Perché la collaborazione tra team è difficile e cosa fare al riguardo

Data la quantità di tecnologia creata per migliorare la comunicazione dei team, la collaborazione tra i team dovrebbe essere più facile che mai. Possiamo contattare immediatamente i colleghi con Slack. Possiamo condividere documenti in tutto il mondo con Google Drive. Possiamo assegnare attività e collaborare ai progetti su Asana. Tuttavia, introdurre un nuovo software nel tuo team non è sempre sufficiente. Probabilmente ci sono anche altri ostacoli, più interpersonali, da superare.

Imparare a collaborare con i membri dei team di diversi reparti può offrire alle aziende l’opportunità di lavorare al meglio. Allora perché ci opponiamo? E perché abbiamo difficoltà a facilitare la collaborazione anche quando siamo tutti d’accordo sul fatto che la vogliamo? Di seguito, troverai 5 ostacoli comuni alla collaborazione tra team, reparti e funzioni, insieme alle soluzioni per ciascuno di essi.

Cinque suggerimenti per migliorare la collaborazione tra i team

In poche parole, la collaborazione interfunzionale si verifica quando persone di diversi team o funzioni (marketing, vendite, progettazione, Risorse umane) all'interno di un'azienda uniscono le forze per lavorare a un obiettivo, un progetto o una responsabilità comuni.

Può trattarsi di qualsiasi cosa, dalle responsabilità quotidiane, come l’assistenza clienti e il marketing che collaborano sui social media, a progetti una tantum, come le vendite e lo sviluppo di prodotti per una nuova funzionalità di conversione dei clienti. Tuttavia, realizzare tutto ciò, per non parlare di farlo funzionare, non è sempre facile.

1. I team coinvolti hanno obiettivi contrastanti o non hanno obiettivi

Hai mai provato a coinvolgere un altro team in un progetto, per poi sentirti dire che non è una priorità? Può essere esasperante se sai che avrà un impatto diretto sulle entrate, acquisirà un numero significativo di nuovi clienti, risolverà un enorme debito tecnico o avrà un impatto positivo sulla tua azienda.

In questo caso, è probabile che tu e il team in questione non siate allineati sugli obiettivi. O peggio, non conosci gli obiettivi del tuo team o della tua azienda.

Quando manca la chiarezza degli obiettivi, diventa evidente quando si cerca di uscire dal proprio compartimento stagno per collaborare, e poi ci si scontra con un muro.

Soluzione: allinearsi sugli obiettivi e condividerli con tutti

Incoraggia i dirigenti senior a rendere pubblicamente visibili gli obiettivi aziendali, in modo che tutti, non solo il team di leadership, conoscano le priorità della tua azienda. Se sei un collaboratore individuale, assicurati di sapere come i tuoi progetti si collegano a obiettivi più ampi (puoi utilizzare la piramide della chiarezza per aiutarti a mapparli) e comunica ai collaboratori quale obiettivo supporta la tua iniziativa.

Se utilizzi Asana, crea un progetto che elenchi tutti gli obiettivi aziendali. Condividilo con l'intera azienda, in modo che ogni team, dalla contabilità alle vendite, comprenda il quadro generale. Puoi utilizzare l’accesso in Solo commento per assicurarti che sia visibile, ma non modificabile, da tutti. Per istruzioni più dettagliate, leggi il nostro articolo del Centro assistenza sulla creazione di un progetto per gestire gli obiettivi e i traguardi aziendali su Asana.

2. Non sei a conoscenza dei progetti e delle iniziative degli altri team

Alcune delle migliori collaborazioni a cui ho lavorato sono iniziate quando un collega si è rivolto a me e mi ha detto: “Ehi, il team sta lavorando su XYZ. Lo sapevi?”

Probabilmente è successo anche a te. Le collaborazioni organiche sono solo la punta dell’iceberg. Pensa a quante altre opportunità possiamo scoprire comunicando attivamente il nostro lavoro agli altri.

Soluzione: condividi il lavoro in programma sia all'interno che all'esterno del tuo reparto

Non sapere cosa stanno facendo i tuoi colleghi crea un ostacolo a una collaborazione efficace, ma non deve essere per forza così. Per risolvere questo problema, condividi regolarmente un riepilogo del lavoro futuro del tuo team con l’intera azienda o crea un luogo in cui gli altri possano facilmente trovare queste informazioni.

Fai solo attenzione alle informazioni irrilevanti. Sebbene sia bene avere un’idea di ciò che ogni team della tua azienda sta facendo, non è necessario che tutti siano a conoscenza di ogni piccolo tweet, correzione di bug o caso di assistenza clienti. Condividi un brief, ma indica ai colleghi dove possono trovare maggiori informazioni (ad esempio, un progetto su Asana).

Su Asana, usa gli aggiornamenti di stato per fornire a tutti i follower del progetto un rapido aggiornamento sull’avanzamento e sul lavoro in programma. Per le iniziative più grandi, crea un riepilogo e condividilo come conversazione a livello di team o di personale. Includi link ad attività e progetti pertinenti e invita i colleghi del team a partecipare a un progetto se possono contribuire.

3. Non capisci i ruoli, le responsabilità o il gergo dei tuoi colleghi

Una volta, ho ascoltato un collega dare lo stesso aggiornamento nella nostra riunione settimanale del team per due mesi consecutivi. Non pensavo fosse rilevante per il mio lavoro. Questo fino a quando non ho visto il risultato finale e mi sono reso conto che avevamo appena perso un’ottima opportunità di collaborare. Se ne avessimo parlato più nel dettaglio, avremmo potuto trovare il modo di ridurre il lavoro duplicato e abbreviare la cronologia del progetto.

Spesso, questa “connessione mancata” si verifica sul lavoro perché:

1. non comprendiamo appieno il ruolo o le responsabilità dell’altro

2. usiamo un gergo e una nomenclatura che non sono facilmente comprensibili da un pubblico più ampio

Fortunatamente, la consapevolezza è il primo passo per abbattere questa barriera.

Soluzione: scopri chi fa cosa e come parlare la loro lingua

Ogni volta che puoi, conosci i tuoi colleghi, i loro stili di lavoro e fai loro domande dettagliate su ciò a cui stanno lavorando. Nelle aziende più grandi, facilita le opportunità di apprendimento, come incontri individuali casuali o presentazioni a livello aziendale in cui le persone possono mostrare ciò che hanno creato, lanciato o su cui hanno lavorato.

In Asana, lo facciamo assegnando aree di responsabilità (AoR) a ciascun dipendente e mantenendo un elenco aggiornato di tutte le AoR e dei loro titolari. In questo modo, tutti sanno esattamente chi fa cosa.

4. Intraprendere un altro progetto sembra richiedere troppo tempo

Questo è probabilmente lo scenario più comune: inviti un team o un collega del team a collaborare a qualcosa con te. Sono interessati, ma non hanno tempo. Magari accettano di dare una mano, ma “il mese prossimo” o “il prossimo trimestre”. Alla fine, il tuo progetto viene rimandato a tempo indeterminato e hai rinunciato a tutte le speranze che venga mai realizzato.

Il problema è che essere coinvolti in un nuovo progetto spesso sembra un’attività scoraggiante e dispendiosa in termini di tempo, anche se in realtà è un’attività molto più piccola.

Soluzione: presenta una proposta chiara, una cronologia e un impegno di tempo stimato

Prima ancora di chiedere al tuo collega di aiutarti con un nuovo progetto, prenditi del tempo per stimare quanto tempo ci vorrà. Se puoi, aggiungi del tempo extra per il tuo progetto. Quindi, definisci il ruolo del collega e l’impegno stimato in termini di tempo. Se ha una comprensione più chiara di ciò di cui hai bisogno e di quanto tempo ci vorrà, sarà più facile convincerlo a partecipare.

Su Asana, crea un progetto e aggiungi una descrizione e le date di scadenza alle attività. Assegna le attività all'interno del tuo progetto ai singoli colleghi del team. Quindi, utilizza i campi personalizzati per aggiungere un impegno di tempo stimato. Quando assegni le attività, i tuoi colleghi avranno una comprensione molto più chiara di ciò che devono fare, entro quando e quanto tempo ci vorrà.

5. C’è riluttanza ad adottare nuovi metodi di lavoro

“Le abitudini sono la versione del pilota automatico del tuo cervello”, scrive Stephanie Vozza su Fast Company. Sul luogo di lavoro, questo spesso si traduce in riluttanza ad adottare un nuovo strumento, metodo o modo di lavorare. È la mentalità del "se non è rotto, perché aggiustarlo". E sappiamo tutti che le abitudini sono dure a morire.

Sfortunatamente, rimanendo ancorati alle nostre abitudini, ignoriamo le opportunità di lavorare in modo più efficiente, risparmiare tempo e anticipare i tempi. (Basti pensare al vantaggio che i primi utilizzatori di email hanno avuto rispetto ai loro colleghi che non le usavano!) E chi non vorrebbe avere più tempo a disposizione durante la giornata?

Soluzione: introdurre un nuovo strumento o una nuova abitudine gradualmente

Se stai introducendo qualcosa di nuovo, che si tratti di un nuovo processo o di uno strumento, nel tuo team, lascia che le persone si abituino gradualmente ai nuovi processi. “Quello che ho scoperto è che non bisogna spingere una revisione importante del processo [quando si formano nuove persone sull’uso di Asana]”, afferma Caisha, membro della Community di Asana. “Inizia con un progetto semplice, come l’ordine del giorno di una riunione o un evento. Idealmente, è qualcosa che molte persone nel reparto, indipendentemente dal ruolo, dovranno conoscere o in cui dovranno essere coinvolte.”

È anche una buona idea avere una persona di riferimento, o un promotore, che ricordi gentilmente alle persone: "Ehi, ricordi quel nuovo processo che stiamo seguendo?" Oppure “Ehi, potresti inserirlo su Asana?” per aiutare gli altri ad adottare un nuovo modo di lavorare.

Se hai appena iniziato a usare Asana con il tuo team, utilizza integrazioni come l’add-on di Gmail per aiutare le persone a passare senza problemi dalla comunicazione via email alla collaborazione su Asana.

Inizia a collaborare con i colleghi del team

Con una collaborazione efficace, puoi sbloccare alcuni dei migliori lavori del tuo team, scoprire approfondimenti di cui non sapevi di aver bisogno e portare i risultati del tuo progetto da buoni a eccezionali. Ma facilitare la collaborazione non è privo di sfide. Ci vuole impegno. Sta a te decidere se lasciare che le barriere ti intrappolino in un compartimento stagno o abbatterle.