Come delegare in maniera efficace: 10 suggerimenti per i leader

A volte, la cosa più importante che puoi fare in qualità di manager è delegare il lavoro. Non solo ti dà più tempo per concentrarti sulle attività di grande impatto, ma offre anche ai membri del tuo team la possibilità di essere coinvolti in progetti interessanti. 

Ma sapere cosa e come delegare può essere scoraggiante per i nuovi manager. Delegare è una competenza di leadership che puoi sviluppare nel tempo. In questo articolo ti spiegheremo 10 suggerimenti per aiutarti a diventare un delegatore migliore.

Cos’è la delega?

Delegare significa riassegnare attività e iniziative ad altri membri del team. Potresti delegare il lavoro per distribuire le responsabilità in modo più uniforme o perché l’attività o l’iniziativa è più pertinente alle priorità, alle competenze o agli interessi di un altro membro del team. 

Sapere quando e come delegare ti rende un manager migliore. Delegare non solo ti aiuta a portare a termine il lavoro di grande impatto, ma offre anche ai membri del team l'opportunità di partecipare a progetti interessanti. Una delega efficace sviluppa le competenze del team e consente ai membri di sviluppare nuovi punti di forza. 

Perché è importante delegare? 

Saper delegare è importante per due motivi principali: massimizzare la produttività e creare fiducia. Con una delega efficace, i gruppi più grandi ottengono risultati migliori rispetto ai singoli individui. Inoltre, previene il burnout e il sovraccarico di lavoro: il tuo ruolo non è fare tutto, ma assegnare le attività giuste alle persone giuste.

Forti capacità di delega ti aiutano a concentrarti sugli obiettivi generali, sviluppando al contempo i punti di forza del tuo team. Capire come delegare consente ai membri del team di assumersi responsabilità, acquisire fiducia e affinare le proprie competenze. Nel tempo, offrendo alle persone opportunità di sviluppo, rafforzerai le prestazioni del team, promuoverai la crescita della leadership e favorirai il successo a lungo termine.

Dieci suggerimenti per delegare per i leader

Imparare a delegare il lavoro ti rende un manager migliore e consente ai membri del tuo team di essere coinvolti in progetti entusiasmanti. Inizia mettendo in pratica questi dieci suggerimenti.

1. Individua il lavoro da delegare

Non tutto può essere delegato. Alcuni lavori sono strategici o fondamentali per l’azienda e richiedono la tua attenzione personal. Prima di iniziare a delegare attività, valuta l'importanza del lavoro e l'impatto della delega. 

Detto questo, puoi delegare attività importanti se un membro del team ha le giuste competenze. Tuttavia, delegare in modo efficace richiede comunque supervisione: sei tu il responsabile del risultato. 

Il lavoro ideale da delegare include:

• Attività ricorrenti: se un'attività si ripete regolarmente, delegarla ti fa risparmiare tempo, garantendo al contempo coerenza.

• Attività in linea con gli interessi dei membri del team: se qualcuno vuole sviluppare una competenza, delega il lavoro che supporta la sua crescita.

• Attività collegate agli obiettivi del team: la delega funziona meglio quando le attività assegnate contribuiscono allo sviluppo professionale di un membro del personale.

2. Esercitati a delegare

Per i nuovi leader, delegare può sembrare difficile: significa affidare attività importanti ad altri. Tuttavia, imparare a delegare in modo efficace è una competenza fondamentale per la leadership.

Inizia a piccoli passi. Delega attività con rischi minori prima di passare a progetti più importanti. Sii paziente, sia con te stesso che con il tuo team. La delega delle attività richiede tempo e i membri del personale potrebbero inizialmente impiegare più tempo di te. Tuttavia, delegare le attività li aiuta a sviluppare competenze, riducendo al contempo il tuo carico di lavoro.

3. Definisci le priorità prima di delegare

Per imparare a delegare, devi valutare sia la priorità che la complessità delle attività. Se un'attività specifica è urgente, deve essere eseguita rapidamente, da te o dal membro del team a cui la deleghi. La chiave è sapere cosa richiede la tua attenzione diretta e cosa può essere assegnato ad altri.

Il modo migliore per chiarire le priorità è collegare le attività specifiche agli obiettivi più ampi del gruppo. Quando il tuo team capisce perché il suo lavoro è importante, è più facile assegnare le priorità e delegare le attività in modo efficiente. Utilizza uno strumento di project management condiviso per monitorare le assegnazioni. In questo modo, si crea responsabilità e si migliora la delega delle attività in tutto il team.

4. Comprendi i punti di forza di ogni membro del team

Parte della delega consiste nell’assicurarsi che la persona a cui stai assegnando il lavoro abbia tutto ciò che serve per lavorare al meglio. Una delega efficace del lavoro ha due elementi:

1. Delegare il lavoro ai membri del team che hanno competenze in quell'area.

2. Offrire ai membri del team l’opportunità di sviluppare nuove competenze. 

Comprendi i punti di forza e gli interessi di ogni membro del team. Nella tua prossima riunione 1:1, chiedi quali competenze vogliono sviluppare e quali nuove competenze vorrebbero acquisire. Delegare attività in linea con i loro obiettivi migliora la soddisfazione sul lavoro e li mantiene coinvolti.

5. Fornisci contesto e indicazioni

Quando deleghi le attività, fornisci ai membri del team il contesto e le indicazioni di cui hanno bisogno per lavorare efficacemente. Una chiara delega di responsabilità include:

• Come completare l'attività

• Scadenze e priorità

• Documenti e dettagli pertinenti

• strumenti e risorse necessari

• gli obiettivi e i risultati attesi

• Lavoro correlato

Un'attività che ti sembra semplice potrebbe essere nuova per loro. Imparare a delegare come leader inizia con una comunicazione chiara. Illustra l'incarico, rispondi alle domande e conferma che hanno tutto il necessario prima di iniziare.

6. Investi nella formazione

A volte la delega di autorità sembra impossibile, ma la formazione del tuo team può cambiare le cose. Invece di tenere per te il lavoro che solo tu puoi fare, insegna ai membri del team come gestirlo. Questa è una tecnica di delega fondamentale che riduce il tuo carico di lavoro e sviluppa le loro competenze.

La formazione richiede tempo, ma se vuoi capire come migliorare nel delegare, investire nel tuo team è essenziale. Migliora anche le tue capacità di gestione del tempo e aiuta il tuo team a crescere.

Evita il micromanaging: lascia che i membri del team risolvano i problemi da soli. Se si bloccano, fai domande per guidare il loro pensiero piuttosto che dare una soluzione immediata. Forti capacità decisionali sono essenziali sia per lo sviluppo del team che per una delega efficace. Più investi nella formazione, più facile diventa la delega del lavoro.

7. Dai priorità alla comunicazione e al feedback

Delegare il lavoro è un'ottima opportunità per il feedback e la comunicazione bidirezionale. Assicurati che le persone abbiano un modo per contattarti con domande e pianifica riunioni regolari per esaminare i progressi.

Fornisci un feedback sul loro lavoro per migliorare la delega delle attività future. Chiedi anche il loro contributo: avevano le informazioni di cui avevano bisogno? Ci sono state lacune che hanno reso l’attività più difficile? Imparare a delegare come leader è un’abilità a lungo termine e il feedback continuo aiuta a perfezionare le tecniche di delega nel tempo.

8. Concentrati sui risultati

L’obiettivo della delega del lavoro non è farlo svolgere esattamente come faresti tu, ma ottenere i risultati giusti. Lascia che i membri dello staff sviluppino il proprio approccio invece di gestire ogni passaggio in modo eccessivamente dettagliato.

Piuttosto che spiegare in modo eccessivo come delegare le attività, concentrati sul risultato e fidati del loro processo. Dare loro autonomia rafforza le loro capacità decisionali e dimostra fiducia nelle loro capacità.

9. Fidati ma verifica

Una volta delegato il lavoro, fai un passo indietro e lascia che il membro del team se ne assuma la responsabilità. Verifica periodicamente per offrire supporto, ma evita il micromanagement: ha bisogno di spazio per svolgere il lavoro.

Tuttavia, delegare non significa perdere la supervisione. Se non hai mai delegato attività, imposta un ciclo di revisione per valutare i risultati e apportare modifiche, se necessario. Sei ancora responsabile del risultato finale.

10. Dai credito una volta completato il lavoro

Delegare il lavoro in modo efficace offre ai membri del team l'opportunità di sviluppare nuove competenze, ma anche il riconoscimento è importante. Quando il lavoro è finito, assicurati che ottengano il giusto riconoscimento per il loro contributo.

Se gli altri presumono che tu abbia completato l’attività, correggili. Riconoscere i contributi rafforza la fiducia nelle tue capacità di delega. Imparare a delegare le attività in modo efficace non significa solo assegnare il lavoro, ma anche responsabilizzare il team e riconoscere il suo successo.

Esempi di delega

Delegare le attività non significa scaricare il lavoro, ma assegnare l’attività giusta al membro del personale più adatto. Ecco alcuni esempi di delega che dimostrano come i leader efficaci possono distribuire le responsabilità promuovendo al contempo la soddisfazione sul lavoro e la crescita professionale:

• Gestione dei progetti: un manager migliore assegna a un collega la guida di una fase specifica del progetto, consentendogli di sviluppare nuove competenze di coordinamento e pianificazione. Il manager effettua comunque controlli periodici, ma evita di gestire ogni dettaglio.

• Comunicazione con i clienti: un team leader delega i follow-up di routine dei clienti a un associato junior, liberando tempo per il processo decisionale di livello superiore e fornendo al collaboratore un'esperienza preziosa nella gestione delle relazioni.

• Supporto amministrativo: un responsabile di reparto delega l’immissione dei dati e la pianificazione a un assistente, consentendo una maggiore attenzione alle iniziative strategiche e garantendo al contempo che le attività siano gestite in modo efficiente.

• Formazione e tutoraggio: un dipendente senior si assume il ruolo di formatore dei nuovi assunti, rafforzando le proprie competenze e fornendo ai nuovi membri del team una guida strutturata.

• Collaborazione interfunzionale: invece di gestire un report da solo, un manager assegna sezioni a diversi membri del team, assicurando che le competenze di vari reparti contribuiscano al prodotto finale.

Queste tecniche di delega migliorano le capacità di gestione del tempo, offrono opportunità di sviluppo e aiutano i leader a diventare più efficaci nei loro ruoli. Il segreto? Assegnare attività specifiche in base alle competenze, offrire supporto senza un coinvolgimento eccessivo e fidarsi del processo.

Quando delegare il lavoro

Non esiste un unico scenario semplice per quando dovresti delegare il lavoro. In generale, però, poniti queste domande per determinare quando la delega delle attività sarebbe utile. 

Domande da porsi prima di delegare le attività: 

• Questo lavoro è più in linea con le priorità di un altro membro del team?

• C’è qualcun altro che ha le informazioni e contesto necessari per svolgere questo lavoro? 

• Questo lavoro è un'opportunità per qualcun altro di crescere e sviluppare le proprie capacità? 

• Questo lavoro si ripeterà in futuro? 

• Ho il tempo per delegare efficacemente questo lavoro, compresa la formazione dell'altra persona, rispondendo alle sue domande e rivedendo il suo lavoro? 

• È qualcosa su cui dovrei lavorare personalmente (perché è ad alto impatto o fondamentale per l’azienda)?

• Il fallimento influirebbe sul successo del progetto? 

• Abbiamo tempo per rifare il lavoro se necessario?  

Imparare a migliorare le capacità di delega inizia con le domande giuste. Non è necessario rispondere "sì" a tutte, ma considerare questi fattori ti aiuta a identificare le attività migliori da delegare.

Semplifica la delega con strumenti di gestione del lavoro

Delegare il lavoro è un ottimo modo non solo per sviluppare le tue capacità di gestione personale, ma anche per supportare lo sviluppo professionale del tuo team. Per preparare i tuoi colleghi al successo, assicurati che dispongano di tutte le informazioni necessarie per svolgere correttamente l’attività delegata. 

Se non lo fai già, utilizzate uno strumento di project management. Una fonte di riferimento condivisa, come uno strumento di project management, offre ai membri del team una maggiore visibilità e un accesso illimitato al contesto di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Domande frequenti sul significato e i metodi di delega