NCAA czterokrotnie zwiększa wykorzystanie treści dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwania

• Nieefektywność w zarządzaniu dużymi, złożonymi projektami przytłaczała zespoły i wpływała na produktywność, terminy oraz jakość pracy.

• Zależność od przestarzałych systemów i niepołączonych narzędzi powodowała rozproszenie informacji i spowalnianie postępów. 

• Niewystarczająca widoczność utrudniała przywództwu śledzenie postępów i efektywne przydzielanie zasobów, co spowalniało podejmowanie decyzji.

• Rozdrobniona struktura operacyjna utrudniała współpracę międzyfunkcyjną, tworząc przeszkody w skalowaniu w miarę wzrostu złożoności projektów.

• Luki w dokumentacji procesu utrudniały zachowanie wiedzy instytucjonalnej, stwarzając wyzwania dla ciągłości działania i wdrażania nowych pracowników.

Rozwiązania

• Scentralizowane zarządzanie pracą zapewnia pojedynczą, ujednoliconą platformę do współpracy międzyfunkcyjnej w całej organizacji NCAA.

• Integracja narzędzi, takich jak Dysk Google, Slack, Teams i SharePoint, tworzy płynny przepływ pracy, ułatwiając udostępnianie danych między platformami.

• Funkcje wyznaczania celów i ich śledzenia poprawiają widoczność i podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

• Standaryzacja procesów i automatyzacja przepływu pracy usprawniają pracę w wielu działach, zapewniając spójność i skalowalność.

• Jedno źródło wiedzy dla całej dokumentacji upraszcza dzielenie się wiedzą i wdrażanie, dzięki czemu przekazywanie zadań jest płynniejsze, a nowi pracownicy szybciej rozpoczynają pracę.

Wyniki

• Większa wydajność w planowaniu i realizacji złożonych projektów na dużą skalę.

• Przyspieszona realizacja ponad 80 mistrzostw uniwersyteckich rocznie.

• Skalowanie kampanii na Igrzyska Olimpijskie w Paryżu 2024 4-krotnie w porównaniu do Igrzysk Olimpijskich w Tokio 2020, przekraczając cele dotyczące wyników.

• Zwiększenie produkcji treści o 2770%, co spowodowało wzrost wyświetleń wśród odbiorców o 1440%.

• Zapewnienie kierownictwu statystyk w czasie rzeczywistym, aby dostosować pracę do szerszych celów organizacji.

• Szybsze rozwiązywanie problemów i usprawnienie podejmowania decyzji między zespołami.

• Usprawniono współpracę międzyfunkcyjną, zapewniając płynniejszą realizację projektów.

• Zmniejszono liczbę niedotrzymanych terminów i poprawiono przejrzystość we wszystkich działach.

• Scentralizowano wiedzę instytucjonalną, aby zapewnić ciągłość i przyspieszyć wdrażanie nowych pracowników.

Przełomowa transformacja dla NCAA

Kiedy nowe przywództwo postanowiło zmodernizować sposób, w jaki NCAA współpracowała, organizacja wiedziała, że potrzebuje rozwiązania, które połączy jej zespoły i uprości złożone procesy. W tamtym czasie działy w NCAA działały bardziej jak oddzielne podmioty niż jako spójna jednostka, a większe, międzyfunkcyjne projekty napotykały wąskie gardła spowodowane niepołączonymi narzędziami i niespójnymi procesami. 

Aby wesprzeć transformację, liderzy podkreślili, w jaki sposób Asana może połączyć codzienne zadania z większymi celami organizacyjnymi, bezproblemowo zintegrować się z istniejącymi narzędziami i ustandaryzować procesy. Zespół ds. mistrzostw był jednym z pierwszych użytkowników Asany i pokazał jej potencjał, tworząc szablony do zarządzania 84 mistrzostwami obejmującymi różne zadania i zespoły. Ich wczesny sukces zainspirował do szerszego wdrożenia w całej NCAA. Zespół udostępnił swoje przepływy pracy – i sukces – w całej organizacji, pomagając uczynić Asanę podstawowym narzędziem do współpracy.

Obecnie Asana jest centralnym punktem dla zespołów w całej organizacji, rozbijającym silosy i umożliwiającym bezproblemowe zarządzanie projektami międzywydziałowymi. Ta transformacja wyznaczyła nowy standard współpracy międzyfunkcyjnej i zapewniła mocny fundament dla zespołu ds. komunikacji, który zwiększył nakład pracy przy kampanii olimpijskiej 2024.

Kiedy dołączyłem do NCAA, współpraca międzyfunkcyjna nie działała, szczególnie gdy różne działy musiały dzielić się wiedzą specjalistyczną. Zespoły nie były przyzwyczajone do współpracy, co prowadziło do znacznych luk w koordynacji. Wdrożenie Asany pomogło nam wyeliminować te luki.”

Asana do zarządzania kampaniami

Skalowanie tworzenia treści na igrzyska olimpijskie w Paryżu 2024

Kampania 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, zorganizowana na Igrzyska Olimpijskie w Paryżu, oznaczała nowy poziom skali dla zespołów ds. komunikacji NCAA. Kierownictwo wyznaczyło ambitny cel: potrojenie produkcji treści i zaangażowania odbiorców w porównaniu z igrzyskami olimpijskimi w Tokio 2020. Kampania paryska wymagała współpracy między działami, lokalizacjami i partnerami zewnętrznymi – było to wyzwanie, które dodatkowo komplikowały niepołączone narzędzia i niespójne procesy.

Asana stanowiła podstawę do połączenia tych zespołów. Działając jako centralny punkt kampanii, Asana ustandaryzowała przepływy pracy i połączyła zespoły w różnych strefach czasowych. Platforma pełniła rolę spoiwa kampanii – dzięki niej wszyscy byli na bieżąco, a zespoły mogły współpracować, co znacznie zwiększyło zasięg i wpływ kampanii. 

Wyniki były niezwykłe: NCAA rozszerzyła kampanię paryską 4-krotnie w porównaniu z kampanią tokijską, wyprodukowała o 2770% więcej treści i zwiększyła liczbę wyświetleń wśród odbiorców o 1440%. Ten sukces wyznaczył nowy standard współpracy i innowacji, a NCAA zdobyła nagrodę Asany Best in Class Work Innovation Award.

W przypadku kampanii na Igrzyska Olimpijskie w Paryżu w 2024 roku musieliśmy wykładniczo zwiększyć nasz nakład pracy. Asana była ogniwem łączącym, które płynnie integrowało zespoły, przepływy pracy i strefy czasowe.”

Ustandaryzowane przepływy pracy zwiększają skalę tworzenia treści o 2770%

• Kierownicy kampanii monitorują tysiące zadań związanych z tworzeniem treści we wspólnym projekcie, co daje liderom całościowy obraz wszystkich prac na żywo.

• Korzystając z formularzy zgłoszeniowych, zespoły gromadzą w jednym miejscu treści przesyłane przez wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy. Wszystkie niezbędne informacje są rejestrowane z wyprzedzeniem, aby usprawnić rozpoczęcie pracy. 

• Szablony zadań standaryzują kompleksowy przepływ pracy dla wszystkich materiałów do kampanii, od postów w mediach społecznościowych po infografiki. Ten powtarzalny proces ogranicza liczbę błędów, przyspiesza produkcję i zapewnia spójne rezultaty.

• Podzadania dzielą złożone etapy produkcji między wielu współpracowników, dzięki czemu role, harmonogram i produkty końcowe są zawsze jasne.

• Gotowe reguły automatyzują czynności manualne, aby praca płynnie przebiegała pomiędzy zespołami globalnymi. 

Na Igrzyska w Tokio stworzyliśmy 12 artykułów tematycznych. Na Igrzyska w Paryżu stworzyliśmy 117. Mocno zwiększyliśmy skalę – ponieważ dzięki Asanie byliśmy gotowi.”

Centralizacja zarządzania kampaniami poprawia koordynację i realizację 

• Asana stanowi jedno źródło wiedzy dla wszystkich zadań związanych z zarządzaniem kampanią, co ogranicza niejasności i ułatwia wykrywanie zależności oraz unikanie wąskich gardeł.

• Menedżerowie korzystają z niestandardowych widoków projektu, aby wizualizować pracę w toku i wyświetlać najważniejsze informacje w oparciu o swoje konkretne potrzeby.

• Integracje ze Slackiem i Outlookiem zapewniają terminową komunikację i powiadomienia we wszystkich istniejących narzędziach, dzięki czemu nikomu nic nie umyka. 

• Konwersacje w czasie rzeczywistym i dalsze działania są rejestrowane w zadaniach, co ogranicza przełączanie się między aplikacjami i pozwala udokumentować kontekst potrzebny zespołom.

Mając pracowników w różnych strefach czasowych i krajach, Asana była dla nas przełomem – nasz zespół mógł się zalogować, zobaczyć dokładnie, na jakim etapie są projekty, i od razu wiedzieć, co należy zrobić dalej.”

Raportowanie w czasie rzeczywistym umożliwia inteligentniejsze i szybsze podejmowanie decyzji

• Menedżerowie kampanii używają portfolio, aby szybko uzyskać wgląd we wszystkie prace związane z kampanią, co pomaga im szybko śledzić postępy, wykrywać zależności i określać priorytety.

• Dzięki dokładniejszym, aktualnym widokom danych dotyczących pracy przywództwo podejmuje świadome decyzje i optymalizuje przydział zasobów w trakcie całej kampanii.

• Globalne pola niestandardowe standaryzują zbieranie kluczowych wskaźników, aby zapewnić spójność i umożliwić łatwe filtrowanie i raportowanie we wszystkich projektach.

Asana zapewniła naszemu zespołowi kierowniczemu wgląd w każdy aspekt kampanii w czasie rzeczywistym. Po raz pierwszy mogliśmy zobaczyć, jak codzienne zadania łączą się z naszymi większymi celami, i od razu dostrzec, gdzie zasoby są najbardziej potrzebne. Ta przejrzystość umożliwiła nam podejmowanie szybszych decyzji opartych na danych.”

Asana do planowania wydarzenia

Zapewnienie struktury i widoczności podczas organizacji mistrzostw

Zespół NCAA ds. mistrzostw zarządza 84 z 90 mistrzostw NCAA, koordynując każdy szczegół, od wyboru lokalizacji i umów z obiektami po sprzedaż biletów, marketing i logistykę transmisji. 

Przed rozpoczęciem pracy w Asanie zespół korzystał z fizycznych segregatorów i niepowiązanych ze sobą narzędzi cyfrowych do zarządzania planowaniem i realizacją mistrzostw – procesowi brakowało spójności. Teraz Asana pełni rolę jednego źródła wiedzy, łącząc zadania, osie czasu i komunikację w jednym miejscu, co ułatwia koordynację pracy i zapewnia ciągłość działania. 

Dzięki Asanie usprawniliśmy zarządzanie mistrzostwami, centralizując całą naszą pracę na jednej platformie. Pozwala nam to skoncentrować się na organizowaniu wyjątkowych wydarzeń, przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości na przestrzeni lat i wśród członków zespołu.”

Ustandaryzowane przepływy pracy usprawniają realizację mistrzostw 

• Każde mistrzostwa rozpoczynają się od ustrukturyzowanego szablonu projektu, który zapewnia spójność we wszystkich 84 wydarzeniach. Szablony te są dostosowane do czterech kluczowych typów mistrzostw – sportów drużynowych, sportów indywidualnych, sportów halowych i sportów na świeżym powietrzu.

• Podstawowe zadania– takie jak przeprowadzenie wizyt na miejscu, koordynacja działań z mediami i sfinalizowanie planów oznakowania – są wstępnie utworzone w każdym szablonie, co zapewnia niezawodną strukturę, a jednocześnie pozwala na elastyczność dostosowaną do unikalnych potrzeb każdego wydarzenia.

• Każdy projekt jest połączony z szerszymi celami organizacyjnymi NCAA, dzięki czemu zespoły mogą łatwo zobaczyć, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji szerszych celów i długoterminowych priorytetów.

• W ramach każdego projektu zadania są przypisywane do konkretnych członków zespołu, co jasno określa, kto jest za co odpowiedzialny, i utrzymuje pracę na właściwych torach. 

• Konwersacje związane z każdym zadaniem odbywają się w sekcji komentarzy do zadania, a wszystkie istotne pliki są dołączane bezpośrednio do zadania, co eliminuje rozproszoną komunikację i utratę informacji.  

• Pola niestandardowe zawierają kluczowe szczegóły, takie jak daty wykonania, rodzaj mistrzostw i status zadania, zapewniając ustrukturyzowane dane, które są przekazywane do pulpitów nawigacyjnych poszczególnych projektów.

• Te pulpity nawigacyjne zapewniają przywództwu statystyki w czasie rzeczywistym dotyczące postępów w realizacji projektu, potencjalnych wąskich gardeł i pojemności zasobów, pomagając w razie potrzeby dokonywać zmian. 

• Na początku nowego sezonu zespoły duplikują projekty z poprzedniego roku, przenosząc zadania, przepływy pracy i przypisania, aby zachować ciągłość, a jednocześnie umożliwić wprowadzanie niezbędnych aktualizacji. 

Widoczność w czasie rzeczywistym umożliwia podejmowanie świadomych decyzji

• Pulpity nawigacyjne zapewniają szybki wgląd w postępy projektu, pomagając liderom zespołów stawić czoła wyzwaniom, podejmować świadome decyzje dotyczące zasobów i utrzymywać projekty na właściwych torach. 

• Ponadto menedżerowie zespołów mogą łatwo zwizualizować pełny zakres projektu, np. liczbę zaangażowanych współpracowników i zadania w toku. Dzięki przejrzystości mogą oni przedstawić mocne argumenty za zwiększeniem liczby pracowników lub zapewnieniem dodatkowego wsparcia, gdy jest to konieczne.

Ciągłość biznesowa zapewnia długoterminowy sukces operacyjny

• Asana centralizuje wiedzę instytucjonalną, ułatwiając wdrażanie nowych pracowników i płynne kontynuowanie pracy tam, gdzie zakończyli ją poprzedni członkowie zespołu.

• Gdy cała praca jest przechowywana w jednym miejscu, przekazywanie zadań przebiega płynnie. Dzięki temu, niezależnie od tego, kto dołącza do projektu lub go opuszcza, zespoły mogą kontynuować pracę bez zakłóceń.

• Agendy spotkań przywódczych i przeglądów biznesowych są zarządzane w Asanie, dzięki czemu wszystkie tematy do omówienia, decyzje i działania następcze znajdują się w jednym, łatwo dostępnym miejscu.

Asana dla HR i operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Zapewnianie przejrzystości i współpracy w HR

Zespół HR NCAA odgrywa kluczową rolę we wspieraniu pracowników w całej organizacji, od rekrutacji i wdrażania pracowników po zarządzanie ich wydajnością i świadczeniami. W przeszłości dział działał w sposób rozproszony, a każdy członek zespołu pełnił określoną funkcję. Bez wspólnej wiedzy i współpracy praca zatrzymywała się, gdy ktoś był nieobecny w biurze, a inne działy nie miały wglądu w procesy HR ani nie wiedziały, jaka jest ich rola w tych procesach.

Aby rozwiązać te problemy, zespół HR wdrożył Asanę, aby poprawić koordynację i spójność procesów. Tworząc przejrzyste, współdzielone przepływy pracy, Asana ułatwia zespołowi HR współpracę, pomaga innym zespołom zrozumieć ich rolę w procesach HR i zapewnia realizację zadań bez opóźnień.

Przejrzystość oczekiwań była w przeszłości wyzwaniem. To frustrujące, gdy wyniki nie spełniają oczekiwań, często dlatego, że nie zostały one jasno zakomunikowane. Asana pomaga zarządzać ludzkim elementem pracy, usuwając emocje i sprawiając, że oczekiwania są widoczne i konkretne. Dzięki temu zespoły mogą łatwiej skupić się na tym, co idzie dobrze, i to docenić.”

Jedno źródło wiedzy dla procesu HR zapewnia przejrzystość i odpowiedzialność  

• Projekty związane z zasobami ludzkimi są podzielone na jasne etapy i zadania, co ułatwia sprawdzenie, kto jest za co odpowiedzialny i jakie prace są następne.

• Struktura ta pomaga zespołom w całej firmie zrozumieć ich rolę w procesach HR, zapewniając wspólny punkt odniesienia dla oczekiwań.

• Gdy wszystko znajduje się na jednej platformie, łatwiej jest zobaczyć, co idzie dobrze, a co wymaga uwagi, co zapewnia większą przejrzystość i odpowiedzialność.

Przepływy pracy związane z pozyskiwaniem talentów poprawiają widoczność procesu rekrutacji

• Portfolio rekrutacyjne służy do śledzenia wolnych stanowisk, pokazując, ile jest dostępnych ofert pracy i na jakim etapie rekrutacji znajdują się kandydaci.

• Szablon pozyskiwania talentów obejmuje każdy krok procesu rekrutacji, zapewniając zgodność działań HR, menedżerów ds. rekrutacji i innych interesariuszy.

• Dzięki bardziej przejrzystemu procesowi cała organizacja lepiej rozumie, na czym polega rekrutacja i jaki wkład wnoszą różne zespoły.

Ustrukturyzowane wdrażanie zapewnia pracownikom pozytywne wrażenia

• Szablon wdrażania zapewnia ustrukturyzowany proces od momentu zatrudnienia nowego pracownika do pierwszych 90 dni.

• Zadania są podzielone według osi czasu – dwa tygodnie przed datą rozpoczęcia, pierwszy dzień oraz kamienie milowe po 30, 60 i 90 dniach – co pomaga menedżerom i nowym pracownikom realizować zadania na czas.

• Kluczowe zadania związane z wdrażaniem – takie jak zapewnienie laptopa, przygotowanie materiałów, oprowadzenie po biurze i przedstawienie – są wbudowane w przepływ pracy i przypisane do członków zespołu HR, menedżerów ds. rekrutacji i zespołu nowego pracownika, co jasno określa obowiązki.

Podsumowanie

Tworzenie podstaw długofalowego sukcesu

Planując przyszłe kampanie i inicjatywy, w tym Igrzyska Olimpijskie 2028, NCAA dąży do rozszerzenia korzystania z Asany w różnych działach. W przyszłości organizacja planuje rozszerzyć wykorzystanie automatyzacji, aby usprawnić przepływy pracy, wykorzystać funkcje raportowania Asany do kształtowania strategii i zbadać sposoby integracji sztucznej inteligencji ze swoimi wielkoskalowymi, międzyfunkcyjnymi projektami.

Asana będzie nadal odgrywać kluczową rolę w zapewnianiu ciągłości business w NCAA. Dokumentując procesy i tworząc szablony oparte na przepływach pracy w organizacji, NCAA wspiera współpracę i zmniejsza zależność od odosobnionej wiedzy specjalistycznej, zapewniając zespołom możliwość płynnego popychania pracy do przodu.

Uczynienie Asany centralnym ośrodkiem pracy – „miastem Asana”, w którym każdy dział i projekt są ze sobą połączone – pozwala NCAA budować organizację gotową na przyszłość, która jest w stanie wspierać studentów-sportowców i pomagać im zarówno na boisku, jak i poza nim.

Asana stała się naszą stroną główną podczas kampanii – wszystko tam się znajdowało. Teraz rozbudowujemy ją w coś, co nazywamy „Asana City”, z dzielnicami i domami dla każdej części naszego przepływu pracy. To tam wszystko się łączy.”