Come un fornitore di soluzioni tecnologiche ha ridotto i giorni di lavoro manuale con AI Studio

Taco Technologies si impegna ad aiutare le organizzazioni di ogni forma e dimensione, dalle scuole e studi legali alle raccolte e piccole aziende, a gestire i sistemi su cui fanno affidamento ogni giorno. 

Grazie alla sua esperienza nell’abilitazione della stampa, nei flussi di lavoro dei documenti e nella tecnologia del luogo di lavoro, è da decenni un partner di riferimento per i team che desiderano semplificare il flusso di lavoro tra gli strumenti. 

Negli ultimi anni, Taco ha ampliato la propria offerta oltre la stampa, spostando l’attenzione sulla vendita diretta, aiutando le organizzazioni a implementare strumenti per il luogo di lavoro come Asana e Odoo e supportando una gamma più ampia di esigenze operative.

Ma la crescita ha portato con sé la complessità. Più prodotti e clienti significavano più richieste e un volume crescente di lavoro gestito manualmente attraverso documenti condivisi e catene di email. 

Per risolvere il problema, Taco si è rivolta ad AI Studio per automatizzare le attività di routine e creare flussi di lavoro coerenti. Il risultato? Hanno ridotto drasticamente il tempo dedicato al lavoro amministrativo, consentendo al team di concentrarsi sul far avanzare i progetti senza i soliti colli di bottiglia: un’innovazione che ha permesso loro di ottenere il riconoscimento come Future of Work with AI Partner (APAC) di Asana al Partner Summit.

“Dire che questo sta trasformando la nostra azienda un po’ alla volta è un eufemismo”, ha dichiarato Charlie Masters, general manager di Taco. 

Automatizzare la ricezione delle richieste e la pianificazione della migrazione

Uno dei casi d'uso più significativi di Taco è iniziato in un luogo fin troppo familiare: la casella di posta di qualcuno.

I technical account manager ricevono regolarmente richieste di migrazione complesse da rivenditori o clienti, come il passaggio da sistemi di gestione della stampa in loco a soluzioni basate su cloud. Queste richieste includono un mix di dettagli del cliente e specifiche tecniche, seguiti da una semplice domanda: cosa facciamo dopo?

In precedenza, rispondere a quelle email significava ore di ricerca e documentazione manuale. Ora, quel processo viene eseguito tramite AI Studio: con una ricezione chiara, una ricerca basata sull’intelligenza artificiale e un framework riutilizzabile per generare piani pronti per l’implementazione in pochi minuti anziché in giorni.

“Abbiamo creato un lavoro di analista del supporto tecnico che [il nostro technical account manager] svolgeva da solo. Ci metteva giorni per farlo: molte riunioni, molti scambi di domande”, ha detto Charlie. “Ora possiamo affidare questo lavoro interamente ad AI Studio.”

Ecco un esempio anonimo di quel flusso di lavoro che mostra un’organizzazione e dei dipendenti fittizi:

Passaggio 1: un modulo di ricezione strutturato sostituisce l’email

Invece di affidarsi a conversazioni email ad hoc per avviare le richieste di migrazione, Taco utilizza un modulo Asana standardizzato, collegato a un progetto di ricezione, per raccogliere i dettagli della richiesta. Il modulo acquisisce campi coerenti come:

• Nome dell’azienda e del richiedente

• Numero di riferimento del cliente

• Numero e tipi di dispositivi multifunzione (MFD)

• Funzionalità chiave dell’ambiente di stampa (ad es. stampa da dispositivo mobile, scansione integrata)

• Domande condizionali che si adattano in base alle risposte

Questo approccio garantisce che nulla venga trascurato e crea una traccia di dati pulita, rendendo più facile per il team (e l’IA) iniziare.

Passaggio 2: l’IA esamina le richieste e redige le raccomandazioni

Una volta inviato il modulo, l’attività viene automaticamente indirizzata alla sezione “Ricerca” del progetto di ricezione, dove subentra il flusso di lavoro AI Studio di Taco.

Qui, l’IA agisce come un analista di ricerca e supporto tecnico, con l’attività di valutare i rischi, far emergere i dettagli chiave e redigere un piano di migrazione basato su best practice consolidate.

Per fare ciò, l’IA fa riferimento a una serie di risorse interne fornite come contesto nel backend di AI Studio, tra cui una guida alla migrazione di oltre 25 pagine, un progetto di implementazione collegato con i dati storici del cliente e una guida chiara su tono, struttura e formattazione.

L’IA valuta l’invio dei moduli in questo contesto per determinare se dispone di informazioni sufficienti per procedere. In caso contrario, contrassegna l’attività e la sposta in una sezione “Ricezione non riuscita”, evitando al team di dover cercare i dettagli mancanti e garantendo che solo le richieste pronte per l’uso vadano avanti.

Passaggio 3: viene generato automaticamente un piano di migrazione dettagliato

Se la richiesta supera il controllo di ricerca, l’IA genera automaticamente una nuova attività con un riepilogo completo della migrazione. Il risultato include:

• informazioni importanti sul cliente e sul rivenditore, come i dettagli di contatto e i numeri di riferimento;

• Un elenco di potenziali ostacoli o complessità che potrebbero avere un impatto sui progetti

• Un piano di migrazione passo dopo passo, completo di azioni consigliate, stime temporali e considerazioni tecniche

Non si tratta di liste di cose da fare generiche, ma di piani di implementazione di più settimane, che coprono tutto, dalle revisioni legali e dai controlli dell’infrastruttura ai test pilota e alla distribuzione completa. Ogni piano è personalizzato in base alla richiesta e basato su competenze interne.

"Quello che abbiamo fatto è stato trasformare [il nostro documento di orientamento] in parte del nostro flusso di lavoro", ha detto Charlie. “Quindi ora questa esperienza può essere trasformata in un piano in pochi minuti. E questo è davvero potente per noi.”

Fase 4: un essere umano esamina il piano prima di procedere

Una volta completato, il piano di migrazione generato dall’IA viene inoltrato a un membro del team tecnico per la revisione. Invece di redigere i piani da zero, convalidano i dettagli e firmano prima dell'inizio dell'implementazione.

È un semplice cambiamento che fa una grande differenza: risparmiare almeno un giorno alla settimana mantenendo la qualità che il cliente si aspetta.

Non si tratta di sostituire le competenze, ma di scalarle. “Non puoi lasciare che l’IA faccia il tuo lavoro al posto tuo”, ha detto Charlie. “Non è questo il punto. Il punto è che si tratta di un risparmio di tempo così grande, così ben integrato nel tuo flusso di lavoro, che diventa più coerente e più facile per te fare la tua revisione. L’esperienza umana è ancora molto importante.”

Con AI Studio, Taco ha trasformato un flusso di lavoro manuale e dispendioso in termini di tempo in un sistema ripetibile che fornisce piani di migrazione accurati e di qualità con molto meno sforzo.

Risparmiare tempo con un assistente di direzione basato sull’IA

Taco non si è fermata ai flussi di lavoro tecnici. Il loro CEO, Jonathan Milne, ha creato un assistente esecutivo virtuale utilizzando AI Studio per valutare e indirizzare le attività direttamente dalla sua casella di posta.

Il sistema valuta le attività in entrata in base a una serie dettagliata di criteri definiti da Jonathan e le invia automaticamente nel posto giusto. Per esempio:

• Le richieste di fatturazione vengono indirizzate al team Contabilità

• I lead di sviluppo aziendale vengono assegnati al membro appropriato del leadership team

• Le opportunità di partnership e le escalation vengono classificate e inviate agli stakeholder

• Le attività generali vengono assegnate in base al loro contenuto e alla loro priorità

Automatizzando questo tipo di smistamento della posta in arrivo, le attività vengono gestite rapidamente, in modo coerente e senza che nulla venga trascurato.

“La sua casella di posta è costante”, ha detto Charlie. “Quindi, recuperare la concentrazione e il tempo esternalizzando la gestione della sua posta in arrivo a un assistente virtuale è davvero potente.” L’impatto non è solo operativo, ma anche personale.

“Ora pranza più spesso”, ha aggiunto Charlie. “Sembra sciocco, ma ci lasciamo coinvolgere dalla narrazione secondo cui l’IA restituirà tempo per essere un leader, per svolgere le attività strategiche. Ti dà solo un po’ più di respiro per essere grande. E se essere bravi significa svolgere attività strategiche, è meraviglioso. Se essere bravi significa poter pranzare regolarmente, è meraviglioso anche questo.”

Costruire sul successo iniziale

Dopo i primi successi, Taco sta ora espandendo l’impronta di AI Studio in tutta l’azienda. Il team sta collaborando attivamente con ogni reparto per identificare opportunità ad alto impatto, che si tratti di creare nuovi sistemi di triage, di creare flussi di lavoro interni per supportare le diverse esigenze dei clienti o di aiutare i team a gestire le esigenze degli stakeholder in modo più efficace.

“Stiamo lavorando attivamente con tutti i team per trovare più passaggi di triage e più passaggi di supporto in tutti i nostri flussi di lavoro”, ha affermato Charlie.

Stanno anche continuando a perfezionare ciò che hanno già creato, pianificando di evolvere i flussi di lavoro nel tempo in base all’utilizzo reale. I potenziali aggiornamenti pianificati includono l’aggiunta di revisori alle richieste incomplete e l’integrazione più fluida dei piani di intelligenza artificiale nei processi dei rivenditori.

Mentre continua a espandere AI Studio in tutta l’organizzazione, il team di Taco vede lo strumento non come un sostituto delle proprie conoscenze, ma come un modo per raddoppiare il lavoro che conta, senza raddoppiare l’impegno.

“Non è necessario iniziare con la perfezione per ottenere questi risparmi”, ha detto Charlie. “Basta iniziare. Capisci che non sta sostituendo il tuo lavoro. Ti aiuta a farlo in modo più efficiente e coerente.”