United Way of Salt Lake odpowiada na 25% więcej wniosków o dotacje i zwiększa swój wpływ na społeczność dzięki Asanie

W 2013 roku młoda kobieta o imieniu Nour i jej rodzina opuścili swój dom i dalszą rodzinę w Syrii, aby znaleźć schronienie – i lepsze życie – w Utah. Nie mówili po angielsku i nie mieli pieniędzy. Z pomocą United Way of Salt Lake (UWSL) Nour zapisała się do szkoły społecznej UWSL, nauczyła się angielskiego i została połączona z mentorem, który pomagał jej w nauce w szkole średniej. W 2018 roku ukończyła szkołę średnią, a teraz oszczędza na studia i pracuje jako wolontariuszka w UWSL.

„Jeśli chcesz iść szybko, idź sam. Jeśli chcesz zajść daleko, idźcie razem” – ten cytat widnieje na stronie internetowej United Way of Salt Lake jako przypomnienie, że dzięki partnerom i społeczności organizacja może pomóc tysiącom ludzi takich jak Nour w swoim regionie. Współpracując z partnerami i wolontariuszami w celu poprawy możliwości edukacyjnych i perspektyw życiowych osób w potrzebie, UWSL pomaga setkom tysięcy osób takich jak Nour osiągnąć nowe poziomy edukacji.

Bill Crim, dyrektor generalny organizacji, analizuje ogólne wskaźniki, takie jak baza darczyńców i kultura organizacji, podczas gdy członkowie jego zespołu – Katy Shoemaker, menedżerka ds. dotacji, Amy Ahrens Terpstra, wiceprezeska ds. partnerstw na rzecz wspólnego wpływu, Luis Miranda, dyrektor ds. budowania potencjału, oraz Courtney Dean, menedżerka ds. zaangażowania wolontariuszy – zarządzają programami w całej organizacji.

W ciągu ostatnich kilku lat zespół UWSL się rozrósł, a wraz z nim poszerzył się również zakres ich pracy. Zatrudniono więcej wolontariuszy, zorganizowano więcej wydarzeń, pozyskano więcej partnerów i opracowano programy mentoringu i społecznościowe w rejonie Salt Lake. Cała ta dodatkowa praca – i dodatkowi członkowie zespołu – doprowadziły do poczucia chaosu wśród pracowników, a także do tego, co Bill nazywa „przytłoczeniem e-mailami”. Praca w całej organizacji była podzielona na silosy i rozproszona, co prowadziło do braku przejrzystości odnośnie tego, co robili pracownicy, i utrudniało dzielenie się wiedzą. Bill uznał, że jest to nieoptymalny sposób pracy, jeśli chodzi o osiąganie celów, dlatego postanowił znaleźć sposób na zwiększenie efektywności organizacji.

Poszukiwanie rozwiązania

Zdeterminowany, by znaleźć lepszy sposób pracy, Bill zaczął szukać rozwiązania do zarządzania pracą. Natknął się na Asanę i wypróbował ją ze swoim asystentem, a następnie z większym zespołem. Ostatecznie wybrał Asanę, ponieważ było to najlepsze rozwiązanie spełniające jego kryteria:

• Była prosta i łatwa w obsłudze

• Funkcja komunikacji była wbudowana, więc zespół mógł odejść od korzystania z poczty e-mail

• Integruje się z innymi używanymi narzędziami, takimi jak Dysk Google, Outlook i Slack

• Dostęp do pracy można uzyskać z dowolnego urządzenia za pośrednictwem aplikacji mobilnej

Po przetestowaniu Asany z zespołem UWSL rozpoczęła jej wdrażanie w całej organizacji. Wyznaczyli zaawansowanych użytkowników do prowadzenia szkoleń, dążąc do tego, aby w każdym zespole był Mistrz. Aby pomóc nowym pracownikom szybciej rozpocząć pracę, włączyli również szkolenie z Asany do procesu wdrażania i skorzystali z pomocy zespołu Sukcesu klienta Asany w przeprowadzeniu niektórych szkoleń.

Dzięki Asanie cała nasza firma stała się bardzo chętna do współpracy. Pomogła nam zburzyć silosy między zespołami i projektami, a pracownikom lepiej zrozumieć ich miejsce w całej organizacji.”

Realizacja zadań – dla zespołu i społeczności

Od czasu wdrożenia Asany w całej organizacji zespół UWSL odnotował wiele korzyści, w tym możliwość odpowiadania na większą liczbę wniosków o dotacje i skrócenie czasu poświęcanego na rutynowe zadania. Oto jak to się dzieje:

• Każdy członek zespołu wie, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji celów organizacji: dzięki śledzeniu priorytetów zespołu oraz celów działów i organizacji w Asanie każdy widzi, w jaki sposób jego praca przyczynia się do osiągnięcia głównych założeń.

• Procesy dotyczące dużych przedsięwzięć, takich jak wnioski o dotacje, są usprawnione: korzystanie z szablonów pozwala zespołowi przyjmować 25% więcej wniosków o dotacje i ubiegać się o jeszcze większe dotacje, ponieważ członkowie zespołu wiedzą, że żaden krok nie umknie ich uwadze.

Dzięki Asanie możemy co roku składać o 25% więcej wniosków o dotacje i ubiegać się o większe sumy, które w bardzo znaczący sposób wpływają na naszą pracę.”

• Mogą zapewnić więcej możliwości wolontariatu dla swojej społeczności i partnerów: zarządzanie zgłoszeniami wolontariuszy za pomocą Formularzy Google pomaga zespołowi w bardziej efektywnym obsadzaniu swoich inicjatyw poprzez automatyzację procesu zarządzania wolontariuszami.

• Proces rekrutacji jest bardziej oparty na współpracy: śledzenie procesu rekrutacji w Asanie sprawia, że etapy procesu są jasne, ponieważ każdy etap jest określony w projekcie, a każda osoba zaangażowana w proces może sprawdzać status kandydatów.

• Każdy ma przejrzystość co do obowiązków: dzięki korzystaniu z Asany do zarządzania spotkaniami wewnętrznymi, czynności do wykonania są przypisywane w czasie rzeczywistym, więc kolejne kroki są jasne.

Uwielbiam przejrzystość oczekiwań związanych z pracą, możliwą dzięki Asanie. Dzięki niej komunikacja dotycząca tego, jak popychać pracę do przodu, jest znacznie lepsza.”

Rozwój, aby lepiej służyć społeczności

UWSL stale się rozwija, aby zwiększyć swój wpływ i zasięg, nieustannie poszukując nowych sposobów na tworzenie bardziej znaczących partnerstw i wprowadzanie pozytywnych zmian w swojej społeczności. Podstawą tego, co robi, jest zaangażowany zespół i stały dopływ środków finansowych na udane inicjatywy. Bez tych dwóch elementów ich praca byłaby niemożliwa. Dla UWSL Asana odgrywa kluczową rolę w utrzymywaniu zaangażowania pracowników, jasnym określaniu obowiązków, umożliwianiu im poszukiwania większych możliwości finansowania – i ostatecznie pomaganiu im w podnoszeniu poziomu edukacji w ich społeczności.

W złożonych organizacjach konieczne jest zapewnienie wszystkim aktualnych informacji. Tworzenie się silosów występuje wtedy, gdy pracownicy nie postrzegają zdarzeń z ogólnej perspektywy firmy – a jest to najgorszy sposób pracy. Dzięki Asanie mamy jedną platformę, w ramach której każdy zespół może dzielić się pracą, prowadzić komunikację i być na bieżąco ze wszystkimi informacjami. ”