Come si diventa un buon manager? 10 qualità per guidare team di successo

Riesci a nominare una sola squadra sportiva di successo che prospera senza un buon allenatore? Probabilmente no. Anche se hai il miglior giocatore della lega, hai bisogno di un leader forte che ispiri, supporti e guidi ogni team di successo.

Lo stesso vale per il tuo luogo di lavoro. Senza grandi leader, i team non possono avere successo, indipendentemente da quanto lavorino sodo. In qualità di manager, il tuo compito è guidare il tuo team, prendere le migliori decisioni possibili e rimanere aperto e flessibile. È necessario bilanciare le esigenze di queste persone e gli obiettivi più ampi a livello aziendale. Per fortuna, puoi sviluppare le competenze trasversali necessarie per essere un manager efficace, a partire da queste 10 qualità.

Le 10 qualità di un buon manager

Le competenze di gestione non si imparano a scuola. Per essere un manager di successo, è necessario affinare e sviluppare una nuova serie di qualità. Non esiste un modello da seguire: le tue competenze ed esperienze uniche ti aiuteranno a decidere quale stile manageriale sviluppare. Tuttavia, imparare queste 10 qualità che molti dei migliori manager condividono è un ottimo punto di partenza.

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1. Sii inclusivo

Per costruire un team diversificato, devi creare una cultura organizzativa inclusiva e positiva. Quando ogni membro del team si sente rispettato e apprezzato, il coinvolgimento dei dipendenti aumenta naturalmente e (di conseguenza) il lavoro prodotto è migliore. Ma soprattutto, un team coinvolto è un team più felice. 

Quindi, come si fa a promuovere un ambiente di lavoro inclusivo?

Sviluppando la tua intelligenza emotiva. Sviluppare l’intelligenza emotiva porta a una migliore collaborazione, relazioni interpersonali Advanced e una migliore comunicazione. Di seguito ti spieghiamo come svilupparla e utilizzarla al lavoro.

• Parla apertamente e onestamente con i tuoi colleghi del team di come si sentono al lavoro e con il team.

• Implementa il tempo per le conversazioni e il feedback per creare una sensazione di sicurezza.

• Aiuta i colleghi del team a sentirsi responsabilizzati riconoscendo le loro idee e il loro lavoro.

• Riconosci le qualità uniche di ciascun membro del team e assegna il lavoro che si adatta alle sue competenze specifiche.

• Stabilisci norme di gruppo che incoraggino tutto il team a praticare l'inclusività.

• Cerca membri del team che hanno percorsi di carriera diversi per far lavorare insieme una varietà di persone e competenze.

Suggerimento avanzato: ricorda che la creazione di un ambiente inclusivo è un processo continuo. Parte di questo processo consiste nello stabilire e verbalizzare le norme di gruppo in modo che il tuo team possa seguire l’esempio, ma l’impegno continuo è ciò che manterrà il tuo team a proprio agio e onesto l’uno con l’altro. Se la tua organizzazione offre corsi di formazione sulla sinergia del team o sulla risoluzione dei conflitti, assicurati di partecipare e di continuare a imparare!

2. Stabilisci le norme di comunicazione

Il più delle volte, gli errori di progetto si riducono a un errore di comunicazione piuttosto che a un problema di prestazioni. Di conseguenza, una comunicazione efficace è fondamentale, sia per completare le attività, sia per migliorare il morale del team. 

Per semplificare le conversazioni, crea un piano di comunicazione per il tuo team. Un piano di comunicazione definisce i diversi canali di comunicazione e per cosa dovrebbe essere utilizzato ciascuno di essi. Questo aiuta i membri del team non solo a sapere dove comunicare, ma anche come comunicare all'interno di ciascun canale.

Ad esempio, il tuo piano di comunicazione potrebbe essere simile a questo:

• Usa Slack per aggiornamenti quotidiani sincroni, domande veloci o chat di gruppo per il team building.

• Usa Zoom per riunioni o presentazioni individuali. 

• Invia email per comunicare con partner o stakeholder esterni.

• Usa Asana per comunicare in modo asincrono sulla gestione dei progetti, pianificare le attività e monitorare l'avanzamento dei progetti.

Suggerimento avanzato: è importante capire come comunica il tuo team, sia individualmente che nel suo complesso. Per valutare se stai comunicando in modo efficace, chiedi un feedback. Il feedback e le valutazioni delle prestazioni sono ottimi modi per avviare un dialogo aperto su come puoi diventare un buon leader per i membri del tuo team.

3. Pratica l’ascolto attivo

Questo aspetto chiave della gestione del team viene spesso trascurato perché sembra così semplice. Ma ascoltare è più che ascoltare il tuo team, è una competenza. Diventare un ascoltatore migliore migliora la comunicazione, aumenta la collaborazione, crea una connessione più profonda con i colleghi del team e genera fiducia. 

Esistono quattro tipi di ascolto: empatico, riconoscente, comprensivo e critico. Per essere un manager migliore, concentrati su un tipo di ascolto empatico chiamato ascolto attivo. 

Ascolto attivo significa ascoltare con l'intento di comprendere appieno ciò che l'altra persona sta dicendo. Nell'ascolto attivo, cerca di non essere preoccupato dei tuoi pensieri o delle tue risposte; dai invece la priorità alla comprensione nelle tue risposte. Poni domande aperte per comprendere meglio ciò di cui sta parlando il tuo collega del team, parafrasa o riassumi per assicurarti di capire appieno ciò che viene detto ed evita distrazioni o multitasking.

Quando un collega del team solleva il problema che deve risolvere, rifletti su ciò che sta dicendo (“Quindi stai dicendo che...”). A volte, il solo sentire ripetere il problema aiuta la persona a rendersi conto di conoscere già la risposta.”

Suggerimento avanzato: un ascolto attivo migliore può aiutarti a diventare più efficace anche nella risoluzione dei conflitti. Oltre a parafrasare e riassumere ciò che il tuo collega del team ti sta dicendo, puoi aggiungere alla conversazione frasi in prima persona. L’uso di frasi in prima persona è un ottimo modo per incentrare l’affermazione sulla tua esperienza. Ad esempio, potresti dire "Ho sentito che il mio feedback di stamattina non ti ha colpito" piuttosto che "Non mi hai ascoltato".

4. Responsabilizza il tuo team

Un componente chiave per costruire una solida cultura organizzativa è responsabilizzare il team e fidarsi dei suoi membri. Una buona cultura aziendale aumenta la motivazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Fa anche bene al morale, che aumenta la produttività e il benessere.

Per dimostrare al tuo team che ti fidi di loro, delega le responsabilità e rendi collaborativi i processi di lavoro. Verifica e chiedi loro un feedback, sia sulle tue prestazioni che sul successo del progetto. Sapere che dai valore alla loro opinione rafforzerà la loro fiducia in te e li aiuterà a sentirsi più sicuri e responsabilizzati nel loro lavoro. 

Suggerimento avanzato: dimostra che vuoi il meglio per il tuo team dando la priorità alle sue aspirazioni quando possibile e assumendoti la responsabilità quando non sei all’altezza. Un modo per mostrare al tuo team che tieni alla sua crescita è supportarlo nella creazione di piani di sviluppo professionale. Questo documento è perfetto per definire gli obiettivi di carriera e assumersi le proprie responsabilità. 

5. Sii determinante

In qualità di manager, sei responsabile delle decisioni che riguardano l'intero team. Per evitare conflitti quando prendi decisioni importanti, è importante coordinarsi con il team e comunicare correttamente: 

• Informando il team delle tue decisioni il prima possibile. 

• Dai al tuo team il tempo di elaborare e reagire, soprattutto se le tue decisioni influenzeranno il loro lavoro o la loro vita personale. 

• Offrendo spiegazioni e contesto per le tue decisioni. Il tuo team apprezzerà la trasparenza, che è fondamentale per creare fiducia.

Suggerimento avanzato: utilizza framework e pratiche per sviluppare migliori capacità decisionali. Per esempio, se stai decidendo a quale progetto dare la priorità, puoi utilizzare modelli decisionali basati sui dati che incorporano tutti i fatti. Oppure usa la scala di inferenza quando devi spiegare perché hai preso una determinata decisione. Prova diversi metodi e modelli per scoprire cosa funziona meglio per te e il tuo team.

6. Assumiti le tue responsabilità

Il tuo team non è perfetto, e nemmeno il suo lavoro. Ma alla fine, la responsabilità è tua, il che significa che devi assumerti la responsabilità di eventuali passi falsi. Questa si chiama responsabilità ed è una delle competenze di leadership più difficili da imparare. In qualità di team leader, devi assumerti la responsabilità di tutto il lavoro svolto, anche se non sei stato tu a crearlo. 

C’è un lato positivo in tutto questo. Assumendoti la responsabilità degli errori del tuo team, hai l'opportunità di aiutarlo a imparare dai propri errori. In questo modo, crei fiducia e dimostri al team che è sicuro sperimentare e correre rischi creativi. Ed è così che nascono le idee migliori. 

Suggerimento avanzato: assumersi la responsabilità non significa solo assumere una posizione di superiorità morale, ma anche trovare una soluzione più rapidamente. La risoluzione dei problemi sarà uno dei tuoi ruoli chiave come manager e non puoi iniziare quel processo se non riconosci che c’è un problema. Dopo esserti assunto la responsabilità, immergiti nella gestione dei problemi per assicurarti di individuare e fermare errori simili in futuro.

7. Sii sicuro di te

Essere un manager sicuro di sé dà l’esempio al team e rende più probabile che segua l’esempio. Anche se sei un nuovo manager e manchi di esperienza, puoi fare riferimento al duro lavoro che ti ha portato dove sei per costruire la fiducia nel tuo nuovo ruolo.

Per creare fiducia, identifica i tuoi punti di forza e tieni traccia dei tuoi successi. Se ci sono periodi in cui ti senti meno sicuro, puoi darti una spinta ripensando ai tuoi successi passati. È utile anche riconoscere quando ti trovi in una situazione difficile. Quando finalmente la superi, congratulati con te stesso. Quella situazione difficile può essere utilizzata come una spinta alla fiducia (e all'esperienza) per il futuro.

Suggerimento avanzato: dovresti anche trovare modi per mostrare la tua fiducia nelle capacità del tuo team. Sii presente per offrire indicazioni se necessario, ma dimostra di avere fiducia nelle loro capacità affidando loro attività importanti. Organizza riunioni 1:1 ricorrenti con i singoli membri del team per rafforzare il feedback positivo, ricordando loro il valore che apportano al team.

8. Sviluppa l’adattabilità

Il tuo team si affida a te per prendere il controllo, indipendentemente dalla situazione. In qualità di manager, sei responsabile sia di affrontare i cambiamenti man mano che si verificano, sia di aiutare il tuo team ad adattarsi. Diventare più adattabile ti aiuterà a mantenere la calma quando sorgono problemi, il che ti consente di prendere decisioni migliori anche nei momenti difficili. 

Suggerimento avanzato: per diventare più adattabile, impara ad accogliere il cambiamento. Praticare la mindfulness, mantenere una mente aperta in ogni situazione e spingersi regolarmente fuori dalla propria zona di comfort sono modi per sviluppare l'adattabilità. Imparando ad essere più adattabile quando i tempi sono buoni, ti prepari a gestire e guidare il tuo team se si verifica una crisi.

9. Sappi quando spingere (e quando fermarti)

I migliori manager fanno due cose: spingono il loro team a crescere e lo supportano quando è necessario rallentare. Per produrre un buon lavoro, devi raggiungere determinati obiettivi, KPI e OKR. Inoltre, mantenere il team motivato e coinvolto può aiutare a spingerlo a essere più creativo nel proprio lavoro. Tuttavia, la ricerca mostra che i lavoratori si sentono più burnout che mai. Il tuo ruolo è quello di gestire entrambi gli aspetti del lavoro e conoscere i singoli dipendenti abbastanza bene da individuare quando hanno bisogno di spingere e quando hanno bisogno di una pausa. 

Suggerimento avanzato: definisci chiaramente le aspettative e le scadenze in anticipo per evitare problemi di comunicazione. Quindi, salva tutto in un'unica fonte di riferimento, in modo che tutti possano consultarli in qualsiasi momento. Questo aiuta il team a pianificare in anticipo, riducendo il sovraccarico e rispettando le scadenze. E ricorda di mantenere una certa flessibilità. Le esigenze del tuo progetto potrebbero cambiare o qualcuno potrebbe aver bisogno di una pausa. Inserisci del tempo extra nei calendari dei progetti per assicurarti che ci sia tempo sia per il lavoro che per il riposo.

10. Sii onesto

L’ultima qualità della lista potrebbe essere la più importante: sii onesto. In fin dei conti, il tuo team si affida a te. Conta su di te per essere guidato, supportato e promosso attraverso gli alti e bassi della vita lavorativa. La trasparenza crea fiducia nel team e ti rende responsabile, dimostrando a tutti che sei lì per loro. 

Suggerimento avanzato: pianificare sessioni di feedback regolari crea uno spazio sicuro per condividere ed essere onesti gli uni con gli altri. Invece di incolpare qualcuno per un errore commesso sul momento, puoi strutturare la tua risposta in modo che sia più costruttiva durante una revisione programmata. D’altra parte, questo momento offre ai tuoi dipendenti l’opportunità di essere onesti con te, che è il modo migliore per diventare un manager migliore. 

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Suggerimenti pratici per aiutare il tuo team ad avere successo

Lo sviluppo delle caratteristiche fondamentali della leadership non avviene per caso: è necessario agire. Questi suggerimenti ti aiuteranno a mettere in pratica le tue qualità di leadership e, in definitiva, a guidare il tuo team al successo.

Allinea gli obiettivi del tuo team a quelli della tua organizzazione

Una delle cose più importanti che puoi fare in qualità di manager è fornire al tuo team il contesto per comprendere perché il suo lavoro è importante. La nostra ricerca mostra che quando i team hanno chiarezza su come i loro contributi influiscono sugli obiettivi dell’organizzazione, il loro coinvolgimento raddoppia.

Sfortunatamente, solo il 26% dei dipendenti ha una chiara comprensione di come il proprio lavoro individuale si colleghi agli obiettivi della propria azienda, e solo il 16% ritiene che la propria azienda sia efficace nel definire e comunicare questi obiettivi. Sapere perché determinati passaggi e attività sono importanti per guidare una strategia, creare un prodotto o far crescere la tua organizzazione aiuterà il tuo team a sentirsi apprezzato.

Quando un team, un gruppo di persone che lavorano insieme per un obiettivo comune, ha chiarezza, tutti hanno una chiara comprensione di tutto ciò che devono sapere sul lavoro necessario per raggiungere efficacemente il loro obiettivo.”

Chiarendo gli obiettivi del tuo team e del progetto, consenti ai membri di vedere in che modo il loro lavoro si allinea agli obiettivi organizzativi più ampi. Condividere queste informazioni aiuta a motivare i membri del team a fare del loro meglio, perché capiscono come stanno contribuendo al quadro generale. 

Per aiutarli a visualizzare questa connessione, utilizza uno strumento di monitoraggio degli obiettivi che mostri come il loro lavoro individuale e quotidiano contribuisce agli obiettivi a lungo termine o alla missione di un'azienda. Una cosa è comprendere concettualmente gli obiettivi, un’altra è vedere effettivamente quella connessione prendere vita.

Delega 

Il micromanagement si verifica quando si tenta di controllare ogni parte di un progetto. È difficile non cercare di essere ovunque contemporaneamente quando sai di essere responsabile del successo di un progetto. Ma il micromanagement può portare te e i membri del tuo team a sperimentare:

• Diminuzione della fiducia 

• Maggiore fastidio

• Mancanza di fiducia nelle loro (e nelle tue) capacità

• Burnout

• Perdita di vista del quadro generale

L'opposto del micromanagement è il macromanagement. Per diventare un macro manager, esercitati a delegare le responsabilità ai membri del tuo team. Per delegare in modo efficace, devi prima comprendere i punti di forza e di debolezza del tuo team. Cerca di delegare in modo da sfruttare i punti di forza dei membri del team e i loro obiettivi. Se riesci ad allineare i loro interessi con quelli del team, sarà più facile per loro completare le proprie attività con successo.

Se un leader non è affidabile, nessuna di queste cose [competenze] ha importanza. Puoi insegnare alle persone l’etica, ma non l’integrità. Inoltre, anche con il miglior insegnamento, è probabile che si commettano errori fino a quando non si impara ad applicare il giudizio e a personalizzare ciò che si è imparato al contesto specifico di fronte a sé.”

Anche se non dovresti essere responsabile della supervisione di ogni dettaglio, comprendi che ci sono alcune attività che non possono essere delegate. In tali attività, è necessario intervenire e prendere l’iniziativa.

Definisci obiettivi e aspettative chiari

Stabilire obiettivi chiari è uno dei modi più efficaci per raggiungere il successo. È tua responsabilità chiarire il risultato desiderato per il progetto a cui il tuo team sta lavorando. Più chiare saranno le tue aspettative, più facile sarà per il tuo team seguirle. 

Gli obiettivi SMART sono un ottimo formato da utilizzare quando si definiscono gli obiettivi. SMART è l'acronimo di Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico) e Time-bound (con scadenza). Questi obiettivi sono chiari e monitorabili, il che li rende più facili da misurare quando vengono raggiunti (o mancati). 

Per monitorare l’avanzamento del tuo team verso gli obiettivi del progetto, hai anche bisogno di un’unica fonte di riferimento. Il software per la definizione degli obiettivi ti consente di pianificare i traguardi e produrre rapidamente resoconti sullo stato del progetto. Questi resoconti forniscono al tuo team il contesto necessario per lavorare efficacemente, dando al contempo la possibilità di collaborare in modo asincrono e portare a termine le attività.

Sfrutta gli strumenti di collaborazione

Un software di collaborazione può essere incredibilmente utile per migliorare la produttività e le prestazioni del tuo team. Il software consente al tuo team di definire chiaramente il piano, il processo e l'avanzamento del lavoro, e offre:

• una posizione centralizzata per le attività importanti, in modo che ogni membro possa rimanere aggiornato sull'avanzamento del progetto nel suo complesso 

• visibilità in tutto il team, che consente a ciascun membro di capire perché la propria attività deve essere svolta in un certo modo o in un determinato momento;

• Gestione del tempo: semplificando e centralizzando il lavoro, il brainstorming si trasforma più rapidamente in concetti completi. Puoi dedicare le tue energie a capire come migliorare la qualità del lavoro, piuttosto che spiegare e delegare le attività a livello individuale. 

Il software collaborativo non sostituisce completamente tutte le comunicazioni sul luogo di lavoro. Piuttosto, è inteso come uno strumento supplementare per semplificare il processo di lavoro. Cerca comunque di confrontarti con ogni membro del tuo team e con tutti come gruppo.

Dedica del tempo a esercizi di team building

Organizzare regolarmente attività di team building non è solo una pausa divertente, ma anche un’ottima opportunità per creare legami più forti all’interno del team. Puoi rallegrare la giornata di tutti con una rapida attività per rompere il ghiaccio prima di una chiamata, o programmare una giornata intera per attività di team building. Che tu organizzi queste attività da solo, assuma un professionista per ottenere nuovi input o porti il tuo team fuori sede, il team building può aumentare la fiducia e incoraggiare la collaborazione tra i membri del team.

Per ottenere il massimo dal team building, pianifica le attività durante l’orario di lavoro: non importa quanto il tuo team ami il proprio lavoro, anche le attività lavorative divertenti non dovrebbero interferire con il tempo libero.

Manager migliori, lavoro migliore 

Ogni manager ha il proprio stile di gestione che traspare nel suo lavoro, e questo è fantastico! Ma una combinazione di ottime capacità di comunicazione, la capacità di delegare e la volontà di sfruttare gli strumenti di collaborazione giusti ti distingueranno dagli altri.

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