Hope for Haiti poprawia jakość życia wielu Haitańczyków dzięki Asanie

Haiti, bogaty kulturowo kraj karaibski, który dzieli wyspę z Republiką Dominikańską, ma długą historię klęsk żywiołowych. Jedną z największych było trzęsienie ziemi o sile 7,0 stopni w skali Richtera w 2010 roku, które miało miejsce niecałe 20 mil od stolicy kraju. Chociaż szacunki dotyczące liczby ofiar śmiertelnych są różne, wiele osób uważa, że zginęło ponad 200 tys. ludzi. A w 2016 roku huragan Matthew przeszedł przez kraj, pozostawiając ponad 500 ofiar śmiertelnych i ponad milion osób bez dachu nad głową.

Hope for Haiti, organizacja non-profit zajmująca się poprawą jakości życia Haitańczyków, zwłaszcza dzieci, była obecna przed, w trakcie i po tych katastrofach. Organizacja wspiera Haitańczyków i pomaga im wyjść z ubóstwa poprzez programy, które koncentrują się na edukacji, opiece zdrowotnej, infrastrukturze, dostępie do wody oraz pożyczkach i dotacjach dla haitańskich firm i przedsiębiorców.

Skyler Badenoch jest dyrektorem generalnym Hope for Haiti od trzech lat, ale jego miłość do Haiti narodziła się ponad trzynaście lat temu. Był świadkiem działań Hope for Haiti w odpowiedzi na trzęsienie ziemi w 2010 roku i sam udzielił pomocy. Dziś nadzoruje 65-osobowy zespół zarówno na Haiti, jak i w Stanach Zjednoczonych. Dziesięciu członków jego zespołu pracuje w Stanach Zjednoczonych i zajmuje się pozyskiwaniem funduszy, marketingiem, wsparciem administracyjnym, finansami i zarządzaniem, podczas gdy pozostałych 55 osób, pracujących na Haiti, to lekarze, pielęgniarki, nauczyciele i administratorzy – wszyscy Haitańczycy. Ta dwunarodowa organizacja zobowiązuje się do przejrzystości, odpowiedzialności i dobrego zarządzania. Jest to również jedna z najwyżej ocenianych organizacji non-profit przez zewnętrzne platformy ratingowe, takie jak Charity Navigator i Guidestar. Przestrzegając najlepszych praktyk w swojej pracy, budują zaufanie do Haiti i filantropii w ogóle.

Jak rozwój doprowadził do potrzeby zmiany

W 2007 roku Hope for Haiti zarządzała rocznym budżetem w wysokości 1 miliona dolarów i czterema pracownikami na Haiti. Od tego czasu liczba pracowników wzrosła 15-krotnie, a budżet 4-krotnie – i to bez uwzględnienia programu darowizn rzeczowych, który osiągnął wartość 11 milionów dolarów (ponad 10-krotny wzrost). Chociaż rozwój organizacji doprowadził do zwiększenia jej wpływu na Haiti, ujawnił również wyzwania, takie jak nieefektywna komunikacja, relacje z darczyńcami i raportowanie.

W miarę rozwoju organizacji komunikacja zaczyna być wąskim gardłem. W miarę rozwoju organizacji komunikacja często zawodzi. Te nieefektywności szkodzą Hope for Haiti, ponieważ jeśli nie będziemy działać płynnie, trudno nam będzie pomóc jak największej liczbie osób. Jesteśmy odpowiedzialni za poprawę w tej dziedzinie. ”

W najnowszej analizie SWOT organizacji – którą przeprowadza się co kilka lat – wiele osób wskazało komunikację w ramach projektów i z darczyńcami jako obszar wymagający poprawy w organizacji. W rezultacie Skyler postanowiła przeanalizować platformy, które mogłyby pomóc organizacji w komunikacji i zarządzaniu pracą w jednym miejscu.

Poszukiwanie rozwiązania

Uzbrojony w wyniki analizy SWOT, Skyler szybko zidentyfikował cztery obszary, w których platforma do zarządzania pracą mogłaby usunąć wąskie gardła. Musiał:

• W miarę możliwości usprawnić i zautomatyzować procesy, takie jak reagowanie na katastrofy, protokoły awaryjne, wnioski o dotacje i zarządzanie nimi oraz raportowanie.

• Zwiększyć wgląd w pracę realizowaną w całej organizacji, aby członkowie zespołu nie musieli pisać do siebie z prośbą o aktualizacje.

• Scentralizować komunikację w jednym miejscu, od dyskusji i spotkań zespołu po relacje z darczyńcami i raportowanie.

• Usprawnić zarządzanie projektami i raportowanie, aby projekty przebiegały sprawnie, proces raportowania był łatwy, a darczyńcy darzyli organizację zaufaniem.

Po wypróbowaniu innego lekkiego narzędzia do zarządzania pracą Skyler był rozczarowany – nie było ono wystarczająco intuicyjne ani solidne, aby sprostać potrzebom jego zespołu. Jednak kiedy jego coach kadry kierowniczej, współpracownik i kolega z branży zasugerowali Asanę, postanowił wypróbować bezpłatną wersję, aby sprawdzić, czy spełni ona potrzeby organizacji.

Na podstawie swoich badań Skyler wiedział, że najlepszym sposobem na to, aby Asana odniosła sukces, będzie uzyskanie poparcia kierownictwa. Postanowił najpierw przekonać kluczowych liderów do korzystania z Asany i sprawić, by czuli się z tym komfortowo, a następnie udostępnić ją innym członkom organizacji. Zaczął więc używać Asany ze swoim zespołem, aby śledzić cotygodniowe wyznaczanie celów i spotkania statusowe. W poniedziałkowe poranki każdy z nich dodawał trzy cele zawodowe i jeden cel osobisty do wspólnego projektu w Asanie. Przez cały tydzień członkowie zespołu kontaktowali się ze sobą za pomocą komentarzy.

Korzystanie z Asany do śledzenia tych tygodniowych celów szybko stało się dla zespołu czymś automatycznym. Mogli sprawdzać status każdego celu, a zadania te pełniły rolę wbudowanej agendy na cotygodniowe spotkanie, co natychmiast poprawiło komunikację w zespole.

Gdy zaczęliśmy śledzić nasze tygodniowe cele w Asanie, komunikacja w zespole kierowniczym poprawiła się natychmiast. Dzięki temu mogłem szybko sprawdzić postępy w realizacji priorytetów w ramach całej organizacji. ”

Wdrożenie w całej organizacji

Chociaż Hope for Haiti rozpoczęła pracę z Asaną od darmowego planu, organizacja wiedziała, że dzięki płatnym funkcjom może działać bardziej efektywnie. Dlatego w połowie marca 2020 roku, kiedy Asana ogłosiła, że zaoferuje bezpłatne plany Asana Business organizacjom non-profit pracującym na pierwszej linii badań medycznych i pomocy w związku z COVID-19, Skyler złożyła wniosek, a Asana przekazała bezpłatny plan Business na następne 12 miesięcy.

Z pomocą Asana Business Skyler zaczęła szukać sposobów na przeniesienie całej pracy organizacji na platformę. Największa i najważniejsza inicjatywa organizacji – roczny Plan strategiczny – była pierwsza w kolejce, a Skyler zwróciła się o pomoc do Doradców ds. Asany. Dzięki wskazówkom doradcy Skyler i jego zespół przekształcili swój złożony plan obejmujący wiele celów, strategii i taktyk w projekty w Asanie. Obecnie zespół Hope for Haiti korzysta z Portfolio, aby śledzić pracę nad Planem strategicznym w całej organizacji, oraz z osi czasu projektów, aby śledzić postępy i tworzyć raporty o statusie. Mając „kamień węgielny” organizacji w Asanie, Skyler ponownie miał pewność, że Asana jest właściwym rozwiązaniem dla jego zespołu.

Dzięki pomocy doradcy ds. Asany, który pomógł nam przenieść plan strategiczny na platformę, zaoszczędziliśmy czas, poradziliśmy sobie z ogromnym problemem podczas wdrażania narzędzia i zyskaliśmy pewność, że to właśnie Asana jest rozwiązaniem, którego potrzebujemy. ”

Korzystanie z Asany w całej organizacji

Po stworzeniu podstaw w postaci cotygodniowych celów i projektów Planu strategicznego w Asanie, Skyler i organizacja rozszerzyli zakres korzystania z Asany, aby objąć nią więcej przepływów pracy, w tym:

• Składanie wniosków o dotacje i zarządzanie nimi: zespół z siedzibą w USA korzysta z Asany do zarządzania swoimi działaniami związanymi ze zbieraniem funduszy, aby uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili. Ponadto, gdy analiza SWOT wykazała nieefektywność w pozyskiwaniu dotacji i raportowaniu na ich temat, przeniesiono te procesy do Asany. Obecnie zespół korzysta z Asany do zarządzania wnioskami o dotacje, raportowaniem i oczekiwanymi przychodami pieniężnymi z dotacji.

Zarządzanie dotacjami ma kluczowe znaczenie, ponieważ pozyskiwanie funduszy jest niezwykle trudne. Wzrost wydajności, który osiągnęliśmy dzięki Asanie, zwiększył naszą konkurencyjność, dzięki czemu możemy szukać nowych źródeł finansowania i zaoszczędzić czas. ”

• Zgodność z protokołami: zespół z siedzibą na Haiti korzysta z Asany do wszystkiego, od komunikacji wewnętrznej po raportowanie i protokoły dotyczące COVID-19. W sytuacjach kryzysowej, takiej jak COVID-19, zespół korzysta z Asany do tworzenia i wdrażania protokołów reagowania. Na przykład ustanowili oni w swojej przychodni zaawansowaną procedurę przyjmowania i leczenia pacjentów, która obejmuje mierzenie temperatury, stanowisko do mycia rąk, rozdawanie masek i nie tylko. Dokumentują protokół w projekcie w Asanie i używają go do komunikacji wewnętrznej, upewniając się, że każdy pracownik wykonuje niezbędne kroki.

Na początku pandemii COVID-19 nasza organizacja była wyjątkowo dobrze przygotowana, aby zareagować na tę katastrofę – w naszym zespole i zarządzie pracują lekarze, mamy też doświadczenie w pracy w sytuacjach kryzysowych – nadal jednak potrzebowaliśmy narzędzia organizacyjnego, takiego jak Asana, które pomogłoby nam w zarządzaniu procesem. ”

• Śledzenie darowizn rzeczowych: w tym roku celem programu jest przekroczenie 20 milionów dolarów darowizn – prawie dwukrotność ich zwykłego celu wynoszącego 11 milionów dolarów – które obejmują leki, środki medyczne i sprzęt, które muszą zostać dostarczone na Haiti, importowane i rozdystrybuowane wśród partnerów i osób najbardziej potrzebujących. Proces jest teraz śledzony w Asanie, zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych Excela.

Lepsze doświadczenia darczyńców dzięki Asanie

Z pomocą Asana Business Hope for Haiti może teraz szybciej współpracować z darczyńcami. Niedawno organizacja została wybrana przez profesjonalną tenisistkę Naomi Osakę do otrzymania darowizny w wysokości 25 000 USD z tytułu jej udziału w turnieju gier online, aby wesprzeć działania pomocowe związane z COVID-19. Zespół Hope for Haiti korzystał z Asany, aby zarządzać tą relacją, upewniając się, że wysłał odpowiednie materiały i nie przegapił żadnego punktu kontaktu z zespołem Naomi.

A kiedy Hope for Haiti otrzymała darowiznę, chciała poinformować Naomi o jej wpływie. Przed wprowadzeniem Asany proces ten wymagałby wielu plików i długiego wątku wiadomości e-mail. Jednak dzięki śledzeniu efektów darowizny w Asanie zespół był w stanie przygotować raport i udostępnić go Naomi w zaledwie kilka tygodni.

Bez Asany nie bylibyśmy w stanie tak szybko przygotować raportów dotyczących darowizny Naomi Osaka. ”

Powrót do fundamentów

Chociaż COVID-19 przesunął punkt ciężkości działań Hope for Haiti (i był przykładem tego, jak szybko organizacja może zareagować w obliczu sytuacji kryzysowej, korzystając z Asany), Skyler i zespół pozostają mocno zaangażowani w realizację swoich podstawowych inicjatyw: poprawę dostępu do wysokiej jakości edukacji, opieki zdrowotnej, czystej wody pitnej, darowizn medycznych w formie rzeczowej i możliwości ekonomicznych. Korzystając z Asany, Skyler wie, że wpływ organizacji na te inicjatywy będzie się tylko zwiększał dzięki nowo odkrytej wydajności i procesom.

A dzięki odnowionemu połączeniu między podstawowymi wartościami organizacji a sposobem, w jaki realizuje ona swoje cele, Hope for Haiti jest lepiej niż kiedykolwiek przygotowana do dalszego przekraczania swoich celów. Na przykład zespół będzie korzystał z Asany do planowania corocznej zbiórki pieniędzy Hike for Haiti, która zachęca ludzi z całego świata do wspólnej wędrówki w geście solidarności z dziećmi w wieku szkolnym, które na Haiti pokonują nieracjonalnie długie dystanse, aby dostać się do szkoły. Zmiany, które Skyler i jego zespół mają nadzieję wprowadzić, to wysoka góra do zdobycia, ale jego zespół jest lepiej niż kiedykolwiek przygotowany do tego wyzwania i do wywarcia wpływu na ukochane Haiti z pomocą Asany.

Jestem dyrektorem generalnym, ale ciężko mi było śledzić to, co dzieje się w każdym zespole. Asana zapewnia mi wgląd we wszystkie działania, niezależnie od tego, czy chodzi o pozyskiwanie funduszy i zarządzanie darczyńcami, czy o działalność w terenie. ”