Cos’è la gestione dei progetti IT?

I project manager IT sono leader adattabili e intraprendenti. Portare a termine progetti complessi non è un'attività facile, ma il leader giusto lo fa più e più volte. 

In qualità di project manager IT, crei una tecnologia intuitiva e flessibile per i consumatori, monitorando al contempo l’avanzamento dei membri del tuo team. Ma come si fa? Immaginiamo che il tuo segreto sia un software di gestione dei progetti IT. 

Avere il giusto software di gestione IT può essere la chiave del successo del progetto. La nostra guida descrive cos’è la gestione dei progetti IT e fornisce suggerimenti per gestire i progetti IT.  

Cos’è la gestione dei progetti IT?

La gestione dei progetti IT è il processo di gestione, pianificazione e sviluppo di progetti IT. I progetti IT esistono in una varietà di settori, tra cui sviluppo software, sicurezza delle informazioni, sistemi informativi, comunicazione, hardware, rete, database e app per dispositivi mobili.

Gli sviluppatori di progetti IT forniscono un prodotto o un servizio, mentre i manager gestiscono i progetti IT. I manager hanno il compito di comunicare le aspettative e mantenere i progetti nei tempi e nel budget previsti, per garantire che i progetti IT procedano senza intoppi.

Quali sono le cinque fasi dei progetti IT?

In qualità di project manager IT, puoi svolgere attività complesse in modo più efficace utilizzando le cinque fasi della gestione dei progetti IT. Ogni fase ha diversi traguardi che fanno avanzare il ciclo di vita del progetto. Che tu stia gestendo sprint per un progetto Agile o lanci di processi, pianifica il tuo prossimo progetto utilizzando le cinque fasi riportate di seguito.

1. Avvio

Durante la fase di avvio, determina la necessità del progetto e crea una proposta di progetto. Il progetto deve essere fattibile anche per il team e l'azienda nel suo complesso. Durante questa fase, assicurati anche di confermare che il progetto valga il tempo e le risorse assegnate prima di procedere.

2. Pianificazione

La fase di pianificazione è un impegno collaborativo tra te, in qualità di project manager IT, e il tuo team. La pianificazione del progetto comporta la definizione dei budget, l'identificazione dei rischi e la creazione di obiettivi chiari per ciò che si spera di realizzare. 

Un modello di roadmap può aiutarti a pianificare gli obiettivi a cui puoi fare riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto. 

3. Esecuzione

La fase di esecuzione è il momento in cui il team definisce i risultati finali del progetto. I project manager IT svolgono un ruolo fondamentale, assegnando le attività per raggiungere i traguardi e mantenendo aperta la comunicazione tra tutti i membri del team. 

Utilizza un software di collaborazione per team per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda su chi sta facendo cosa e per quando. Potrebbe essere necessario rivedere il piano del progetto durante l’esecuzione, poiché i progetti spesso subiscono modifiche durante lo sviluppo. 

4. Monitoraggio e controllo

Durante la fase di esecuzione, utilizza un software di gestione dei progetti IT per monitorare l’avanzamento del tuo team in tempo reale. Ciò comporta il monitoraggio di tempi, costi, ambito, qualità e rischi del progetto stesso. Utilizzando la roadmap del progetto, puoi valutare se il progetto è in linea con la proposta e gli obiettivi del progetto, oppure correggere la rotta se necessario. 

5. Chiusura

Una volta completato il progetto, inizia la fase di chiusura. In questa fase, assicurati che tutto il lavoro sia stato completato, approvato e trasferito al team appropriato. È anche importante dedicare del tempo a rivedere le lezioni apprese durante il progetto e determinare cosa è andato bene e cosa no. La fase di chiusura è fondamentale perché consente al tuo team di rivedere e migliorare la metodologia futura. 

Cosa fa un project manager IT?

In qualità di project manager IT, devi sapere come comunicare con tutti gli utenti della tua organizzazione. Lavorerai a stretto contatto con i membri del reparto IT, ma potresti anche essere incaricato di discutere il lavoro del tuo team con altri team.

• Garantire le funzioni del prodotto: l’obiettivo di ogni progetto IT è fornire un prodotto funzionale che soddisfi le esigenze del cliente. I project manager IT sono il primo punto di contatto se le cose vanno storte in un progetto, motivo per cui è necessario dare la priorità alla funzionalità sopra ogni altra cosa. 

• Assegnare le attività ai membri del team: un project manager è la persona di riferimento di un team quando si tratta di determinare quali sono i ruoli e le responsabilità per il progetto. In qualità di project manager IT, prenditi del tempo per comprendere i team IT in modo da poter assegnare le attività in modo efficace.

• Monitorare l'avanzamento e le prestazioni: una volta avviato un progetto, i project manager devono monitorare le prestazioni del team, la cronologia del progetto, il budget e il grado di raggiungimento degli obiettivi. I project manager IT possono utilizzare un software di gestione dei progetti per valutare le competenze e assistere nello sviluppo professionale.

• Condurre riunioni Agile con gli stakeholder: uno stakeholder è spesso influenzato dal risultato del progetto. Potrebbe trattarsi di un alto dirigente, un cliente o un tester di prodotto. In qualità di project manager IT, comunicherai con gli stakeholder e fornirai loro frequenti resoconti sullo stato del progetto.  

Sfide affrontate dai project manager IT

Affronterai un bel po' di sfide nel tuo ruolo di project manager IT, ma con i giusti strumenti di gestione, puoi sentirti sicuro della tua capacità di affrontare rapidamente i problemi. 

Tempo e budget

Il tempo e il budget sono alcune delle sfide più grandi che potresti affrontare nella gestione dei progetti IT. Senza scadenze realistiche per un progetto, si rischia di fornire un prodotto o un servizio di qualità inferiore a quella che potrebbe essere. 

Anche non avere le risorse per completare il progetto può far soffrire team e clienti. È possibile ridurre le sfide relative a tempi e budget dando priorità a questi elementi nella fase di pianificazione. 

• Scenario: l’alta dirigenza vorrebbe che il tuo team eseguisse una migrazione software a livello aziendale entro un mese, ma avrai bisogno di un mese aggiuntivo perché il tuo team è troppo piccolo e inesperto per completare la migrazione nel periodo di tempo assegnato.

• Soluzione: utilizza un software di gestione dei progetti IT per tenere informato il senior management sulla disponibilità e l'esperienza del tuo team. In questo modo, la direzione può preparare una cronologia più realistica quando assegna i progetti IT.

Slittamento del progetto

Lo slittamento del progetto si verifica quando gli obiettivi iniziali vengono messi in secondo piano se gli stakeholder continuano ad aggiungere nuovi requisiti e risultati finali. Può potenzialmente far deragliare un progetto e richiede manovre costanti. 

Per ridurre la frequenza dello slittamento del progetto, definisci obiettivi di progetto chiari fin dall'inizio, implementa un processo di controllo delle modifiche e fai del tuo meglio per comunicare con gli stakeholder in ogni fase del processo. 

• Scenario: l’obiettivo iniziale del progetto era migliorare il Wi-Fi all’aperto presso la sede della tua azienda, in modo che dipendenti e visitatori possano lavorare da qualsiasi luogo. Durante l'esecuzione del progetto, gli stakeholder ti chiedono di estendere la portata del Wi-Fi esterno al centro operativo dall'altra parte della strada e di consentire anche le funzionalità di download. 

• Soluzione: la gestione dei progetti IT può fornire obiettivi di progetto chiari all'inizio, in modo che gli stakeholder sappiano cosa può essere realizzato durante questo progetto. Ad esempio, capirebbero che richiedere un’estensione della portata del Wi-Fi all’aperto è ragionevole, mentre richiedere funzionalità di download è troppo ampio.

Mancanza di comunicazione

Poiché i project manager IT fungono da intermediari tra i membri del team, i reparti e gli stakeholder, i problemi di comunicazione possono diventare una sfida se non esiste un processo organizzato per tenere tutti informati. Dai priorità alla comunicazione utilizzando strumenti di project management IT per guidare il tuo team al successo. 

• Scenario: la tua azienda accetta di lavorare con una scuola locale e migliorare i suoi spazi di apprendimento con un maggiore accesso alla tecnologia. Il progetto prevede l’installazione del Wi-Fi e la donazione di 100 computer alla scuola, ma il tuo senior manager pensava che ne avreste donati solo 10.

• Soluzione: dai priorità alla comunicazione all'inizio di un progetto. La condivisione frequente di aggiornamenti di stato del progetto con strumenti di gestione IT può garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda durante il ciclo di vita del progetto. 

Gestione del rischio

La gestione dei rischi di un progetto IT è un passaggio necessario nella fase di avvio. Durante questa fase, devi elaborare piani alternativi nel caso in cui i tuoi obiettivi iniziali non siano sufficienti. Se non gestisci il rischio sul front-end, avrai difficoltà a recuperare il ritardo quando le cose andranno storte in tempo reale. 

• Scenario: il tuo team crea un portale di pianificazione online per i pazienti di un ospedale. Prevedi che tutto filerà liscio, quindi sei scioccato quando un bug nel programma fa sì che i pazienti cardiaci vedano ginecologi e i pazienti neurologici vedano urologi.

• Soluzione: con una corretta gestione del rischio, è in atto un piano per risolvere il bug in modo rapido ed efficace. Risolvere il bug significa anche rivalutare e identificare potenziali nuovi rischi sollevati dalla correzione. L’analisi dei rischi è una parte essenziale della gestione dei progetti IT: prova a utilizzare un registro dei rischi per identificarli prima che si verifichino. 

Tecnologia in evoluzione

Il completamento di progetti IT complessi può richiedere mesi o anni. Una sfida nella gestione dei progetti IT è tenere il passo con la trasformazione della tecnologia durante lo svolgimento di un progetto. L'ambito del progetto IT iniziale deve essere flessibile nel caso in cui le esigenze del cliente cambino durante lo sviluppo del progetto. 

• Scenario: il tuo team si occupa di un progetto a lungo termine per migliorare i sistemi GPS nelle auto. Mentre lavori a questo progetto, vengono lanciate delle app GPS per telefono che consentono ai conducenti di vedere il traffico in tempo reale. Il tuo sistema GPS non include il traffico e l’inclusione di questa funzionalità estenderebbe notevolmente la durata del progetto. 

• Soluzione: il cambiamento tecnologico non può essere fermato, quindi il tuo progetto IT deve essere flessibile. In questo esempio, il tuo team dovrebbe decidere se modificare il progetto è una buona strategia aziendale per competere con la tecnologia GPS Advanced.

Tipi di strumenti di project management IT

Gli strumenti di project management per l’IT possono aiutare il tuo team a restare organizzato e informato dall’avvio del progetto alla sua conclusione. Questi strumenti aiutano a visualizzare il ruolo di ogni membro del team nel progetto e mostrano l'avanzamento del progetto in tempo reale.

Per tutti i tipi di progetti IT:

• Grafico RACI: RACI è l'acronimo di Responsible (responsabile), Accountable (responsabile dell'approvazione), Consulted (persona consultata) e Informed (persona informata). Con un grafico RACI, puoi chiarire i ruoli e le responsabilità dei membri del team quando lavorano ai progetti. Per ogni attività o risultato finale, designa quali membri del team o stakeholder sono responsabili, responsabili dell’approvazione, consultati o informati. Questi grafici possono essere utili in tutti i tipi di progetti IT, poiché c'è sempre bisogno di chiarezza tra le responsabilità dei membri del team.  

Per i progetti con dipendenze tra le attività:

• Diagramma di Gantt: un diagramma di Gantt, così chiamato in onore di Henry Gantt, è un grafico orizzontale utilizzato per illustrare la cronologia di un progetto. Ogni barra del grafico rappresenta le attività del progetto e la lunghezza di ogni barra rappresenta il tempo. I diagrammi di Gantt aiutano i team a visualizzare il lavoro da svolgere e in che modo le attività si influenzano a vicenda, come una cascata. Se il tuo progetto prevede molte attività dipendenti (in altre parole, attività che dipendono l'una dall'altra), questo è un ottimo strumento perché i membri del team possono vedere se e dove le attività si sovrappongono. 

Per i progetti che richiedono attività con modifiche piccole e incrementali:

• Bacheche Kanban: le bacheche Kanban mostrano la struttura di scomposizione del lavoro in cui si trova ogni attività. L'utilizzo delle bacheche Kanban nella gestione dei progetti IT può aiutare il tuo team a bilanciare le responsabilità lavorative e a vedere la capacità disponibile degli altri membri del team. Le bacheche Kanban funzionano bene quando il progetto richiede attività con modifiche piccole e incrementali. Queste bacheche consentono ai team di suddividere le attività in checklist e fasi di avanzamento. 

Qual è un esempio di gestione dei progetti IT?

Un team IT sta sviluppando una nuova applicazione per iPhone per aiutare i dipendenti a timbrare il cartellino. Quando prepara la proposta di progetto per l’app per iPhone, il project manager IT si consulta con il creatore dell’app, tenendo conto anche delle esigenze dell’utente finale. 

In questo esempio di progetto IT, utilizzeremo le cinque fasi della gestione dei progetti per portare l’app iPhone attraverso lo sviluppo.

• Fase di avvio: il primo passaggio è porre domande. Approfondisci come l’app aiuterà a risolvere un problema. Considera come questa app per iPhone può fornire una soluzione per dipendenti e datori di lavoro. La creazione di questa app è fattibile per il tuo team, dato il tempo e il budget designati?

• Fase di pianificazione: successivamente, inizia la fase di pianificazione. Per farlo, determina il budget necessario per creare l’app e valuta chi nel tuo team può gestire la codifica dell’app.

• Fase di esecuzione: la parte più importante dell’esecuzione del piano per la tua app per iPhone è identificare gli obiettivi generali del progetto. In questo esempio, l’obiettivo del progetto è: “L’obiettivo di questa applicazione di monitoraggio del tempo è fornire ai dipendenti un modo facilmente accessibile per registrare le ore di lavoro e aiutare i datori di lavoro a monitorare la produttività del team”.

• Fasi di monitoraggio, controllo e chiusura: utilizza strumenti di project management IT per monitorare i progressi del tuo team. Con un software di gestione dei progetti efficace, puoi esaminare i dati durante la fase di chiusura. 

Semplifica i progetti IT con un software di gestione dei progetti

Un responsabile IT esperto garantirà che i tuoi progetti IT si svolgano senza intoppi, rispettino le scadenze e il budget. Stai cercando un modo per automatizzare le attività come IT manager?