Migliora il processo di revisione con i modelli di autovalutazione

Le autovalutazioni sono strumenti potenti che possono aiutare i tuoi colleghi del team a riflettere sulle loro prestazioni, ridefinire i loro obiettivi e comunicare le loro aspettative.

Che tu abbia in programma una valutazione delle prestazioni trimestrale, semestrale o annuale, far iniziare il tuo team con un'autovalutazione è un ottimo modo per avviare il processo. Permette loro di avviare un dialogo riflessivo con te durante la riunione di revisione ufficiale, piuttosto che sentirsi sopraffatti e insicuri su ciò che potrebbe accadere.

In questo articolo, esploreremo il valore che l’autovalutazione può aggiungere al processo di valutazione delle prestazioni, forniremo esempi di come rispondere ad alcune delle domande più comuni e ti forniremo un modello gratuito di autovalutazione che puoi utilizzare durante il tuo prossimo ciclo di valutazione delle prestazioni.

Quali sono i vantaggi delle autovalutazioni?

Quando inizi il processo di revisione delle prestazioni con un’autovalutazione, in realtà stai facendo un favore a te stesso e al tuo team. Oltre a rendere più facile capire come i colleghi del team vedono i loro risultati, dai loro anche la possibilità di riflettere sulle loro prestazioni, piuttosto che limitarsi a dire loro come sono andati.

Ma non è tutto. Dai un’occhiata ai sei principali vantaggi delle autovalutazioni:

Incoraggiano la crescita personale

Immagina due scenari: nel primo, dici al tuo collega del team che le sue capacità di risoluzione dei problemi sono state meno che soddisfacenti e che deve migliorarle. Nel secondo scenario, il membro del team si rende conto che le sue capacità di risoluzione dei problemi possono essere migliorate e, come bonus, viene da te con idee su come sviluppare tali capacità. 

In quale scenario pensi che il tuo collega del team si sentirebbe più motivato? Probabilmente il secondo. Questo perché il secondo scenario dà al membro del team il tempo di riflettere sulle proprie prestazioni e di giungere alle proprie conclusioni. A questo proposito, uno studio della Harvard Business School ha rilevato che la riflessione può aumentare la fiducia nella capacità di raggiungere un obiettivo e può influenzare le prestazioni complessive.

Le autovalutazioni sono l’opportunità perfetta per il tuo team di riflettere sul proprio impatto sull’organizzazione e su come desidera continuare a crescere nel proprio ruolo. 

Aumentano la chiarezza su ruoli e responsabilità

La mancanza di chiarezza su ruoli, responsabilità e risultati finali può influire negativamente sulle prestazioni del team. Ruoli e responsabilità poco chiari causano perdite di lavoro, problemi di comunicazione e, nel peggiore dei casi, duplicazione del lavoro. Infatti, il rapporto Anatomia del lavoro 2021 ha rilevato che i dipendenti perdono oltre 236 ore all'anno lavorando su attività già completate.

Le autovalutazioni sfidano i membri del team a riflettere sui loro ruoli e responsabilità. Possono utilizzare questo strumento per trovare chiarezza su ciò che ci si aspetta da loro, soprattutto se ci sono casi in cui non sono all'altezza delle responsabilità del loro ruolo o quando tendono a esagerare.

Aumentano la soddisfazione dei dipendenti

Un modo infallibile per migliorare la soddisfazione dei dipendenti è aumentare il coinvolgimento. I colleghi del team che si sentono responsabili della propria crescita professionale, sanno come contribuiscono all’organizzazione e si sentono ascoltati dai loro manager sono più propensi a lavorare con piacere.

Consentendo ai membri del tuo team di autovalutarsi anziché limitarti a condividere con loro le tue osservazioni, dai loro l'opportunità di impegnarsi e contribuire attivamente alla loro felicità generale sul luogo di lavoro.

Raccolgono informazioni più accurate sul lavoro del tuo team

Siamo reali: i manager non sono generalmente coinvolti in ogni attività e in ogni progetto. Sebbene sappiano, a livello generale, cosa realizzano i loro colleghi del team, di solito non hanno approfondimenti su tutti i dettagli. Forse non ti sei reso conto di quanto fosse impegnativa un'attività o non hai notato quanto fosse orgoglioso un membro del team di aver raggiunto un determinato obiettivo.

I tuoi colleghi del team sanno meglio di te cosa hanno realizzato nell'ultimo periodo e possono utilizzare il modulo di autovalutazione per mostrare tutto il loro lavoro. Questo dà loro un maggiore senso di realizzazione e ti consente di vedere di cosa sono più orgogliosi. È un vantaggio per tutti.

Migliorano le capacità di comunicazione del tuo team

Può essere difficile parlare dei propri risultati! Non solo, ma molte auto valutazioni richiedono al tuo team di scrivere i propri risultati e di riflettere sul proprio lavoro in frasi complete. Imparare a farlo è fondamentale per le conversazioni sullo sviluppo della carriera, la creazione di curriculum e il networking.

Il processo di autovalutazione stimolerà i membri del tuo team a migliorare le proprie capacità di comunicazione, insegnando loro come trasmettere in modo chiaro e preciso i propri risultati e obiettivi per iscritto. Inoltre, dare ai membri del team l'opportunità di parlare di questi risultati aumenta la loro fiducia.

Instaurano un clima di fiducia

Un manager che consente ai membri del team di valutare se stessi, anziché esprimere osservazioni su di loro, passa loro la palla. La riunione 1:1 che segue l'autovalutazione è un'opportunità ideale per creare fiducia. Dai ai tuoi colleghi del team la possibilità di condurre la conversazione. Chiedi di approfondire i punti di forza, le aree di opportunità e gli obiettivi che ha incluso nella sua auto-valutazione. 

I membri del team che sviluppano un rapporto di fiducia con i loro referenti diretti sono più propensi a sentirsi supportati, a riflettere sul proprio lavoro e, di conseguenza, a ottenere risultati migliori. Una volta che il tuo team ha inviato le proprie riflessioni, puoi utilizzare il nostro modello di valutazione delle prestazioni per organizzare e condividere il feedback con i membri.

6 suggerimenti ed esempi per migliorare la tua autovalutazione

La parte più difficile di un’autovalutazione è che il tuo team deve scrivere delle proprie prestazioni piuttosto che limitarsi a spuntare delle caselle. Sebbene ciò offra ai colleghi del team l'opportunità di mostrare il proprio lavoro in modo più dettagliato e approfondito rispetto ad altre valutazioni, trovare le parole giuste può essere difficile.

Che tu sia un manager che scrive la propria auto valutazione o un singolo collaboratore che affronta questo tipo di valutazione delle prestazioni per la prima volta, ecco i nostri sei migliori suggerimenti per scrivere un’ottima auto valutazione:

1. Sii onesto

Questo dovrebbe essere ovvio, ma non sopravvalutare o sottovalutare le tue prestazioni lavorative. Sii onesto con te stesso e fai del tuo meglio per trovare un sano equilibrio tra l'umiltà e la valorizzazione dei risultati di cui sei orgoglioso.

• Cosa non fare: ho condotto 13 webinar l’anno scorso, che hanno avuto un enorme successo.

• Cosa fare: ho condotto 13 webinar lo scorso anno, la maggior parte dei quali ha avuto un coinvolgimento e una conversazione molto positivi. Tuttavia, ho notato che un'area di opportunità per me è lavorare per facilitare le domande quando i partecipanti sono timidi. Sono convinto di poter usare le mie capacità di leadership e intelligenza emotiva per entrare meglio in sintonia con un pubblico timido e incoraggiarlo a porre domande in modo sincero.

2. Sii specifico e preciso

C’è un motivo se la maggior parte dei modelli di autovalutazione sono dotati di caselle di testo di dimensioni predefinite. Non devi scrivere un intero romanzo, ma non vuoi nemmeno lasciare il tuo manager a indovinare cosa intendi veramente. Prima di iniziare a scrivere, pensa a cosa vuoi dire al tuo responsabile. Quindi, concentrati sull'arrivare al punto nel modo più rapido e preciso possibile.

• Non fare: Ai miei colleghi del team piace lavorare con me.

• Cosa fare: So come far sentire i membri del mio team a proprio agio e accolti. Eccello nel lavoro collaborativo e interfunzionale perché so quando delegare, come fornire feedback costruttivi e di quali attività occuparmi per guidare il successo del team e del progetto. 

3. Rimani positivo

Che tu abbia avuto un periodo insoddisfacente al lavoro o sia semplicemente molto critico nei confronti del tuo lavoro, formula sempre la tua autovalutazione in modo positivo e orientato agli obiettivi. Invece di rimproverarti per un obiettivo mancato, consideralo un nuovo obiettivo o un'opportunità per il periodo successivo.

Mantenere un atteggiamento positivo nell’autovalutazione mostra al tuo manager che sei consapevole delle tue opportunità di crescita e stai già cercando di capire come raggiungere i tuoi obiettivi nel prossimo periodo.

• Cosa non fare: non sono riuscito a completare il mio progetto.

• Cosa fare: Il mio progetto ha incontrato alcuni ostacoli l’anno scorso a causa di carenze nella nostra catena di approvvigionamento. Anche se non sono riuscito a completare il progetto, io e il mio team siamo riusciti a superare parzialmente le carenze esternalizzando il 30% delle nostre esigenze di produzione. Sono fiducioso che possiamo rispettare la nuova tempistica e lanciare il nostro prodotto ad aprile di quest’anno.

4. Elenca esempi e risultati misurabili

Un’autovalutazione è la tua occasione per fornire esempi specifici, sia sui tuoi risultati che sulle cose che non hai raggiunto. Quantifica i tuoi contributi quando possibile. Questo aiuterà anche il tuo manager a porre domande migliori durante la riunione di revisione.

• Cosa non fare: ho aggiunto molti nuovi clienti al nostro profilo lo scorso trimestre.

• Fare: ho contattato 86 potenziali clienti lo scorso trimestre, di cui 21 sono diventati nuovi clienti. Nel trimestre precedente ne ho convertiti solo 13 su 75. Questo dimostra che ho migliorato il volume e la qualità delle mie presentazioni nell’ultimo periodo.

5. Usa obiettivi intelligenti

Una valutazione delle prestazioni non si riflette solo sulle tue prestazioni passate, ma è anche un'opportunità per definire nuovi obiettivi per il periodo successivo. Crea obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con scadenza, in modo da poter fare riferimento a queste metriche quando scrivi la tua auto-valutazione per il periodo di revisione successivo.

• Non fare: voglio aumentare le vendite.

• Cosa fare: entro giugno, aumenterò le mie vendite del 30% partecipando alle nostre riunioni settimanali di vendita, in cui condividiamo nuove strategie, successi e lezioni apprese.

6. Monitora i tuoi risultati durante tutto l'anno

Infine, la tua autovalutazione sarà molto più semplice se monitori i tuoi risultati durante il periodo di valutazione. Piuttosto che affrettarti a scrivere tutti i tuoi risultati il giorno in cui stai scrivendo un'autovalutazione, tieni un elenco aggiornato durante tutto il periodo di revisione.

Se non lo fai già, utilizza uno strumento per la creazione di elenchi di cose da fare per tenere traccia di tutto ciò su cui stai lavorando. Quindi, quando arriva il momento dell'autovalutazione, ti basta cliccare sugli incarichi completati o sui traguardi importanti per sapere esattamente cosa includere nel rapporto.

Modello di autovalutazione (ed esempi)

Di seguito è riportato un esempio compilato di come potrebbe essere un'autovalutazione per uno specialista di comunicazione. Se sei un manager, puoi utilizzare il nostro modello di revisione nel tuo processo di valutazione. Se invece devi effettuare un’autovalutazione, esercita le tue capacità di riflessione e scrittura con il nostro modello, in modo da sentirti preparato per il momento decisivo.

Puoi scaricare una versione vuota di questo modello di autovalutazione qui sotto. 

Frasi di esempio per ispirare la tua autovalutazione

Non sai cosa scrivere? Usa questo modello di frase e compila gli spazi vuoti:

“Nell’ultimo [periodo di tempo], ho [descrivi il risultato] [descrivi come l’hai fatto]. [Spiega ulteriormente, se necessario].”

Esempio: “Nell’ultimo trimestre, ho consegnato tutti i miei progetti in tempo migliorando le mie capacità di gestione del tempo utilizzando la tecnica del pomodoro. Inoltre, ogni mattina ho bloccato due ore nel mio calendario per concentrarmi sulle email e definire gli obiettivi per ogni giornata.”

Ecco un altro modello di frase che puoi utilizzare per definire un obiettivo per il prossimo periodo di revisione:

“Riflettendo sulle mie prestazioni, ho capito che voglio lavorare su [descrivi l'area di opportunità]. Credo che migliorare [area di opportunità] mi aiuterà a [motivo per cui vuoi migliorare qui]. Il mio obiettivo è [descrivi l’obiettivo SMART]”.

Esempio: Riflettere sulla mia performance mi ha mostrato che voglio lavorare sulla mia creatività e portare i miei progetti al di fuori della mia zona di comfort. Credo che migliorare le mie capacità di disegno delle persone mi aiuterà ad ampliare il mio portfolio e a lavorare su una più ampia varietà di clienti. Il mio obiettivo è dedicare trenta minuti ogni giorno lavorativo a disegnare persone e rivedere i miei progressi con il mio manager durante i nostri incontri settimanali, in modo da poter acquisire maggiore sicurezza in questa abilità entro il prossimo periodo di revisione.

Definisci, monitora e raggiungi gli obiettivi con Asana

Dopo l’autovalutazione, i tuoi colleghi del team dovrebbero avere una migliore comprensione delle loro opportunità di crescita: ora è il momento perfetto per definire nuovi obiettivi. 

Usa il software di definizione degli obiettivi di Asana per aiutare il tuo team a definire e monitorare i propri obiettivi. Oltre a vedere i loro progressi in tempo reale, potranno anche guardare indietro ai loro risultati su Asana e completare la loro autovalutazione con assoluta certezza su ciò che hanno realizzato.