Asana を使って急成長を遂げる Social Factor

急成長はお祝いすべきことです。 しかし、使用しているツールが追いつけない場合はどうなるのでしょうか？ ソーシャルメディア代理店のSocial Factorはまさにそれを予測していました。非常に多くの新しいプロジェクトやクライアントが殺到したからです。

テキサス州フォートワースに拠点を置く Social Factor には、オフィス内および全国各地のリモートで働く 50 人以上の従業員がいます。 戦略立案やコンテンツ作成から、投稿、有料キャンペーン、コミュニティ管理、データレポートやインサイト、ソーシャルメディアトレーニング、ライブイベントのサポートまで、Social Factor はトヨタ、Smith and Nephew、Fender Guitars などの企業のデジタル成長を支えています。

成長が拡大を意味する場合

Social Factor のオペレーションチームは、同社がソーシャルスペースで注目を集めていることに気づき、使用していたツールの状況を確認しました。 組織全体の仕事管理を支援し、成長に合わせて拡張できるソリューションを見つけることが不可欠であることがすぐに明らかになりました。

Social Factor が抱えていた課題は次のとおりでした。

• 現在のプロジェクト管理ツールは、進化するプロセスに対応するのに十分な高度さを備えておらず、組織全体に導入することが困難でした。

• 既存のエージェンシーツールや、Everhourなど検討中のアプリと連携できるプラットフォームを必要としていました。

• 情報がメール、チャット、ファイルに散在しているため、チームメンバーが共通認識を維持することがますます困難になっていました。

社内外でできるだけ効果的にビジネスを運営するために、信頼できる唯一の情報源が必要でした。”

自信を持ったスケールアップ

COO の Jeana Abboud 氏とプロジェクトマネージャーの Jessica Pramanik 氏は、会社の成長に合わせて拡張できるツールを探していました。クライアント、プロジェクト、役割ごとにあらゆる詳細を追跡しながら、簡単に計画を立てられるツールが必要でした。 Social Factor が選択するツールは、Google SuiteやSlackなど、事業運営に使用している他のリソースとシームレスに連携する必要がありました。 コメントでチームメンバーをタグ付けしたり、直感的にメモを残したりできるなど、コラボレーション機能は必須でした。

Jeana 氏と Jessica 氏は、Asana が会社全体で採用できるワークマネジメントソリューションであることにすぐに気づきました。 Asana のロードマップを見て、Social Factor が成長するにつれて、Asana が常に新しい機能をリリースし、それらを活用できるようになると確信することができました。

エージェンシーに特化した便利なワークフローがあることが気に入りました。 ビジネスモデルに合わせてタイムラインやプロジェクト計画を定義し、最適化することで、チームが日常業務を管理し、リーダーシップがエージェンシーの効率を管理するための、より一元化された場所を作り出すことができます。

さらに、チームは Asana の導入と実装を迅速に進めたいと考えていました。 Asana のアカデミーやガイドなどの教育資料を活用して、各チームメイトのトレーニングステップを明確にまとめたオンボーディングプロジェクトを作成しました。 これにより、チームは「実践しながら学ぶ」ことができ、Jeana さんと Jessica さんは、誰がトレーニングを完了したか、誰をフォローアップする必要があるかを把握できました。 また、Asana のカスタマーサクセスマネージャーの 1 人と協力して、主要なワークフローを最適化し、プラットフォームを最大限に活用できるようにしました。

経営者としてプロジェクトの全体を把握し、同時に詳細を承知していることで、どの時点で何が起きていても迅速に対応できます。”

導入から 4 週間で有望な成果を得る

Asana のトライアル後、リーダーシップチームは、組織全体で Asana を採用し、導入するという選択を揺るぎなく決めました。 Asana アカデミー内のトレーニングツールを最大限に活用し、ツールに慣れて、実践を通じて学ぶことに時間を費やしました。

チーム全体への導入にあたり、各チームメンバーにオンボーディングプロジェクトが与えられました。 Asana のトレーニング動画を見たり、各機能を試したりするタスクが割り当てられました。 Jeana 氏と Jessica 氏は、各メンバーの進捗を簡単に評価することができました。

Asana は私たちにとって新しい試みでしたが、評価を済ませて展開するまでの期間はわずか 4 週間でした。まさにツールの直感性を物語っています”

現在、Social Factor は、急速な成長を続けながら、効率と無駄のない組織を維持することができるのは、Asana で合理化したプロセスとワークフローのおかげであると考えています。 全員が同じクライアント情報にアクセスできるようになったため、クライアントアカウント間の社内タッチポイントの数を減らし、ばらばらの文書を排除することができました。 誰でも簡単にプロジェクトのステータスを確認でき、進捗確認のミーティングを設定したり、会話を繰り返したりする必要はありません。 さらに、アカウント管理を標準化したため、クライアントを移行する際に、それぞれのプロセスを学ぶ時間を無駄にすることがなくなりました。 その結果、クライアントとともに急速に拡大しながら、高品質な仕事を期限内に提供し続けることが可能になりました。これは、ペースの速いソーシャルマーケティング業界において非常に重要なことです。

Asana は、会社が計画や人員配置のニーズを管理する方法にも影響を与えています。 たとえば、ワークロードを使って今後の仕事の推定所要時間を追跡し、余力に関する問題の可能性を特定し、チーム全体の採用ニーズを予測しています。 現在、Social Factor はリソース間の仕事量のバランスをより正確に調整し、クライアントに対して効果的でタイムリーな仕事を大規模に提供し続けることができています。

社内外でまとまりのあるサポート

業務面では、Asana はチームのコラボレーション、新入社員のオンボーディング、キャリアアップのためのチームおよび個人のパフォーマンスの追跡に使用されています。 また、チームは Asanaフォームを使用して、不在予定から IT、アカウントリソースのリクエストまで、あらゆる情報を収集しています。 これまでは、単一のリソースに直接リクエストすることで対応していました。そのため、チームメンバーのタグ付けや大規模な管理が困難でした。

Social Factor はまた、Asana を使って、新規クライアントのオンボーディングから、コンテンツの作成と最適化、ブレインストーミングと戦略、ソーシャルメディア管理、有料ソーシャルメディアのレポートとインサイト、QA などの成果物の管理にいたる、クライアント業務のあらゆる側面を管理しています。 各プロセスには非常に多くの異なるステップがあり、コラボレーションを行うチームメンバーも多い中、Asana を使うことですべてを整理し、見落としを防ぐことができます。

Asana のおかげでチームはタスクを管理し、何にいつ取り組むべきか、またそのタスクがどのプロジェクトにつながっているかを把握できています。”

今後、Social Factor は Asana を使用して、採用や人材募集、場合によっては財務に関するチームのコラボレーションなど、より多くの業務機能を自動化および統合する予定です。 チーム全体が、Asana を中心に据えて Social Factor の規模拡大を続けることを楽しみにしています。

Asana は、Social Factor で導入したプロジェクト管理ツールとしては初めて、当社の規模に合わせて真にスケールできると確信できるものです。 リソースを減らしながら、より多くのクライアントを獲得するのに役立つと期待しています。”