Przeczytaj to, jeśli nadal zarządzasz swoją pracą w arkuszach kalkulacyjnych

Czy zdarzyło Ci się kiedyś próbować ściąć drzewo za pomocą szwajcarskiego scyzoryka? Witamy w świecie zarządzania nowoczesną pracą za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Jasne, ten mały arkusz kalkulacyjny ma przydatne narzędzia, ale jeśli chodzi o ciężką pracę we współczesnej pracy zespołowej, potrzebujesz czegoś z prawdziwą mocą.

Wszyscy cierpimy z powodu przeciążenia arkuszami kalkulacyjnymi

Wielu z nas ma niezdrowe przywiązanie do arkuszy kalkulacyjnych. Przekoniknęło nas przekonanie, że ich ograniczenia są po prostu „takimi, jakie są”, nie dostrzegając, jak ograniczają one naszą pracę i kreatywność.

Rozumiemy to. Nic nie przebije emocji, jakie towarzyszą pierwszemu użyciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. My również czasami z sentymentem spoglądamy na „Biblię Excel 2010” na naszej półce. Nigdzie indziej nie znajdziesz 900 stron porad, wskazówek i technik dotyczących Excela!

Ale to było wtedy, a teraz jest teraz.

Praca zmieniła się dramatycznie, a te komórki po prostu nie nadążają. Nic nie zmieni też nazywanie ich „inteligentnymi”.

Jeśli jednak potrzebujesz więcej inspiracji, aby zostawić arkusze kalkulacyjne za sobą, zebraliśmy pięć powodów, dla których arkusze kalkulacyjne zawodzą w nowoczesnej pracy i pięć powodów, dla których narzędzia takie jak Asana są drogą naprzód.

5 powodów, dla których arkusze kalkulacyjne zawodzą

1. Współpraca w czasie rzeczywistym jest trudna

Zarządzanie pracą zespołową w arkuszu kalkulacyjnym to koszmar. Komentarze w komórkach są prymitywne i trudne do nawigacji, więc ważne konwersacje często gubią się w wątkach e-mailowych lub aplikacjach do czatowania. Ponadto arkusze kalkulacyjne uniemożliwiają ocenę ogólnego postępu projektu, chyba że ktoś poświęci dużo czasu na tworzenie niestandardowych wykresów. A nawet wtedy wystarczy jeden niewłaściwy ruch współpracownika – przypadkowe usunięcie lub nadpisanie formuły – a cała struktura może się rozpaść.

2. Uciążliwe dostosowywanie i kiepska automatyzacja 

Każdy zespół ma swój unikalny sposób pracy, ale arkusze kalkulacyjne nie mogą dostosować się do różnych przepływów pracy bez rozbudowanego dostosowywania. Jeśli chcesz wyświetlić swoje dane w formie kalendarza lub wykresu Gantta, przygotuj się na to, że poświęcisz na to cały weekend. Arkusze kalkulacyjne wymagają ręcznego wprowadzania wszystkich danych, od aktualizacji statusów po odtwarzanie osi czasu i przypisywanie zadań. Nie znajdziesz w nich przepływów pracy, reguł i automatyzacji, ani kanałów komentarzy, czyli podstaw efektywnej współpracy.

3. Złożoność przeradza się w chaos

Arkusze kalkulacyjne mogą sprawdzać się w przypadku bardzo małych projektów, ale wraz z rozwojem zespołu i wzrostem złożoności projektów szybko tracą swoją skuteczność. Dodawanie nowych zadań, oznaczanie statusów kolorami i tworzenie formuł może sprawić, że niegdyś uporządkowany system stanie się nieporęczny. Wkrótce potrzebny będzie certyfikowany specjalista od arkuszy kalkulacyjnych, aby utrzymać tę bestię w ryzach.

4. Silosy danych

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania pracą często prowadzi do powstawania niepowiązanych ze sobą dokumentów i fragmentarycznych informacji – każdy arkusz i skoroszyt to wyspa. Synchronizacja wszystkiego odbywa się ręcznie, jest żmudna i praktycznie niemożliwa. Jeśli ktoś opuści organizację, to będzie to prawdziwe wyzwanie, aby ustalić, gdzie znajdują się wszystkie informacje. Jeśli dołączy ktoś nowy, będzie musiał przeszukać rozłączone dyski i wątki e-mail, aby wszystko zrozumieć.

5. Miejsce, w którym ukrywają się cele

Spójrzmy prawdzie w oczy: arkusze kalkulacyjne to miejsce, w którym ambitne cele często zbierają cyfrowy kurz. Są jak karnet na siłownię, który wykupujesz na początku roku – pełen dobrych intencji, ale rzadko używany. Cele zapisane w arkuszach kalkulacyjnych nie tylko leżą tam zapomniane, ale są też odizolowane od rzeczywistej pracy, co sprawia, że trudno jest ustalać priorytety codziennych zadań i sprawdzać, w jaki sposób przyczyniają się one do realizacji nadrzędnych celów.

Nasze badania konsekwentnie pokazują, że gdy pracownicy nie widzą, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji celów firmy, ich nakład pracy traci znaczenie. Zespoły działają w różnych kierunkach, co prowadzi do braku zgodności i słabych wyników.”

5 zalet platform do zarządzania współpracą

1. Współpraca i raportowanie w czasie rzeczywistym

W Asanie uważamy, że odpowiednia platforma umożliwia bezproblemową współpracę w czasie rzeczywistym w ramach przepływu pracy, zapewniając wszystkim członkom zespołu dostęp do najbardziej aktualnych informacji. A pozyskiwanie statystyk do podejmowania decyzji opartych na danych jest dziecinnie proste dzięki gotowym narzędziom do raportowania i wizualizacji danych, z których każdy może korzystać.

2. Dostosowywanie, dostosowywanie i jeszcze raz dostosowywanie

Żaden zespół nie pracuje już w izolacji. Twój zespół ds. marketingu cyfrowego współpracuje z inżynierami, a Twój zespół ds. komunikacji potrzebuje najnowszych szczegółów dotyczących wydania funkcji od zespołu ds. produktu. Zjednoczenie tych zespołów w ramach jednego, z możliwością dostosowywania, sposobu komunikacji i współpracy nad tymi samymi, współdzielonymi danymi to przełom. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz tablic Kanban do projektów Agile, widoków osi czasu do projektów kaskadowych, czy czegoś zupełnie innego, Asana jest jak pudełko klocków Lego – łatwo ją dostosować i zbudować wszystko, co najlepiej pasuje do Twojego zespołu. 

3. Skalowalność ma znaczenie

W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, platformy do zarządzania pracą w przedsiębiorstwie są zaprojektowane tak, aby skutecznie i bezpiecznie skalować się w całej firmie. Dzięki szablonom wielokrotnego użytku, globalnym polom niestandardowym i wspólnemu modelowi danych Asana zapewnia spójność i koordynację między zespołami. A dzięki wizualnemu konstruktorowi przepływów pracy Asany każdy może tworzyć automatyzacje oszczędzające czas, aby zwiększyć swój osobisty wpływ. Platforma rozwija się wraz z Twoją organizacją, ułatwiając zarządzanie pracą na każdą skalę, od zespołów dwuosobowych po organizacje zatrudniające 200 tysięcy osób. 

4. Koniec z silosami

Asana to scentralizowana platforma, w której wszystkie dane dotyczące pracy są połączone i dostępne, co zapewnia przejrzystość i odpowiedzialność w całej organizacji. Koniec z silosami i rozproszonymi informacjami. Pozostaje tylko jedna, jasna ścieżka. Dzięki unikalnemu modelowi danych wykresu pracy Asany, zespoły, ich praca i wyniki, które osiągają, są ze sobą połączone, co znacznie zwiększa produktywność i tworzy dynamiczną mapę, która sprawia, że sztuczna inteligencja jest dokładniejsza, bardziej niezawodna i godna zaufania.

5. Strategia i realizacja

W Asanie cele są zintegrowane z platformą, na której wykonywana jest praca. Od kadry kierowniczej po poszczególnych pracowników – każdy może zobaczyć, w jaki sposób jego nakład pracy przyczynia się do realizacji celów firmy. Oznacza to również, że w miarę ukończania pracy w Asanie, postępy w realizacji celów są automatycznie aktualizowane w czasie rzeczywistym. Nie musisz już prosić członków zespołu o raporty o statusie ani ręcznie aktualizować arkuszy kalkulacyjnych. Po prostu podejmujesz lepsze decyzje szybciej.

Pożegnanie z arkuszami kalkulacyjnymi nie musi być trudne

Przejście z arkuszy kalkulacyjnych na Asana jest łatwiejsze niż myślisz. Dzięki samodzielnym materiałom szkoleniowym, programom certyfikacji produktów i profesjonalnym usługom Asana może pomóc Twojemu zespołowi w bezproblemowej transformacji. 

Nie musisz zaczynać wszystkiego od początku – możesz zaimportować istniejące dane i skonfigurować przepływy pracy, aby dopasować je do potrzeb swojego zespołu. Dzięki wsparciu wdrożeniowemu i kompleksowym wskazówkom odejście od arkuszy kalkulacyjnych stanie się płynną drogą do większej wydajności i lepszej współpracy.

Pora zmodernizować narzędzia

Nowoczesna praca wymaga narzędzi stworzonych z myślą o współpracy, przejrzystości, automatyzacji i skalowalności – takich jak Asana. Wychodząc poza arkusze kalkulacyjne i korzystając z dedykowanych rozwiązań do zarządzania pracą, zespoły mogą ograniczyć liczbę błędów, zwiększyć produktywność i zmienić sposób współpracy, zamieniając chaos w harmonię, a nakład pracy w wyniki.  

Nie musisz nam wierzyć na słowo. Umów się na prezentację Asana już dziś i przekonaj się, jakie to ma znaczenie.