Gestione dei progetti di marketing: come strutturare la strategia

Le iniziative di marketing possono essere cruciali per il tuo business plan, perché ti danno la possibilità di raccontare la storia del tuo marchio e di inviare i lead lungo il funnel di vendita. Senza un marketing efficace, potresti avere difficoltà a generare entrate e a fidelizzare i clienti. Un piano di marketing mirato garantisce che il tuo messaggio raggiunga il pubblico, in modo da poter concludere ogni campagna sentendoti orgoglioso del lavoro svolto dal tuo team.

In questo articolo, spiegheremo cos’è la gestione dei progetti di marketing e come puoi usarla per promuovere la collaborazione del team, produrre risultati di alta qualità e implementare un flusso di lavoro strutturato.

Cos'è la gestione dei progetti di marketing?

La gestione dei progetti di marketing è una metodologia utilizzata per mantenere le campagne di marketing nei tempi previsti e gli stakeholder informati durante tutto il ciclo di vita del progetto. Fornisce chiarezza tra i team, mantiene i progetti nell'ambito di applicazione e aiuta a soddisfare le esigenze dei clienti.

Per gestire i progetti di marketing, inizierai con gli stessi principi di gestione dei progetti utilizzati da altri team e settori. Tuttavia, la gestione dei progetti di marketing differisce dall'approccio tradizionale per alcuni aspetti, che tratteremo di seguito. 

Le cinque fasi della gestione dei progetti sono:

1. Avvio

2. Pianificazione

3. esecuzione

4. prestazioni

5. chiusura 

Nella gestione dei progetti di marketing, aggiungerai una fase di strategia di marketing in cui raccoglierai ricerche di mercato e dati e utilizzerai i risultati per mettere in moto il tuo piano di progetto.

Perché è importante la gestione dei progetti di marketing?

La gestione dei progetti di marketing è importante perché il modo in cui gestisci un progetto influisce su tutte le persone coinvolte nella campagna di marketing. Quando usi la metodologia giusta, gli altri seguiranno il tuo esempio e trarranno vantaggio dalla tua forte leadership. 

Immagina di essere al centro del progetto. Man mano che il cerchio si espande, sempre più persone vengono coinvolte nel progetto. Una volta che ti rendi conto di essere solo la prima persona nel ciclo di vita del progetto, è più facile capire perché la gestione del progetto è così importante.

Per gestire un progetto di marketing, è necessario il coinvolgimento di molti. I tre gruppi di stakeholder più importanti sono:

• Il project manager di marketing:  in qualità di leader e facilitatore delle campagne di marketing, sei al centro di tutto ciò che accade durante un progetto di marketing. Ciò include ritardi nella cronologia del progetto, risoluzione dei problemi di email marketing e monitoraggio dei KPI. 

• Stakeholder interni: gli stakeholder interni sono membri del team all'interno della tua organizzazione che hanno un interesse nel tuo progetto. Queste persone possono includere dirigenti, rappresentanti di vendita, creativi o tecnici. Il modo in cui gestisci la tua campagna di marketing influisce sugli stakeholder interni. Spesso sono coinvolti nella campagna di marketing, influenzati dai risultati finali della campagna o informati sui tuoi obiettivi generali.

• Stakeholder esterni: gli stakeholder esterni sono persone esterne alla tua organizzazione che hanno un interesse nel tuo progetto. Queste persone possono includere fornitori, utenti finali, clienti o investitori. Avrai bisogno di competenze di gestione dei progetti per mantenere gli stakeholder esterni informati e soddisfatti dei risultati finali del tuo progetto.

Le 10 fasi del processo di gestione dei progetti di marketing

La metodologia di gestione dei progetti di marketing prevede 10 passaggi chiave. Sebbene la tua agenzia di marketing possa affrontare progetti complessi in aree di nicchia come la SEO o i social media, puoi utilizzare questi passaggi come Framework generale per la maggior parte delle campagne di marketing.

Puoi dividere i 10 passaggi seguenti in cinque fasi del progetto. Queste cinque fasi assomigliano alle tradizionali fasi di gestione del progetto, ma includono anche strategie di marketing aggiuntive per garantire che tu e il tuo progetto di marketing abbiate successo. 

Obiettivi e analisi

L'obiettivo della fase di definizione degli obiettivi e analisi della gestione dei progetti di marketing è concentrarsi sulla pianificazione della campagna di marketing. Ciò comporta la definizione degli obiettivi finali del progetto e la definizione delle metriche di successo.

1. Definire gli obiettivi finali: rendi chiari i tuoi obiettivi finali all'inizio di ogni progetto a cui lavori. In questo modo, i membri del team sanno cosa devono fare durante l'esecuzione del progetto e gli stakeholder sanno cosa aspettarsi. 

2. Identifica le metriche di successo: è fondamentale identificare i KPI all'inizio della campagna, in modo da poter utilizzare queste metriche per monitorare i progressi durante il ciclo di vita del progetto. 

Strategia di marketing

Usa gli obiettivi del progetto della prima fase per guidare la tua strategia di marketing. Durante questa fase, utilizzerai anche ricerche di mercato e dati per trovare il modo più efficace per raggiungere i tuoi obiettivi strategici.

1. Individua il tuo pubblico: identificare il pubblico di destinazione è il primo passo per ottenere un ROI elevato. Il tuo pubblico di destinazione è il gruppo di persone che hanno maggiori probabilità di entrare in sintonia con il tuo marchio. Se riesci a raggiungere questo pubblico, aumenti le possibilità di vendere il tuo prodotto o servizio. 

2. Imposta messaggio e inviti all’azione: determina il messaggio che desideri inviare al tuo pubblico di destinazione. Il messaggio dovrebbe includere inviti all’azione strategici per il tuo prodotto o servizio. 

Pianificazione del progetto

La tua campagna di marketing potrebbe richiedere risorse creative e un piano dettagliato su come e dove distribuire tali risorse. Durante la fase di pianificazione del progetto, crea un team che ti aiuti nella creazione delle risorse. 

1. Chiarire l'ambito del progetto: chiarisci l'ambito del progetto in modo che tutti conoscano i limiti della cronologia, delle risorse e del budget. È anche importante assicurarsi che gli stakeholder siano a conoscenza dell'ambito del progetto per limitare le richieste di modifica.

2. Delega le attività: delegare il lavoro è fondamentale se speri di rimanere organizzato ed evitare la duplicazione del lavoro. Crea una cronologia di progetto e assegna le attività ai membri del team. Utilizza un diagramma di Gantt o un altro strumento di gestione delle attività, in modo che i membri del team possano visualizzare i traguardi del progetto e dipendenze tra le attività. 

Lancio della campagna

Dopo aver programmato la campagna, inizia l'azione. Questa è la fase in cui il tuo team sviluppa le risorse creative e le invia al pubblico. Questa parte della gestione dei progetti di marketing è entusiasmante, perché puoi vedere la tua strategia in azione. 

1. Creare i risultati finali del progetto: crea risultati finali che eclissino quelli della concorrenza e stupiscano il tuo pubblico. Impiega un team di scrittori e grafici in grado di trasmettere il tuo messaggio utilizzando testi efficaci e immagini straordinarie. 

2. Distribuisci su tutti i canali di marketing: determina quali canali di marketing ti aiuteranno a raggiungere il tuo pubblico di destinazione e quando è attivo su di essi. Distribuisci i tuoi risultati finali su questi canali, in modo da ottenere la massima visibilità possibile.

Monitora e verifica

Utilizza le metriche di successo che hai impostato durante la fase di pianificazione del progetto per monitorare l'avanzamento del progetto. Una volta monitorati i tuoi progressi, puoi anche  utilizzare i risultati delle prestazioni per imparare lezioni per progetti futuri. 

1. Monitora i risultati: utilizza un software di gestione dei progetti per monitorare i tuoi KPI in tempo reale. Dopo aver lanciato la tua campagna di marketing, puoi valutare le prestazioni della tua campagna e quali modifiche dovresti apportare alla tua futura strategia di marketing.

2. Definire gli standard futuri: utilizza le lezioni apprese dal monitoraggio della campagna per definire gli standard per i progetti futuri. Per esempio, se la tua campagna ha avuto scarsi risultati con una specifica fascia di età, imposta limitazioni di pubblico su questo gruppo per le campagne future.  

Sfide comuni nelle campagne di marketing

Molti team di marketing affrontano sfide durante l’implementazione delle campagne di marketing. Fortunatamente, le sfide più comuni sono prevenibili o facilmente mitigabili con la gestione dei progetti di marketing. 

Utilizza le soluzioni alle sfide riportate di seguito come parte del tuo flusso di lavoro per la gestione dei progetti di marketing.

1. Rischi del progetto

Le campagne di marketing sono soggette a rischi in molte aree, ed è difficile prevedere quali saranno o quando si verificheranno. Ma se non sei pronto a mitigare un rischio di progetto una volta che si manifesta, il problema può influire sulla qualità del progetto. Ecco alcuni rischi di progetto comuni.

• Rischio tecnico: il rischio tecnico può influire in particolare sulle campagne di email marketing o di marketing digitale. Incidenti di sicurezza, attacchi informatici, furto di password o interruzioni del servizio potrebbero ritardare una campagna di marketing o farla deragliare completamente. 

• Rischio di mercato: si tratta di rischi che interessano l’intero mercato. Possono includere il rischio di recessione, il rischio di margine, il rischio di tasso di interesse e il rischio di cambio. Sebbene questi rischi siano incontrollabili, il tuo team può prepararsi per reagire rapidamente se si verificano.

• Rischio organizzativo: il rischio organizzativo deriva da problemi con le operazioni interne. Gli eventi che rientrano in questa categoria includono danni alla reputazione, problemi di comunicazione, cause legali e interruzioni della catena di approvvigionamento. 

Soluzione: utilizza la gestione dei rischi di progetto per prevenire e mitigare i rischi nelle tue campagne di marketing. Durante la fase di pianificazione, imposta un’analisi dei rischi per valutare quali rischi di progetto hanno maggiori probabilità di verificarsi e quali hanno la massima priorità. Quindi, utilizza gli approfondimenti per modellare la tua campagna e prepararti a potenziali contrattempi. 

2. Slittamento del progetto

Lo slittamento del progetto si verifica quando la tua campagna di marketing si espande oltre le aspettative iniziali che hai impostato. Le campagne di marketing spesso subiscono uno slittamento del progetto perché i team non stabiliscono requisiti chiari durante la pianificazione del progetto. Se non comunichi i tuoi limiti agli stakeholder, questi potrebbero richiedere modifiche che il tuo team di progetto ha difficoltà a gestire. 

Soluzione: definisci gli obiettivi del progetto durante le fasi iniziali della campagna di marketing e condividili con gli stakeholder. Mantieni linee di comunicazione chiare in modo che gli stakeholder comprendano i requisiti del progetto, inclusi i limiti della cronologia e del budget. Se necessario, puoi anche stabilire un processo di controllo delle modifiche per regolare le richieste di modifica.  

3. Scarsa comunicazione con gli stakeholder

La scarsa comunicazione con gli stakeholder è una sfida che molti team di marketing devono affrontare. Come puoi vedere, questa sfida ha delle conseguenze, e lo slittamento del progetto è solo una di queste. Altre conseguenze dei problemi di comunicazione includono:

• Aspettative del progetto poco chiare 

• incoerenze negli obiettivi e nei risultati

• Morale del team ridotto

• Finanziamenti insufficienti per il progetto

• Lavoro duplicato

Soluzione: utilizza un software di gestione dei progetti per stabilire una solida linea di comunicazione con gli stakeholder. Condividi aggiornamenti in tempo reale con tutti i soggetti coinvolti nella tua campagna di marketing e incoraggia gli stakeholder a fornire feedback lungo il percorso. Imposta i traguardi del progetto come check point per la valutazione collettiva della campagna.

4. Nessuna unica fonte di riferimento

I team di marketing che si affidano a comunicazioni di persona, email, telefono o chat video per comunicare con gli stakeholder incontreranno difficoltà nella gestione delle campagne di marketing. Non dovresti eliminare questi moduli tradizionali di comunicazione, ma non offrono elementi essenziali come:

• condivisione di documenti

• aggiornamenti di stato in tempo reale

• integrazioni software

• Gestione delle attività

• Unica fonte di riferimento

La tua strategia di marketing dovrebbe essere trasparente per tutti gli stakeholder. La trasparenza rafforza la comunicazione del team e migliora la qualità del progetto.

Soluzione: utilizza un software di gestione dei progetti come unica fonte di riferimento. Esistono molti tipi di gestione dei progetti con diversi livelli di funzionalità. Alcuni strumenti raccolgono le informazioni del progetto, mentre altri raccolgono informazioni da fonti esterne. Usa uno strumento come Asana per personalizzare le viste del progetto e mantenere tutti, dai membri del team agli stakeholder, sulla stessa lunghezza d’onda.

Utilizza un software di gestione dei progetti per strutturare la tua strategia di marketing

La gestione dei progetti di marketing può eliminare alcune delle sfide comuni affrontate dai reparti di marketing. Quando utilizzi una metodologia di gestione strutturata, migliori il flusso di comunicazione e semplifichi il processo di lavoro. Utilizza un software di gestione dei progetti per promuovere la collaborazione tra gli stakeholder e creare un'unica fonte di riferimento.