EarthEnable zakłada każdego roku ponad 2000 czystych, zrównoważonych podłóg dzięki Asanie

W badaniu Banku Światowego z 2007 roku naukowcy odkryli, że po zastąpieniu podłóg ziemnych podłogami cementowymi liczba pasożytów zmniejszyła się o 78 procent, biegunka o 49 procent, a rozwój poznawczy dzieci znacznie się poprawił. Podłogi ziemne są, jednym słowem, brudne, ale są też wylęgarnią chorób i komarów oraz stwarzają inne zagrożenia dla zdrowia ponad miliarda ludzi na całym świecie.

Gayatri Datar wspomina, że kiedy po raz pierwszy odwiedziła Rwandę w 2013 roku w ramach kursu Stanford Business School na temat projektowania z myślą o ekstremalnej przystępności cenowej, wszędzie widziała ziemiste podłogi. Po tej wizycie Gaya postanowiła zaprojektować niedrogą i higieniczną alternatywę. W ten sposób narodziła się firma EarthEnable. Gaya i jej kolega ze Stanfordu opracowali rozwiązanie wykorzystujące lokalne materiały i uszczelniacz na bazie roślin, aby stworzyć zrównoważoną, przyjazną dla środowiska, zdrową i niedrogą podłogę ziemną. Wykorzystując wiedzę, która już istnieje w wioskach, EarthEnable korzysta z oddolnych badań i rozwoju, aby opracowywać nowe produkty podłogowe i zapewniać lokalnym gospodarkom możliwości rozwoju własnego biznesu dla murarzy i konstruktorów.

Obecnie zespół EarthEnable składa się z prawie 600 pracowników, z których 99% pochodzi z Rwandy i Ugandy, a 100% pracuje w Rwandzie i Ugandzie. Ryan Conlin jest szefem kadr EarthEnable. Ściśle współpracuje z dyrektor generalną organizacji, Gayą, wykonując różne funkcje przywódcze, zarządzając komunikacją w całej firmie i współpracując z partnerami zewnętrznymi.

Wyzwania współpracy międzyfunkcyjnej i transgranicznej

Kiedy Ryan dołączył do zespołu, do śledzenia postępów w projektach używano kilku różnych metod, w tym e-maili, arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów. „Wszystko było rozproszone i bardzo mylące” – wyjaśnia. Co więcej, pracownicy organizacji są rozproszeni po Rwandzie i Ugandzie, więc komunikacja i współpraca ponad granicami geograficznymi były trudne. Osoby w różnych lokalizacjach nie zawsze dysponowały informacjami potrzebnymi do wykonywania swojej pracy.

W rezultacie zespół EarthEnable stanął przed kilkoma wyzwaniami:

• Praca była nieefektywna, ponieważ ludzie zapominali, gdzie przechowywane są osie czasu lub dokumenty, za co są odpowiedzialni lub gdzie znaleźć najnowszą aktualizację statusu.

• W zespole brakowało odpowiedzialności, ponieważ pracownicy śledzili swoją pracę na różne sposoby. Menedżerowie mieli trudności z pilnowaniem, czy ich bezpośredni podwładni realizują swoje cele, dotrzymują dat wykonania i realizują projekty.

• Czuli brak organizacji i mieli wrażenie, że mogliby działać lepiej – z korzyścią dla własnej organizacji i osób, którym służą.

Dlatego zespół kierowniczy postanowił znaleźć rozwiązanie, które pomogłoby organizacji lepiej zarządzać pracą. Aby narzędzie mogło im służyć, EarthEnable musiało mieć możliwość organizowania pracy według działów (ponieważ role w całej organizacji bardzo się różnią) oraz przypisywania zadań i dat wykonania poszczególnym osobom (co pomogłoby w zakresie odpowiedzialności). Przede wszystkim narzędzie musiało być również na tyle intuicyjne, aby mógł z niego korzystać każdy członek zespołu, ponieważ dla wielu pracowników EarthEnable jest pierwszą pracą biurową.

Poszukiwanie funkcjonalnego i intuicyjnego rozwiązania

Gaya i liderzy EarthEnable ostatecznie wybrali Asanę, ponieważ spełniała ich ogólne potrzeby w zakresie zarządzania projektami i śledzenia osi czasu. Asana miała niezbędną funkcjonalność i była na tyle intuicyjna, że cały zespół mógł od razu z niej korzystać. Obszerna biblioteka zasobów i wsparcie dostępne, aby pomóc zespołowi we wdrożeniu, były decydującym czynnikiem: Asana miała zastąpić arkusze kalkulacyjne, dokumenty Word i e-maile.

Zdając sobie sprawę, jak ważne jest zaangażowanie przywództwa w udane wdrożenie, zespół zarządzający jako pierwszy zobowiązał się do korzystania z Asany do śledzenia bieżących priorytetów i spotkań zespołu. Następnie reszta organizacji została powiadomiona, że cała praca będzie śledzona w Asanie, a menedżerowie będą oczekiwać, że status projektów będzie aktualizowany w tym narzędziu. Dzięki temu, że zarówno przełożeni, jak i podwładni korzystali z Asany, łatwo było rozliczać wszystkich z odpowiedzialności.

Pracownicy szybko dostrzegli wartość, jaką zapewnia Asana, ponieważ ich listy zadań były łatwo dostępne, a komunikacja między menedżerami a podwładnymi uległa poprawie. To zapoczątkowało pozytywny cykl i jeszcze bardziej zachęciło ludzi do korzystania z narzędzia – w rzeczywistości wielu pracowników zaczęło nawet używać go do swoich osobistych list rzeczy do zrobienia.

Zobowiązanie naszego zespołu zarządzającego do wyznaczenia odpowiedzialności za korzystanie z Asany w znacznym stopniu przyczyniło się do pomyślnego wdrożenia. Dzięki szybkiemu wdrożeniu i konsekwentnemu proszeniu pracowników o wskazywanie swoich postępów w narzędziu, wszyscy bezproblemowo przystąpili do pracy. ”

Usprawnianie priorytetów i bardziej efektywna praca

Od czasu wdrożenia Asany w całej organizacji EarthEnable odnotowało wiele ulepszeń w sposobie pracy. Zarówno menedżerowie, jak i podwładni mogą rozliczać się nawzajem, korzystając z projektów spotkań indywidualnych, aby śledzić indywidualne obowiązki. Komentarze pozwalają interesariuszom łatwo sprawdzić status zadania, bez względu na to, w którym biurze pracują, jakie pełnią stanowisko lub gdzie się znajdują.

Zespół odnotował również większą wydajność dzięki korzystaniu z Asany do ubiegania się o dotacje i raportowania ich. Dzięki utworzeniu zadania dla każdego grantu mogą łatwo sprawdzić daty wykonania, kto jest za niego odpowiedzialny i na kiedy należy przygotować raport. Zamiast polegać na jednym nieuporządkowanym pliku do śledzenia dziesiątek dotacji, co praktycznie uniemożliwiało sprawdzenie statusu poszczególnych dotacji, śledzenie ich w Asanie pomaga EarthEnable uzyskać dostęp do większej liczby funduszy i utrzymywać kontakty ze wspaniałymi darczyńcami, którzy zapewniają organizacji mentoring i pomysły. Dzięki raportowaniu w Asanie zespół może szybko i łatwo pokazać osobom wspierającym organizację, jaki wpływ wywarły ich działania, co dodatkowo pomaga EarthEnable w dopracowywaniu i ulepszaniu celów. W rezultacie zaobserwowali wzrost liczby dotrzymanych terminów i ogólnie płynniejszy proces przyznawania dotacji.

Asana nie tylko zapewnia przejrzystość dla zewnętrznych darczyńców, ale także daje pracownikom EarthEnable wewnętrzną widoczność w całej organizacji. Korzystając z widoku tablic, EarthEnable śledzi teraz napływające zgłoszenia z całej firmy w pojedynczym projekcie. Dzięki temu każdy ma wgląd w status zlecenia, a interesariuszy z różnych działów można łatwo włączyć do pracy. Niezależnie od tego, czy zlecenie dotyczy naprawy sprzętu czy sugestii ulepszenia systemu w całej organizacji, można je łatwo przesłać i śledzić dzięki wyraźnie oznaczonym kolumnom wskazującym status, dzięki czemu każdy może sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie.

Nie tylko wszystko przebiega płynniej w całej organizacji, ale również priorytety kadry kierowniczej są usprawnione: Gaya, Ryan i inni liderzy prowadzą repozytorium najważniejszych spraw i pracują w projekcie o nazwie „Kadra kierownicza”.

Dzięki wdrożeniu Asany w całej organizacji i przepływom pracy w Asanie Ryan i cała organizacja zauważyli, że procesy przebiegają płynniej i szybciej, a współpraca jest łatwiejsza dla wszystkich. Oznacza to szybsze dostarczanie usług społecznościom, które obsługuje EarthEnable – korzyść dla organizacji i osób, które potrzebują lepszych podłóg.

Korzystając z Asany, możemy śledzić postępy, koordynować działania z interesariuszami, być na bieżąco z realizacją celów i osiągać je szybciej – co oznacza również szybsze dostarczanie produktów naszym społecznościom. ”

Co więcej, wszyscy w EarthEnable przyjęli sposób myślenia oparty na zarządzaniu projektami – to korzystne dla wydajności organizacji i dla każdej osoby. Ponieważ EarthEnable jest pierwszym doświadczeniem biurowym dla wielu pracowników, Asana jest świetnym punktem wyjścia. Korzystając z tego narzędzia, każdy pracownik ma możliwość przemyślenia swoich projektów, ustalenia priorytetów na listach zadań i skupienia się na pracy, zamiast zastanawiać się, od czego zacząć.

Gdy tylko dołączyłem do EarthEnable, polecono mi utworzyć konto w Asanie i używać go do śledzenia moich zadań. Co tydzień omawiam z moim menedżerem swoje postępy, korzystając z Asany. Asana jest łatwa w obsłudze i pomaga mi zachować porządek. ”

Ciągłe wprowadzanie innowacji, od podstaw

Zadaniem EarthEnable zawsze było sprawianie, aby podłogi były bardziej higieniczne i przystępne cenowo. W 2019 roku opracowano metodę pozyskiwania materiałów z podwórek klientów, a nie z lokalnego kamieniołomu. Ta nowa metoda pozwala im nadal obniżać ceny i dostarczać lepsze podłogi mieszkańcom Rwandy. W następstwie pandemii COVID-19 stało się to jeszcze ważniejsze, ponieważ podłogi ziemne mogą pogarszać choroby układu oddechowego.

Asana sprawiła, że jesteśmy lepszymi kierownikami projektów, ponieważ zachęca każdego pracownika do odpowiedzialnego sposobu myślenia. ”

Nowa metoda produkcji wymaga wielu szkoleń, a EarthEnable współpracuje z lokalnymi murarzami, aby nauczyć ich technik związanych z nowymi materiałami. Śledzili cały proces i zarządzali nim – od badań i rozwoju, przez szkolenia murarzy, po nowe procedury budowlane – za pomocą Asany. W rezultacie od marca 2020 roku udało im się ułożyć ponad 1200 podłóg przy użyciu nowej metody.

Ryan, Gaya i zespół są nadal zaangażowani w poszukiwanie bardziej innowacyjnych, hiperlokalnych sposobów budowania lepszych podłóg, począwszy od efektywnego biznesu, i mają ambitne cele związane z dalszym skróceniem łańcucha dostaw – i całego procesu montażu – w tym roku i w przyszłości.