Cos’è la gestione dei processi aziendali? Una guida al BPM

Cos’è la gestione dei processi aziendali (BPM)?

La gestione dei processi aziendali, o BPM, è la pratica di analizzare e migliorare i processi aziendali. Un processo aziendale è una sequenza di attività che la tua azienda svolge per raggiungere un obiettivo specifico. 

Perché è necessario? Nel tempo, i processi aziendali, che probabilmente sono stati creati quando avevi meno membri del team o prima di utilizzare determinati strumenti, potrebbero essere diventati obsoleti, inefficienti o inefficaci. La gestione dei processi aziendali ti aiuta ad analizzare tali processi e a ottimizzarli attraverso pratiche collaudate di miglioramento dei processi. Spesso, ciò include miglioramenti dei processi aziendali come la riduzione dei colli di bottiglia, l’automazione del lavoro manuale, l’ottimizzazione e la semplificazione dei processi inefficienti o il riorientamento degli obiettivi del progetto verso risultati aziendali specifici. 

Fondamentalmente, la gestione dei processi aziendali non solo aiuta a creare un’azienda più efficiente o efficace, ma fa entrambe le cose contemporaneamente. Senza efficienza, i processi efficaci possono richiedere più tempo del necessario per essere completati. Allo stesso modo, quando i processi efficienti non sono ottimizzati anche per l'efficacia, possono essere rapidi, ma ottenere il risultato sbagliato. Per maggiori informazioni su come ottenere entrambi, leggi il nostro articolo sulla differenza tra efficienza ed efficacia.

Perché la gestione dei processi aziendali è importante?

Secondo Gartner, una delle principali autorità nella ricerca sul BPM, l’importanza della gestione dei processi aziendali risiede nella sua capacità di sincronizzare persone, sistemi e informazioni per ottenere risultati aziendali mirati.

Ecco come la gestione delle prestazioni aziendali aiuta sia i project manager che i responsabili dei processi aziendali a migliorare le prestazioni dei team e dei processi organizzativi.

• I sistemi di gestione delle prestazioni aziendali semplificano l’efficienza operativa migliorando le operazioni aziendali per renderle più efficienti.

• Il BPM migliora la produttività identificando e correggendo le inefficienze, il che porta a un aumento della produttività del team.

• Il BPM promuove l’innovazione allineando i processi organizzativi e promuovendo una cultura del miglioramento continuo.

Immagina un team di sviluppo software i cui processi ad hoc e le frequenti interruzioni della comunicazione hanno causato ritardi nelle tempistiche del progetto. Dopo aver adottato i sistemi di gestione dei processi aziendali, il team ha stabilito un chiaro flusso di lavoro, assegnato ruoli e responsabilità specifici e definito obiettivi intelligenti misurabili. Di conseguenza, i tassi di completamento dei progetti sono migliorati in modo significativo e la collaborazione del team è diventata più efficiente.

In sostanza, la gestione dei processi aziendali aiuta i professionisti della gestione dei progetti non solo a gestire le prestazioni dei processi aziendali, ma anche a trasformare il modo in cui i team raggiungono i loro obiettivi.

Tre tipi di gestione dei processi aziendali

La gestione dei processi aziendali si concentra sul miglioramento dei processi. Ma ci sono molti processi e casi d’uso nella tua azienda, quindi ci sono altri tipi di soluzioni di gestione dei processi aziendali per aiutarti ad arrivare al fondo di questi miglioramenti. 

Non è necessario utilizzare questi termini, ma comprendere i tre diversi tipi di BPM ti aiuta a sapere quale utilizzare per migliorare i tuoi processi. 

Gestione delle prestazioni aziendali incentrata sull’essere umano

La gestione delle procedure aziendali incentrata sull'uomo si occupa dei processi svolti prevalentemente dalle persone. Ci sono cose che solo le persone possono fare e spesso comportano numerose approvazioni e attività svolte da individui. In questo caso, non è possibile creare efficienza ed efficacia perfette, anche se ci si prova. Quindi questo tipo di sistema di gestione dei processi aziendali lavora per sbloccare le persone integrando notifiche semplici, interfacce intuitive e funzionalità di monitoraggio efficaci. Tutto ciò ottimizza la comprensione dei processi da parte delle persone e fornisce loro una guida in tempo reale. 

Esempi di processi aziendali incentrati sull'uomo: 

• Assunzione e onboarding. È possibile migliorare gli annunci di lavoro, il monitoraggio dei curriculum, le referenze, ma c’è un elemento unicamente umano nell’assunzione di un nuovo dipendente. Dal primo colloquio telefonico a quello in sede, il miglioramento dei processi di assunzione si concentra sulla gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone.

• Lavoro creativo. Non è possibile automatizzare il processo creativo. Questo processo richiede una componente umana, i designer o i copywriter, per fornire la scintilla creativa. In questo caso, la gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone semplifica la revisione e la pubblicazione del lavoro creativo e consente ai creativi del team di svolgere un lavoro di grande impatto.

Gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti

Come suggerisce il nome, i processi aziendali incentrati sui documenti sono quelli in cui un documento è l'elemento principale che viene creato. Pensa a un documento legale, a un post di blog o a qualsiasi documento che passa attraverso più cicli di revisione. 

Gestione dei processi aziendali incentrata sull’integrazione

Sapevi che l'operatore della conoscenza medio usa una decina di strumenti fino a 25 volte al giorno? La gestione dei processi aziendali incentrata sull’integrazione affronta questo problema attraverso la trasformazione digitale, adottando la tecnologia per utilizzare e integrare gli strumenti in un’unica piattaforma centralizzata. Abilitando le integrazioni tra gli strumenti, puoi creare un'unica fonte di riferimento per tutte le tue informazioni. Invece di aggiornare manualmente gli strumenti o cercare nelle app i dati necessari, la gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione semplifica la ricerca delle informazioni e impedisce che le cose vengano trascurate.

Le cinque fasi del ciclo di vita della gestione dei processi aziendali

La gestione dei processi aziendali consente di ridurre le inefficienze e ottimizzare i processi aziendali. Per iniziare, segui queste cinque fasi del ciclo di vita della gestione delle risorse aziendali:

1. Analisi

Prima di ottimizzare i processi, è necessario capire quali sono. La prima fase della gestione dei processi aziendali è l'analisi, anche se a volte viene chiamata fase di progettazione. Durante questa fase, dai un’occhiata ai processi attuali della tua azienda e mappali dall’inizio alla fine. A questo punto, non stai apportando modifiche ai processi aziendali, ma semplicemente cercando di capire quali sono. 

Per esempio, immagina di lavorare in una piccola azienda. Vuoi migliorare il modo in cui interagisci con i tuoi clienti. Per iniziare a migliorare l’esperienza del cliente attraverso il BPM, analizza ciò che fai attualmente. Come vengono archiviati i ticket? Chi risponde? Cosa succede quando un team diverso da quello del servizio clienti deve essere coinvolto? Quanto velocemente rispondi ai clienti? Qual è il loro tasso di soddisfazione? Qual è il punteggio NPS più recente? Utilizzi un CRM? Rispondere a queste domande aiuta a delineare un quadro completo del processo di esperienza del cliente.

Per aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente, devi prima comprendere un processo attuale dall'inizio alla fine. Quindi identifica i passaggi che possono essere tagliati o migliorati. Infine, forma il team sul nuovo processo e implementalo, idealmente tramite un modello su Asana, in modo che il team possa gestire i miglioramenti futuri.”

2. Modella

Ora che hai compreso il processo dall'inizio alla fine, modellalo in base a come dovrebbe effettivamente essere. Idealmente, durante la fase di analisi hai identificato le inefficienze che puoi eliminare o i punti in cui il lavoro è bloccato da colli di bottiglia. Modella il processo e il flusso di dati ideali, in modo da poter iniziare a implementarlo nel passaggio successivo. 

Per tornare al nostro esempio, un grosso ostacolo per il tuo team è ottenere risposte da persone che non fanno parte del team di assistenza clienti, poiché utilizzano uno strumento diverso. I membri del servizio clienti trascorrono molto tempo a copiare manualmente le informazioni da uno strumento all'altro. Per semplificare e automatizzare questi flussi di lavoro, decidi di integrare il tuo CRM con il tuo strumento di gestione del lavoro. Ora che hai capito come vuoi che sia il processo, modella il comportamento che vuoi vedere prima di implementarlo.

3. Implementazione

Durante la fase di implementazione, a volte chiamata fase di esecuzione, metti in pratica il tuo modello. Mentre lo fai, stabilisci le metriche per il successo o il fallimento, al fine di valutare se questo processo è migliore di quello che avevi già in atto. 

A seconda dell’ambito del cambiamento, utilizza un processo di gestione del cambiamento per implementarlo, soprattutto se si tratta di una nuova tecnologia o di un sistema che il tuo team non conosce. Fortunatamente, siamo qui per aiutarti: leggi il nostro articolo sui sei passaggi per creare un processo di gestione del cambiamento efficace.

Per continuare con il nostro esempio, hai modellato il comportamento ideale tra il tuo strumento di gestione del lavoro e quello di CRM. Ora, per farlo, implementi un modello di gestione dei processi aziendali incentrato sull’integrazione. Con integrazioni efficaci tra i due strumenti, il tuo team di assistenza clienti può smettere di trasferire manualmente le informazioni da uno strumento all'altro e dedicare più tempo a ciò che sa fare meglio: servire i tuoi clienti.

4. Monitoraggio

Una volta implementati i nuovi processi, monitorali per vedere come stanno andando. Questi nuovi processi hanno effettivamente migliorato i colli di bottiglia e le inefficienze? Le persone li usano? A volte, le cose che sembrano buone sulla carta, o che funzionano bene durante un piccolo test, non funzionano durante un’implementazione a livello di organizzazione. Se questo è il caso, interrompi l’implementazione o considera di passare a qualcos’altro. Monitorando questi processi, puoi identificare in modo proattivo eventuali problemi e intervenire se necessario. 

Per esempio, dopo aver implementato una nuova integrazione tra gli strumenti per il tuo team di assistenza clienti, monitora l'utilizzo degli strumenti. Le persone utilizzano l’integrazione? La quantità di lavoro manuale svolto dal team di assistenza clienti è diminuita? In caso contrario, organizza ulteriori sessioni di formazione e abilitazione per incoraggiarne l’adozione. 

5. Ottimizzazione

Durante la fase di ottimizzazione, a volte chiamata automazione, continua a modificare e migliorare il processo aziendale. Anche se il processo che hai implementato ha funzionato perfettamente, cerca ulteriori inefficienze o processi manuali da migliorare. È qui che entra in gioco l’automazione dei processi aziendali. L’automazione dei processi aziendali è il processo di automatizzazione dei processi aziendali per renderli più efficienti e ridurre il lavoro manuale. 

Per tornare al nostro esempio del servizio clienti, ora desideri inviare automaticamente gli aggiornamenti tra i due strumenti, invece di chiedere al team di assistenza clienti di avviare manualmente l'integrazione. Oppure, cerca attività adiacenti da automatizzare. Per esempio, crea una regola per inviare automaticamente un'email di feedback al cliente dopo la chiusura di un ticket, al fine di valutare l'efficacia del servizio clienti e continuare a migliorare i processi in futuro.

Best practice per la gestione delle prestazioni aziendali

Un’efficace implementazione del BPM può trasformare l’efficienza operativa di un’organizzazione e allinearla agli obiettivi strategici per un valore aziendale ottimale. Ecco le migliori pratiche essenziali per il successo di qualsiasi iniziativa di BPM:

• Coinvolgere prospettive diverse: il coinvolgimento degli stakeholder di vari reparti, tra cui il CIO e i team di gestione dei progetti, garantisce un’ampia gamma di approfondimenti. Questa diversità è fondamentale per riprogettare i processi e migliorare le prestazioni.

• Istituire un Centro di eccellenza (CoE) per il BPM: creare un hub centrale di competenze BPM, composto da professionisti esperti nelle metodologie Six Sigma e Agile. Questo CoE guida i progetti di BPM per allinearli all’insieme strategico di attività e obiettivi aziendali dell’organizzazione.

• Gestire le aspettative: definire chiaramente l’ambito del progetto e gli obiettivi con tutti gli stakeholder per garantire che il sistema di BPM sia in linea con il valore aziendale che si cerca di creare. Un ambito ben definito previene le interpretazioni errate e stabilisce un percorso chiaro per il successo del progetto.

• Integrare la misurazione delle prestazioni: è fondamentale incorporare metriche di prestazione e KPI chiari. Ciò consente di monitorare e migliorare continuamente il processo di BPM, garantendo che generi continuamente valore per l’azienda e soddisfi le aspettative degli stakeholder.

Vantaggi della gestione dei processi aziendali

Senza una visione d'insieme dei processi aziendali, non è possibile sapere quanto siano efficienti ed efficaci tali processi. Con la gestione dei processi aziendali, hai un modo per comprendere, analizzare e migliorare i processi aziendali. Quando si modella un processo aziendale, si delinea il processo ideale. Quindi, se al momento non è così, capisci perché e lo migliori. 

Ricorda, la gestione dei processi aziendali non è un processo una tantum. Al contrario, è un impegno continuo per valutare e migliorare i processi. Di conseguenza, puoi promuovere miglioramenti significativi dei processi, una maggiore efficienza ed efficacia e modi più semplici per i membri del team di raggiungere i loro obiettivi più velocemente e con meno impegno. 

La gestione dei processi aziendali:

• Mappa e migliora i tuoi processi

• Automatizza i processi ove possibile 

• Riduce gli sprechi

• Elimina i colli di bottiglia

• Riduce gli errori

• Migliora l'efficienza e l'efficacia

• Genera servizi e prodotti migliori

• Porta a una maggiore soddisfazione del cliente

• Ottimizza le inefficienze

• garantisce che i processi aziendali contribuiscano chiaramente ai risultati aziendali

La gestione dei processi aziendali non è efficace solo per le grandi organizzazioni aziendali: anche i piccoli team e gli utenti di piccole aziende possono trarne vantaggio. Se hai una strategia aziendale con obiettivi aziendali chiave, la gestione dei processi aziendali ti aiuta a ottimizzare i processi e a raggiungere tali obiettivi. 

Cos’è un software di gestione dei processi aziendali?

Il software di gestione dei processi aziendali è una tecnologia creata per aiutarti a definire e acquisire i processi aziendali. Una suite di strumenti di gestione dei processi aziendali aiuta la tua organizzazione a comprendere, monitorare e semplificare i processi aziendali. 

I sistemi di gestione dei processi aziendali in genere: 

• mappano i processi attuali ed esistenti

• modellano i processi ideali

• automatizzare i processi per raggiungere gli obiettivi aziendali con meno lavoro manuale

• monitorano il lavoro in corso per il miglioramento continuo dei processi aziendali.

Gli strumenti di gestione dei processi aziendali a volte:

• offrire dashboard di analisi adattiva per identificare in modo proattivo le opportunità dei processi aziendali;

• offrire modelli per specifici processi o flussi di lavoro aziendali;

• Offrono strumenti di gestione dei processi aziendali per i test A/B prima di implementare i processi aziendali, in particolare per le grandi modifiche che richiedono la gestione delle modifiche.

• Monitorano i nuovi processi per assicurarsi che i membri del team li utilizzino correttamente e, in caso contrario, impongono modifiche.

Tipi di tecnologie di gestione dei processi aziendali

Il software di gestione dei processi aziendali utilizza varie tecnologie per aiutare le aziende a gestire i propri processi in modo più efficace. Integrando strumenti per la progettazione, l’esecuzione, il controllo e l’analisi dei processi, consente l’automazione e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro. L’implementazione di successo della gestione delle attività aziendali richiede la selezione della tecnologia appropriata per i requisiti specifici della tua organizzazione.

Progettazione dei processi

La tecnologia di progettazione dei processi si concentra sulla creazione e la modifica dei processi aziendali. Implica l’uso di strumenti che aiutano a mappare visivamente i flussi di processo, definire i passaggi e impostare i parametri per il funzionamento di un processo.

Un’azienda di e-commerce può utilizzare strumenti di progettazione dei processi per rinnovare il proprio sistema di evasione degli ordini. Il software aiuta a visualizzare l’intero flusso di lavoro dall’ordine alla consegna, identificando i colli di bottiglia e consentendo la riprogettazione dei passaggi per un’elaborazione e una consegna più rapide.

Process mining

Questi strumenti analizzano i dati provenienti da vari sistemi aziendali per scoprire, monitorare e migliorare i processi reali, estraendo le conoscenze dai registri degli eventi prontamente disponibili negli odierni sistemi informativi di cloud computing.

Un fornitore di servizi sanitari potrebbe utilizzare strumenti di process mining per analizzare il flusso dei pazienti attraverso le sue strutture. Gli approfondimenti acquisiti possono portare a una migliore pianificazione e allocazione delle risorse, il che potrebbe ridurre significativamente i tempi di attesa e migliorare la soddisfazione del paziente.

Prestazioni dei processi

Questo tipo di tecnologia BPM si concentra sul monitoraggio e sull’ottimizzazione delle prestazioni dei processi aziendali. Coinvolge strumenti che tengono traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e di altre metriche per valutare l’efficienza e l’efficacia dei processi.

Un’azienda manifatturiera potrebbe implementare strumenti di prestazioni dei processi per monitorare le linee di produzione. Questi strumenti monitorano la velocità, la qualità e i tempi di inattività di ogni linea, fornendo dati che aiutano a mettere a punto le operazioni per la massima efficienza e qualità del prodotto.

Esempi di processi aziendali

La gestione dei processi aziendali svolge un ruolo trasformativo in vari reparti di un’organizzazione. 

Osservando esempi specifici di gestione dei processi aziendali, vediamo che non si tratta solo di migliorare le prestazioni dei processi. Il BPM mira a rendere le organizzazioni più agili, reattive e strategicamente allineate. Il BPM, che sia nelle vendite, nelle Risorse umane o nella finanza, può avere un impatto sostanziale sul successo e sulla competitività di un’azienda.

Vendite

Nelle vendite, la gestione dei processi aziendali può semplificare l’intero processo di vendita, dalla lead generation alla chiusura delle trattative. Aiuta a gestire i dati dei clienti, a monitorare le prestazioni delle vendite e a garantire che le attività di vendita siano in linea con le strategie aziendali.

Esempio: immagina un'azienda tecnologica che implementa il BPM per gestire la sua pipeline di vendita. Il sistema di gestione dei processi aziendali automatizza il monitoraggio dei lead per garantire follow-up tempestivi. Analizzando i dati di vendita, il sistema identifica i modelli di successo e le aree che necessitano di miglioramento. Ciò consente al team di vendita di concentrarsi sulle strategie che producono i migliori risultati.

Risorse umane

Il BPM nelle risorse umane (Risorse umane) può automatizzare e ottimizzare vari processi come l’assunzione, l’onboarding, la gestione delle prestazioni dei dipendenti e le richieste di congedo. Ciò si traduce in un reparto Risorse umane più efficace, che migliora la soddisfazione dei dipendenti e la gestione dei talenti.

Esempio: in una grande azienda di vendita al dettaglio, la gestione dei processi aziendali viene utilizzata per semplificare l’onboarding dei dipendenti. Il sistema automatizza l’invio dei documenti e i programmi di formazione e si integra con i sistemi di gestione delle buste paga. Questa efficienza riduce i tempi di onboarding, migliora l’esperienza dei nuovi assunti e consente al personale delle Risorse umane di concentrarsi su iniziative più strategiche come il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti.

Contabilità

Nel reparto finanziario, il BPM può essere utilizzato per gestire processi come la definizione del budget, la fatturazione, la conformità e la rendicontazione finanziaria. Migliora l’accuratezza, accelera le operazioni finanziarie e garantisce la conformità agli standard normativi.

Esempio: un'azienda manifatturiera utilizza la gestione dei processi aziendali per il suo processo di definizione del budget. Il sistema consente il monitoraggio del budget in tempo reale e l’analisi della varianza, consentendo rapidi adeguamenti. Questo processo garantisce che le risorse finanziarie siano utilizzate in modo ottimale, riducendo gli sprechi e migliorando la capacità dell’azienda di prendere decisioni finanziarie basate sui dati.

Qual è il tipo di ottimizzazione dei processi più adatto a te?

Esistono diverse metodologie di processo per aiutarti a ottimizzare la tua azienda. Di seguito, ti illustriamo le differenze.

Gestione dei processi aziendali e gestione dei flussi di lavoro a confronto

La gestione dei processi aziendali si concentra sul processo aziendale end-to-end. Invece di concentrarsi su un flusso di lavoro specifico, la gestione dei processi aziendali mira a migliorare l'efficienza e l'efficacia in tutta l'organizzazione. 

Parte della gestione dei processi aziendali è la gestione dei flussi di lavoro. Un flusso di lavoro è un processo end-to-end che aiuta i team a raggiungere i propri obiettivi, mettendo in relazione le persone giuste ai dati giusti al momento giusto. I flussi di lavoro organizzano i dati in modo comprensibile e ripetibile concentrandosi su tre aspetti: la pianificazione, l'esecuzione e la revisione. Un flusso di lavoro efficace è un processo aziendale ripetibile e duraturo.

Gestione dei processi aziendali e project management office (PMO) a confronto

La gestione dei processi aziendali è un modo per valutare l'intero processo, modellare il processo ideale e quindi migliorare il lavoro in base a tale modello di processo.

Anche un project management office (PMO) si concentra sul miglioramento dei processi aziendali, ma lo fa in modo leggermente diverso. Invece di affrontare i processi aziendali, un PMO allinea la tua organizzazione alle best practice di gestione dei progetti, definisce come eseguire i processi principali e allinea le iniziative strategiche in tutta l’organizzazione.

Gestione dei processi aziendali e automazione dei processi aziendali

La gestione dei processi aziendali esamina le pratiche aziendali della tua organizzazione in modo olistico, quindi cerca modi per migliorarle. Questo spesso include, ma non è limitato a, l'automazione dei processi manuali. Nell'ambito della gestione dei processi aziendali, questo viene definito automazione dei processi aziendali (BPA, Business Process Automation).

L'automazione dei processi aziendali è fondamentale perché molti processi che eseguiamo nella nostra vita quotidiana sono manuali: duplicare il lavoro tra gli strumenti, seguire lo stato del lavoro o persino cercare informazioni. Tuttavia, non è necessario il BPM per automatizzare i processi manuali. Cerca invece uno strumento di gestione del lavoro che offra funzionalità di automazione del flusso di lavoro. Questo tipo di piattaforma no-code fornisce un’interfaccia utente intuitiva, in modo che i dipendenti senza competenze tecniche possano comunque semplificare i processi manuali. 

Cos’è l’automazione robotica dei processi (RPA)?

L'automazione robotica dei processi (RPA) è un tipo di automazione dei processi aziendali specializzata. L’RPA aiuta la tua azienda a creare, distribuire e gestire robot software che eseguono attività ripetitive, in modo che i tuoi dipendenti non debbano farlo. Questi robot possono imitare tutti i tipi di interazioni uomo-computer, come copiare e incollare o spostare file da una posizione all'altra. 

Gestione dei processi aziendali vs. gestione di attività e progetti

La gestione dei processi aziendali ti aiuta a stabilire e allineare i processi a livello di azienda. Quando implementi la gestione dei processi aziendali, esamini i processi aziendali dell'intera organizzazione e li migliori. 

La gestione delle attività e dei progetti è leggermente diversa. La gestione delle attività è per le persone che cercano di migliorare la propria efficienza ed efficacia. Con un buon software di gestione delle attività, puoi ottenere chiarezza sul tuo lavoro e portare a termine le attività di maggiore impatto. 

Come suggerisce il nome, la gestione dei progetti funziona a livello di progetto. Il project management, o gestione del progetto, è un modo per i team di organizzare, monitorare e svolgere il lavoro previsto da un progetto. La gestione dei progetti prevede cinque fasi: avvio, pianificazione, esecuzione, prestazioni e conclusione.