniem, technikom dotyczącym każdego z nich oraz sposobom włączenia ich do codziennej rutyny. 

Czym różnią się cele od założeń?

Cel to osiągalny rezultat, który jest na ogół szeroki i długoterminowy, podczas gdy zadanie jest krótkoterminowe i określa wymierne działania, które należy podjąć, aby osiągnąć ogólny cel. 

Chociaż te dwa terminy różnią się od siebie, często używa się ich razem podczas pracy nad projektem. Dzieje się tak, ponieważ oba są niezbędne do planowania i realizacji projektu. Oba tworzą mierzalne kroki, które prowadzą do osiągnięcia pożądanego rezultatu. Należą do nich kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), cele i kluczowe rezultaty (OKR-y) lub inne szczegółowe rezultaty, które chcesz osiągnąć. 

Rodzaje celów

Istnieją trzy główne rodzaje celów: określone w czasie, zorientowane na wyniki i zorientowane na proces. 

Każdy rodzaj celu koncentruje się na odrębnych priorytetach i prowadzi do określonego rodzaju wyniku. W niektórych przypadkach, takich jak aktualizacje procesów z napiętym czasem realizacji, cel może obejmować wszystkie trzy rodzaje celów. 

Bez względu na to, jaki cel sobie postawisz, zawsze upewnij się, że jest on zgodny z metodą SMART. SMART to skrót pochodzący od angielskich słów Specific (skonkretyzowany), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Realistic (realistyczny) oraz Time-Bound (określony w czasie). Te cechy pomagają tworzyć jasno określone i osiągalne cele.

Aby wprowadzić te zasady w życie, możesz użyć szablonu do wyznaczania celów, aby podzielić cele długoterminowe na mniejsze, ograniczone czasowo zadania, które można łatwo śledzić.

Cele określone w czasie

Cele określone w czasie koncentrują się na ustaleniu konkretnych działań w określonych ramach czasowych. Oznacza to, że są one oparte na terminach i datach docelowych. Wyjaśniają one na ogólnym poziomie, do czego powinien dążyć zespół.

Aby cel był określony w czasie, musi być powiązany z konkretną osią czasu. Zazwyczaj są to długoterminowe, wykonalne terminy, które są powiązane z biznesplanem. Ten rodzaj celu pomaga zespołom realizować działania o wysokim priorytecie i ograniczonym czasie na wykonanie. 

Najlepszy dla: zespoły, które muszą osiągnąć wynik w określonym czasie.

Cele zorientowane na wyniki

Cele zorientowane na wynik koncentrują się na wyniku końcowym. Zamiast skupiać się na konkretnych terminach, cele zorientowane na wyniki mają przede wszystkim na celu wykonanie działania.

W przypadku tych celów terminy mogą być przesuwane, jeśli jest to konieczne do osiągnięcia pożądanego rezultatu o odpowiedniej jakości. Są one powszechnie stosowane w przypadku działań o szerszym zakresie i ważnych kamieni milowych w biznesie, takich jak cele związane z rozwojem i plany alokacji zasobów.

Najlepsze dla: zespoły, które muszą osiągnąć określony wynik i mogą w razie potrzeby dostosować terminy.

Cele zorientowane na proces

Cele zorientowane na proces koncentrują się na osiągnięciu nowych wewnętrznych systemów i procesów. Zamiast skupiać się na konkretnym wyniku, cele zorientowane na proces nadają priorytet pracy i sposobowi jej realizacji. 

Te cele zwiększają efektywność zespołu poprzez osiągnięcie najbardziej efektywnych procesów. 

Najlepsze dla: zespołów, które chcą dodać nowe procesy wewnętrzne, aby zwiększyć wydajność.

Rodzaje celów

Istnieją trzy główne rodzaje celów, z których każdy ma unikalne perspektywy, jeśli chodzi o realizację zadań. 

Cele strategiczne, taktyczne i operacyjne odgrywają kluczową rolę w osiąganiu większych celów. Przyjrzyjmy się, jak każdy z nich wpisuje się w Twój plan. 

Cele strategiczne

Cele strategiczne są ukierunkowane na osiągnięcie określonego celu i pomagają stworzyć ogólną wizję projektu. 

Zespoły wykorzystują cele strategiczne, aby dostosować produkty końcowe do szerszych celów biznesowych. Cele strategiczne zapewniają członkom zespołu jasny kierunek projektu oraz zgodność z jego celem i ogólną osią czasu. 

Najlepszy dla: zespoły pracujące nad połączeniem celów z większymi celami biznesowymi. 

Cele taktyczne

Cele taktyczne koncentrują się na krótkoterminowych rezultatach i wynikach tych zadań. 

Ten rodzaj celu uwzględnia wyniki zarówno zadań krótkoterminowych, jak i celów długoterminowych, aby podejmować przyszłe decyzje w oparciu o statystyki, a nie strategiczne założenia. 

Najlepszy dla: zespoły pracujące nad złożonymi projektami z wieloma krótkoterminowymi produktami końcowymi. 

Cele operacyjne

Cele operacyjne są podobne do celów taktycznych, ponieważ są krótkoterminowe, ale różnią się tym, że koncentrują się na zorientowanych na działanie i osiągalnych zadaniach związanych z celami operacyjnymi. 

Cele operacyjne przyczyniają się do osiągnięcia celów dziennych, tygodniowych i miesięcznych poprzez organizowanie harmonogramów zadań i koordynację różnych działów. 

Najlepsze dla: duże zespoły, które najlepiej pracują w krótkich iteracjach i preferują szczegółowe instrukcje. 

Przykłady celów i założeń

Ponieważ cele i założenia są do siebie podobne, pomocne może być zapoznanie się z kilkoma przykładami. Od celów związanych z rozwojem po cele mierzalne — istnieje wiele scenariuszy, w których potrzebne będą zarówno cele, jak i zadania. 

Jeśli chodzi o plany długoterminowe, ostateczne cele powinny być zgodne z deklaracją misji i wartościami firmy. Chociaż cele te są szeroko zakrojonymi przedsięwzięciami, które obejmują wiele miesięcy lub lat, nadal powinny być mierzalne i wykonalne, zgodnie ze strukturą celów SMART.  Z drugiej strony, cele szczegółowe to konkretne działania, które zespół podejmie w krótkim czasie. Wiele celów składa się na jeden cel. 

Poniżej przedstawiamy trzy przykłady celów i założeń, które pomogą Ci lepiej zrozumieć, w jaki sposób są one ze sobą powiązane, a jednocześnie bardzo różne.

Przykład 1: cel marki

W tym przykładzie przyjrzymy się celowi marki, który wykorzystuje kamienie milowe. 

Cel: wprowadzić na rynek w ciągu najbliższych trzech miesięcy nowy produkt lub usługę, która wspiera lokalne organizacje i łączy się z naszym filarem marki społeczności. 

Zadanie: Kim rozpocznie lokalne badania produktów na podstawie wyników ankiety przeprowadzonej wśród klientów. 

Zarówno cel, jak i zadanie w tym przykładzie są zgodne z wytycznymi dotyczącymi celów SMART i mają określone, mierzalne wskaźniki KPI.

Przykład 2: cel związany z rozwojem

W tym przykładzie przyjrzymy się celowi związanemu ze wzrostem, który zawiera konkretne wskaźniki KPI. 

Cel: zwiększenie współczynnika konwersji bloga o 10% w grudniu. 

Cel: wdrożyć kampanię e-mail marketingową promującą nasze nowości z 15% rabatem w grudniu.

Dzięki uwzględnieniu konkretnych produktów końcowych projektu i zamierzonych wyników, zarówno cel, jak i zadanie są łatwe do zrozumienia. Łatwo też zauważyć, jak oba odnoszą się do szerszego celu firmy. 

Przykład 3: cel związany z wydajnością

W tym przykładzie przyjrzymy się celowi, który koncentruje się na poprawie wydajności.

Cel: Zmniejszenie liczby błędów w procesie wdrażania o 30% w IV kwartale.

Cel: wdrożyć automatyzację procesów biznesowych do końca III kw., aby zmniejszyć liczbę błędów w przepływie pracy do IV kw.

Należy uwzględnić mierzalne cele, a cele długoterminowe należy odpowiednio zdefiniować i zaplanować. 

Jak mierzyć cele i założenia

Mierzenie celów nie musi być skomplikowane. Wyznaczając cele, upewnij się, że zawierają one konkretne wskaźniki, które można łatwo zmierzyć w dowolnym momencie procesu. 

Mierząc cele i założenia w miejscu pracy, należy zwrócić uwagę na następujące kluczowe elementy:

1. Analizuj punkty danych: dane to świetny sposób, aby ocenić, czy wskaźniki KPI są spełniane. Przyjrzyj się odpowiednim wskaźnikom wydajności, takim jak współczynnik konwersji, wartość ruchu i liczba nowych użytkowników. Możesz również włączyć do konwersacji niektórych liderów i właścicieli firm, aby zapewnić przejrzystą komunikację. 

2. Mierz wyniki z przeszłości: oprócz danych przeanalizuj wyniki z przeszłości, aby sprawdzić, czy wprowadzono ulepszenia. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twój zespół pracuje nad celem zorientowanym na proces, który ma na celu poprawę wydajności poprzez aktualizację lub dodanie nowych systemów wewnętrznych. 

3. Postępuj zgodnie z ustaloną strukturą: plany i struktury pomagają uporządkować informacje i realizować zadania na czas. Struktury mogą obejmować coś tak prostego jak cotygodniowe spotkania zespołu lub tak szczegółowego jak struktura podziału pracy, która zawiera poszczególne zadania i zależności. 

Wyznacz cele, aby osiągać cele

Zarówno cele, jak i założenia są kluczowe dla osiągnięcia nowych wyników biznesowych. Nie można mieć jednego bez drugiego, dlatego tak ważne jest, aby prawidłowo wdrożyć oba te elementy w swoim zespole. 

Od ogólnych celów po konkretne zadania – dzięki właściwej strategii Twój zespół może osiągnąć nowe szczyty.