Jak stworzyć czytelną listę czynności do wykonania

Spotkanie inaugurujące projekt zakończyło się sukcesem, a członkowie zespołu są gotowi przejść do realizacji wszystkich ustaleń. Ale skąd wiedzieć, co dokładnie należy zrobić po zakończeniu spotkania? 

W tym miejscu do gry wchodzą jasno określone czynności do wykonania.

Czym są czynności do wykonania?

Czynność do wykonania to zadanie, które powstaje w wyniku spotkania z innymi interesariuszami, aby przybliżyć projekt do jego celu. Można je traktować jako zadania zorientowane na działanie, które pomogą Ci osiągnąć cele projektu. Czynności do wykonania mogą być częścią większego planu działania lub listy rzeczy do zrobienia i są tak samo ważne w zarządzaniu projektami, jak efektywne spotkania. 

Czynności do wykonania mogą pomóc Ci śledzić decyzje podjęte podczas spotkania. Te elementy czynności do wykonania mogą mieć formę produktu końcowego lub zasobu. Mogą to być proste zadania, takie jak wysłanie e-maila z podsumowaniem, ale także opracowanie planu dla całego projektu, na przykład utworzenie wykresu Gantta dla nowej kampanii reklamowej. Użyj agendy spotkania, aby śledzić, jakie czynności do wykonania należy wykonać, aby jasno określić kolejne kroki.

Dlaczego warto korzystać z czynności do wykonania?

Jeśli jesteś kierownikiem projektu i chcesz śledzić postępy w jego realizacji, istnieje kilka sposobów, w jakie monitorowanie czynności do wykonania może przynieść korzyści Twojemu zespołowi.

Czynności do wykonania pomagają utrzymać porządek w projektach

Dobry kierownik projektu po spotkaniu rozsyła listę czynności do wykonania, aby wszyscy wiedzieli, jakie są następne kroki. Niektórzy kierownicy projektów organizują swoje czynności do wykonania na podstawie protokołów lub notatek ze spotkań, aby móc je kategoryzować. W ten sposób mogą jasno wskazać, które czynności do wykonania odpowiadają konkretnemu punktowi w agendzie spotkania.

Czynności do wykonania przypisują odpowiedzialność do członków zespołu

Często podczas spotkania podejmowanych jest wiele decyzji. Czynności do wykonania mogą pomóc Ci uchwycić zadania związane z tymi decyzjami w czasie rzeczywistym, podczas ich omawiania. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za tworzenie listy czynności do wykonania i kontaktowanie się z właścicielami zadań po spotkaniu sprawia, że cały zespół dokładnie wie, za co jest odpowiedzialny. Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, możesz również zautomatyzować czynności do wykonania, przypisując je odpowiednim członkom zespołu w czasie rzeczywistym w trakcie spotkania. 

Czynności do wykonania umożliwiają śledzenie wykonywanej pracy

Śledzenie czynności do wykonania to przydatne narzędzie do zarządzania obciążeniem zespołu. Śledzenie czynności do wykonania pozwala menedżerom łatwo sprawdzić, nad czym pracuje ich zespół i czy ma on możliwość podjęcia się większej ilości pracy. Jeśli w Twoim zespole są pracownicy zatrudnieni na godziny lub praca jest przydzielana w oparciu o czas, na przykład w przypadku pracy agencyjnej, możesz śledzić, ile czasu zajmuje ukończenie każdego elementu. Śledząc regularnie ukończone czynności do wykonania, możesz w przyszłości przypisywać podobne projekty, wiedząc, ile zasobów potrzebujesz.

Rozważ zapisywanie czynności do wykonania w szablonie dziennika czynności. To prosty sposób, aby sprawdzić, co zostało wykonane, co jest w toku i kto jest odpowiedzialny za poszczególne działania następcze.

Tworzenie czynności do wykonania: trzy kluczowe elementy

Czynności do wykonania składają się z trzech kluczowych elementów. Te trzy elementy zapewniają przejrzystość w kwestii tego, kto jest odpowiedzialny za dany element, co dokładnie należy zrobić i na kiedy należy to wykonać.

Kto

Kto jest odpowiedzialny za ten element czynności do wykonania? Do kogo należy się zwrócić w razie pytań dotyczących tego konkretnego zadania? Jest to dobra okazja do skorzystania z Macierzy RACI, aby dokładnie wiedzieć, kto jest właścicielem zadania i kto jeszcze jest zaangażowany w proces decyzyjny.

Co

Jakie działanie należy podjąć na podstawie opisu zadania? Dobre elementy działania zaczynają się od czasowników – nie ma dwuznaczności co do tego, co należy zrobić, gdy nazwa zadania zaczyna się od samego działania. Na przykład zamiast zapisywać „Kalendarz treści” jako czynność do wykonania, spróbuj napisać „Burza mózgów na temat kalendarza treści”. W tym przykładzie nie ma wątpliwości co do tego, co należy zrobić z kalendarzem treści, ponieważ czasownik „burza mózgów” jasno opisuje, co należy zrobić. 

Podczas tworzenia zadania zastanów się, czy możesz dodać kontekst, który pomoże właścicielowi zadania w jego realizacji. Czy są jakieś ważne dokumenty lub materiały referencyjne, których osoba odpowiedzialna potrzebuje, aby ukończyć to zadanie? Posiadanie wszystkich ważnych informacji potrzebnych do wykonania zadania w jednym miejscu jest nie tylko wygodne, ale także usprawnia proces pracy. Ogranicza to konieczność ciągłego komunikowania się między członkami zespołu, aby zadanie zostało wykonane.

Kiedy

Kiedy czynności do wykonania zaplanowane podczas spotkania muszą zostać ukończone? Ustalając terminy, uwzględnij inne zależności w projekcie oraz bieżące obciążenie pracą osoby odpowiedzialnej za zadanie. Czy wyznaczony termin jest realistyczny zarówno dla zespołu, jak i dla projektu?

Przykłady jasno określonych czynności do wykonania

Czynności do wykonania są kluczowe, ale nauka jasnego formułowania tego, co należy zrobić po spotkaniu, wymaga praktyki. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów tego, jak zespoły tworzą elementy do wykonania:

Przykład elementów czynności do wykonania w inżynierii

Zespół programistów znalazł krytyczny błąd. Po omówieniu potencjalnych rozwiązań na spotkaniu zespół decyduje, że Daniela naprawi błąd, ponieważ naprawiła podobny błąd kilka miesięcy temu i lepiej rozumie problem. Poprawka zostanie przez nią ukończone przed kolejną aktualizacją produktu, która nastąpi za dwa tygodnie.

Czynność do wykonania: naprawić błąd.

• Właściciel zadania: Daniela

• Termin: dwa tygodnie od dzisiaj.

Przykład elementów czynności do wykonania w dziale HR

Zespół ds. zasobów ludzkich chce ustandaryzować procesy wdrażania nowych pracowników przed dołączeniem kolejnych członków zespołu w ciągu najbliższych kilku miesięcy. Zespół decyduje się wspólnie ukończyć konspekt prezentacji wdrożeniowej. Ustalają datę wykonania na dwa tygodnie przed rozpoczęciem pracy przez nowych pracowników. Następnie Kamil ukończy slajdy prezentacji na podstawie tego konspektu na tydzień przed rozpoczęciem pracy przez nowych pracowników.

Czynność do wykonania nr 1: nakreślić prezentację procesu wdrażania. 

• Właściciel zadania: zespół ds. kadr

• Termin: dwa tygodnie przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika

Czynność do wykonania nr 2: ukończyć prezentację dotyczącą wdrażania nowych pracowników na podstawie konspektu przygotowanego przez zespół

• Właściciel zadania: Kabir

• Termin: tydzień przed rozpoczęciem pracy przez nowych pracowników

Przykład elementów czynności do wykonania

Zespół marketingowy i projektowy spotykają się, aby podzielić się opiniami na temat pierwszej rundy rebrandingu. Zespół marketingowy przekazuje informacje zwrotne na temat wczesnych projektów, a zespół projektowy będzie miał dwa tygodnie na uwzględnienie informacji zwrotnych omówionych na spotkaniu.

Czynności do wykonania: Edytuj pierwszą rundę projektów dotyczących przeprojektowania marki.

• Właściciel zadania: zespół ds. rebrandingu

• Termin: 10 sierpnia – data następnego spotkania

Częste błędy podczas tworzenia czynności do wykonania

Dobrze wykonane czynności do wykonania mogą usprawnić przepływ pracy zespołu, pomóc w realizacji zadań i przyspieszyć postępy w projekcie. Jednak gdy czynności do wykonania nie są jasno określone, mogą powodować poważne problemy. 

Oto kilka typowych błędów, których należy unikać podczas tworzenia czynności do wykonania:

Niejasne elementy czynności do wykonania

Jeśli zadanie nie zawiera wszystkich informacji potrzebnych do jego ukończenia, nie możesz rozpocząć pracy. Zamiast tego musisz pozyskać informacje lub skontaktować się z interesariuszami, co zajmuje cenny czas.  Z naszych badań wynika, że pracownicy umysłowi spędzają 60% czasu na czynnościach okołozadaniowych, takich jak spotkania, sprawdzanie statusu i wyszukiwanie informacji. Jasno określone zadanie eliminuje nieporozumienia dotyczące tego, co należy zrobić, dzięki czemu można uniknąć niepotrzebnej komunikacji między interesariuszami.

Brak terminu wykonania

Jeśli nie ustalisz terminu, wykonanie zadania może być odkładane na później, aż w końcu zostanie pominięte. Jeśli czynność do wykonania jest niezbędna do ukończenia projektu, konieczne jest ustalenie konkretnej daty wykonania. Bez daty wykonania czynność do wykonania może szybko zostać zapomniana.

Brak przypisania zadania do członka zespołu

Jeśli nie przypiszesz zadania konkretnej osobie, może ono zostać pominięte. Jeśli wiesz, że coś musi zostać zrobione i nikt nie zgłasza się do tego, przypisz to zadanie osobie, która najlepiej nadaje się do jego ukończone. Jeśli ta osoba nie ma możliwości podjęcia się tego zadania, znajomość bieżącego obciążenia pracą zespołu jest dobrym sposobem na znalezienie kogoś, kto jest w stanie ukończyć tę czynność do wykonania.

Określenie, kto jest za co odpowiedzialny, może zapobiec pomijaniu zadań. Jeśli zadanie jest przypisane do konkretnej osoby, przynajmniej jedna osoba wie, że należy je wykonać.

Organizuj czynności do wykonania w Asanie

Tworzenie czynności do wykonania jest proste, ale udostępnianie ich zespołowi może być trudne, gdy praca nie jest zorganizowana w jednym miejscu. W tym miejscu przydatne jest dobre narzędzie do zarządzania pracą.