Finalità e obiettivi: guida per i project manager

Quando si tratta di guidare un team, definire obiettivi e traguardi ti aiuta a raggiungere i risultati desiderati. Dai grandi obiettivi aziendali ai piccoli obiettivi quotidiani, questi metodi aiutano a distinguere il tuo team dalla concorrenza. 

Sebbene siano entrambi importanti, gli obiettivi e i traguardi differiscono quando si tratta delle azioni specifiche da intraprendere. È essenziale capire come incorporare entrambi nel tuo portfolio di progetti per realizzare piani generali. 

Esamineremo le differenze significative tra un obiettivo e un traguardo, le tecniche per ciascuno e come incorporarli nella tua routine quotidiana. 

Differenze tra obiettivo e traguardo

Un obiettivo è un risultato raggiungibile che è generalmente ampio e a lungo termine, mentre un obiettivo è a breve termine e definisce azioni misurabili per raggiungere un obiettivo generale. 

Sebbene diversi, i due termini sono spesso usati all’unisono quando si lavora a un progetto. Questo perché entrambi sono essenziali per la pianificazione e l'esecuzione di un progetto. Entrambi creano passaggi misurabili per raggiungere il risultato desiderato. Questi includono indicatori chiave di prestazione (KPI), obiettivi e risultati chiave (OKR) o qualsiasi altro risultato dettagliato che desideri raggiungere. 

Tipi di obiettivi

Esistono tre tipi principali di obiettivi: obiettivi con scadenza, obiettivi orientati al risultato e obiettivi orientati al processo. 

Ogni tipo di obiettivo si concentra su priorità separate e porta a un diverso tipo di risultato. In alcuni casi, come gli aggiornamenti dei processi con tempi di consegna ristretti, un obiettivo può incorporare tutti e tre i tipi di obiettivi. 

A prescindere dal tipo di obiettivo che ti poni, assicurati sempre che sia SMART. SMART è un acronimo che sta per Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico) e Time-bound (con una scadenza). Queste caratteristiche aiutano a creare obiettivi definiti e raggiungibili.

Per mettere in pratica questi principi, puoi utilizzare un modello di definizione degli obiettivi per suddividere gli obiettivi a lungo termine in attività più piccole e limitate nel tempo, facili da monitorare.

Obiettivi con scadenza

Gli obiettivi con scadenze si concentrano sulla definizione di azioni specifiche entro un periodo di tempo stabilito. Ciò significa che sono guidati da scadenze e date di riferimento. Forniscono una spiegazione di alto livello di ciò per cui il tuo team dovrebbe impegnarsi.

Per essere limitato nel tempo, un obiettivo deve essere collegato a una cronologia specifica. In genere, si tratta di scadenze a lungo termine e attuabili, collegate a un business plan. Questo tipo di obiettivo aiuta i team a eseguire azioni ad alta priorità e urgenti. 

Ideale per: team che devono raggiungere un risultato entro un periodo di tempo stabilito.

Obiettivi orientati al risultato

Gli obiettivi orientati al risultato si concentrano sul risultato finale. Piuttosto che concentrarsi su scadenze specifiche, gli obiettivi orientati al risultato cercano di realizzare l’azione sopra ogni altra cosa.

Questi obiettivi possono comportare il posticipo delle scadenze, se necessario, al fine di raggiungere il risultato desiderato con la qualità desiderata. Sono comunemente utilizzati per azioni di ampio respiro e traguardi aziendali importanti, come obiettivi di crescita e piani di allocazione delle risorse.

Ideale per: team che devono raggiungere un risultato specifico e possono modificare le scadenze secondo necessità.

Obiettivi orientati al processo

Gli obiettivi orientati al processo si concentrano sul raggiungimento di nuovi sistemi e processi interni. Invece di concentrarsi su un risultato specifico, gli obiettivi orientati al processo danno la priorità al lavoro e al modo in cui viene svolto. 

Questi obiettivi migliorano l’efficienza del team, poiché consentono di implementare i processi più efficaci possibili. 

Ideale per: team che desiderano aggiungere nuovi processi interni per aumentare l'efficienza.

Tipi di obiettivi

Esistono tre tipi principali di obiettivi, ognuno con prospettive uniche quando si tratta di completare le attività. 

Gli obiettivi strategici, tattici e operativi svolgono tutti un ruolo chiave nel raggiungimento di obiettivi più ampi. Diamo un’occhiata a come ogni tipo si inserisce nel tuo piano. 

Obiettivi strategici

Gli obiettivi strategici sono orientati allo scopo e aiutano a creare la visione generale di un progetto. 

I team utilizzano gli obiettivi strategici per allineare i risultati finali agli obiettivi aziendali generali. Gli obiettivi strategici assicurano che i membri del team abbiano una chiara direzione del progetto e siano allineati sullo scopo e sulla cronologia generale del progetto. 

Ideale per: team che lavorano per collegare gli obiettivi agli obiettivi aziendali generali. 

Obiettivi tattici

Gli obiettivi tattici si concentrano sui risultati a breve termine e sul risultato di tali attività. 

Questo tipo di obiettivo esamina i risultati delle attività a breve termine e degli obiettivi a lungo termine per prendere decisioni future piuttosto che approfondimenti strategici. 

Ideale per: team che lavorano a progetti complessi con molti risultati a breve termine. 

Obiettivi operativi

Gli obiettivi operativi sono simili a quelli tattici in quanto sono a breve termine, ma si differenziano per il fatto che si concentrano su attività orientate all’azione e raggiungibili, relative agli obiettivi operativi. 

Gli obiettivi operativi contribuiscono agli obiettivi giornalieri, settimanali e mensili organizzando le pianificazioni delle attività e allineando i diversi reparti. 

Ideale per: team di grandi dimensioni che lavorano meglio in iterazioni brevi e preferiscono istruzioni dettagliate. 

Esempi di obiettivi e traguardi

Poiché gli obiettivi e gli scopi sono simili, può essere utile vedere alcuni esempi pratici. Dagli obiettivi di crescita a quelli misurabili, esistono molti scenari in cui è necessario disporre sia di obiettivi che di traguardi. 

Quando si tratta di piani a lungo termine, i tuoi obiettivi finali dovrebbero essere in linea con la mission e i valori aziendali della tua organizzazione. Sebbene questi obiettivi siano iniziative di ampio respiro che si protraggono per molti mesi o anni, dovrebbero comunque essere misurabili e attuabili, seguendo il framework degli obiettivi intelligenti.  Gli obiettivi, invece, sono azioni specifiche che il tuo team intraprenderà in un breve lasso di tempo. Più obiettivi costituiscono un unico obiettivo. 

Di seguito, abbiamo raccolto tre esempi di obiettivi e traguardi per aiutarti a capire meglio come sono correlati ma molto diversi.

Esempio 1: obiettivo del marchio

In questo esempio, esamineremo un obiettivo di brand che utilizza i traguardi. 

obiettivo: lanciare un nuovo prodotto o servizio nei prossimi tre mesi che restituisca valore alle organizzazioni locali e si colleghi al pilastro del nostro marchio comunitario. 

Obiettivo: Kim avvierà una ricerca sui prodotti locali in base ai risultati del sondaggio tra i clienti. 

Sia l’obiettivo che il traguardo in questo esempio seguono le linee guida degli obiettivi intelligenti e possiedono KPI specifici e misurabili.

Esempio 2: obiettivo di crescita

In questo esempio, esamineremo un obiettivo di crescita con KPI specifici. 

obiettivo: aumentare il tasso di conversione del blog del 10% nel mese di dicembre. 

Obiettivo: implementare una campagna di email marketing per promuovere i nostri nuovi arrivi con uno sconto del 15% per il mese di dicembre.

Includendo risultati finali specifici del progetto e risultati previsti, sia l’obiettivo che il traguardo sono facili da capire. È anche facile vedere come entrambi si collegano a un obiettivo aziendale più ampio. 

Esempio 3: obiettivo di efficienza

In questo esempio, esamineremo un obiettivo incentrato sul miglioramento dell'efficienza.

obiettivo: ridurre gli errori di onboarding manuale del 30% nel quarto trimestre.

Obiettivo: implementare l’automazione dei processi aziendali entro la fine del terzo trimestre, al fine di ridurre gli errori del flusso di lavoro entro il quarto trimestre.

È necessario includere obiettivi misurabili e definire e pianificare adeguatamente gli obiettivi a lungo termine. 

Come misurare obiettivi e traguardi

Misurare gli obiettivi non deve essere complicato. Quando definisci i tuoi obiettivi, assicurati che includano metriche specifiche che puoi facilmente misurare in qualsiasi momento del processo. 

Quando si cerca di misurare obiettivi e traguardi sul luogo di lavoro, è importante misurare questi componenti chiave:

1. Analizza i punti dati: i dati sono un ottimo modo per valutare se i KPI vengono soddisfatti. Osserva le metriche di prestazione pertinenti, come il tasso di conversione, il valore del traffico e i nuovi utenti. Potresti anche voler coinvolgere alcuni leader e titolari di aziende nella conversazione per garantire una comunicazione trasparente. 

2. Misurare le prestazioni passate: oltre ai dati, analizza le prestazioni passate per sapere se sono stati apportati miglioramenti. Questo è particolarmente importante se il tuo team sta lavorando a un obiettivo orientato ai processi che mira a migliorare l’efficienza aggiornando o aggiungendo nuovi sistemi interni. 

3. Seguire una struttura: i piani e le strutture mantengono le informazioni organizzate e le attività nei tempi previsti. Le strutture possono includere qualcosa di semplice come riunioni settimanali del team o di approfondito come una struttura di scomposizione del lavoro per dettagliare le singole attività e le dipendenze. 

Definire gli obiettivi per raggiungere gli obiettivi

Sia gli obiettivi che i traguardi sono fondamentali per ottenere nuovi risultati aziendali. Non puoi avere l’uno senza l’altro, quindi è molto importante implementarli entrambi correttamente nel tuo team. 

Dagli obiettivi generali a quelli specifici, con la giusta strategia, il tuo team può raggiungere nuovi traguardi.