Come definire azioni da attuare ben chiare

È la fine di una riunione di avvio del progetto di successo e i membri del tuo team sono pronti a procedere per eseguire tutto ciò che è stato deciso durante la riunione. Ma come fai a sapere esattamente cosa fare una volta terminata la riunione? 

È qui che entrano in gioco le azioni da attuare chiaramente comunicate.

Cos'è un'azione da attuare?

Un'azione da attuare è un'attività creata a seguito di una riunione con altri stakeholder per far avanzare un progetto verso il suo obiettivo. Considerale come cose da fare orientate all’azione che ti aiutano a raggiungere gli obiettivi del tuo progetto. Le azioni da attuare possono far parte di un piano d'azione o di una lista di cose da fare più ampia e sono fondamentali per la gestione dei progetti quanto lo sono le riunioni efficaci. 

Le azioni da attuare possono aiutarti a monitorare le decisioni prese durante una riunione. Queste azioni da attuare possono essere sotto forma di risultati finali o risorse. Possono variare da semplici attività, come l'invio di un'email di follow-up, alla definizione del piano per un intero progetto, come la creazione di un diagramma di Gantt per una nuova campagna pubblicitaria. Utilizza un ordine del giorno della riunione per monitorare le azioni da attuare e definire i passaggi successivi.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo delle azioni da attuare?

Se sei un project manager che cerca di monitorare l'avanzamento del progetto, esistono alcuni modi in cui il monitoraggio delle azioni da attuare può avvantaggiare il tuo team.

Le azioni da attuare aiutano a mantenere organizzati i progetti

Un buon project manager invierà un elenco di azioni da attuare dopo una riunione, per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda sui passaggi successivi. Alcuni project manager organizzano le loro azioni in base ai verbali o alle note della riunione, per classificare le attività. Quando si scrivono le azioni da attuare in questo modo, possono indicare chiaramente quali corrispondono a un punto specifico dell'ordine del giorno della riunione.

Le azioni da attuare responsabilizzano i membri del team

Spesso, durante una riunione vengono prese molte decisioni. Le azioni da attuare possono aiutarti a definire le cose da fare associate a queste decisioni in tempo reale mentre ne stai discutendo. Avere una persona dedicata incaricata di creare un elenco di azioni da attuare e di seguire i titolari delle attività dopo la riunione garantisce che l'intero team sappia esattamente di quali attività è responsabile. Se utilizzi un software di gestione dei progetti, puoi anche automatizzare le azioni da attuare, assegnandole ai rispettivi membri del team in tempo reale con l'avanzare della riunione. 

Le azioni da attuare consentono di monitorare il lavoro svolto

Il monitoraggio delle azioni è uno strumento utile per gestire il carico di lavoro del tuo team. Il monitoraggio delle azioni da attuare consente ai manager di vedere facilmente a cosa sta lavorando il team e se ha la disponibilità per svolgere più attività. Se il tuo team ha lavoratori a ore o assegna il lavoro in base a incrementi di tempo, come il lavoro di agenzia, puoi monitorare il tempo necessario per completare ogni azione da attuare. Monitorando le azioni da attuare completate regolarmente, puoi assegnare progetti simili in futuro, sapendo di quante risorse hai bisogno.

Valuta la possibilità di registrare le azioni da attuare in un modello di registro delle azioni. Offre un modo semplice per vedere cosa è stato fatto, cosa è in sospeso e chi è responsabile di ogni follow-up.

Creazione di azioni da attuare: le tre W

Le azioni da attuare sono costituite da tre componenti principali. Questi tre componenti forniscono chiarezza su chi è responsabile dell'attività, cosa deve essere fatto esattamente e quando deve essere fatto.

Chi

Chi è responsabile di questa azione da attuare? Se ci sono domande relative a una specifica attività, a chi ci si dovrebbe rivolgere? Questa è una buona opportunità per utilizzare un grafico RACI, in modo da sapere esattamente chi è il titolare dell'attività e chi altro è coinvolto nel processo decisionale.

Cosa

Quale azione viene svolta in base alla descrizione dell'attività? Le attività efficaci iniziano con i verbi: non c'è ambiguità su ciò che deve essere fatto quando il nome dell'attività inizia con un'azione stessa. Ad esempio, invece di scrivere "Calendario dei contenuti" come azione da attuare, prova a scrivere "Fare brainstorming sugli argomenti del calendario dei contenuti". In questo esempio, non c'è ambiguità su cosa deve accadere con il calendario dei contenuti, perché il verbo "fare brainstorming" descrive chiaramente cosa deve essere fatto. 

Quando crei l'attività, valuta se puoi fornire al titolare dell'attività informazioni di contesto per aiutarlo a completare l'azione. Ci sono documenti importanti o materiali di riferimento di cui l'incaricato ha bisogno per completare l'attività? Avere tutte le informazioni importanti necessarie per un'attività in un unico posto non è solo comodo, ma semplifica anche il processo di lavoro. Limita i botta e risposta di cui i membri del team hanno bisogno per assicurarsi che l'attività venga svolta.

Quando

Quando devono essere completate le azioni da attuare della riunione? Quando imposti le scadenze, assicurati di considerare le altre dipendenze del progetto e il carico di lavoro attuale del titolare dell'attività. La scadenza che stai impostando è realistica sia per il team che per il progetto?

Esempi di azioni da attuare chiare

Le azioni da attuare sono fondamentali, ma imparare ad articolare chiaramente ciò che è necessario fare dopo una riunione richiede pratica. Ecco alcuni esempi di come i team creano le azioni da attuare:

Esempio di azione da attuare per la progettazione

Il team di sviluppo ha trovato un bug critico. Dopo aver discusso le potenziali soluzioni in una riunione, il team decide che Daniela correggerà il bug, poiché ha risolto un bug simile qualche mese fa e comprende meglio il problema. Completerà la correzione entro il prossimo aggiornamento del prodotto, che avverrà tra due settimane.

Azione da attuare: correggere il bug.

• Titolare dell'attività: Daniela

• Scadenza: due settimane a partire da oggi.

Esempio di azione da attuare per Risorse umane

Il team delle risorse umane sta cercando di standardizzare i processi di onboarding prima che altri membri del team si uniscano nei prossimi mesi. Il team decide di completare in modo collaborativo una struttura di presentazione per l'onboarding. Imposta una data di scadenza due settimane prima dell'inizio dei nuovi assunti. Da lì, Kabir completerà le diapositive della presentazione in base a tale schema una settimana prima dell'inizio dei nuovi assunti.

Azione n. 1: delineare la presentazione del processo di onboarding. 

• Titolare dell'attività: il team delle risorse umane

• Scadenza: due settimane prima dell'inizio del neoassunto

Azione da realizzare n. 2: completare la nuova presentazione per l’onboarding in base allo schema creato dal team

• Titolare dell'attività: Kabir

• Scadenza: una settimana prima dell'inizio dei nuovi assunti

Esempio di azione da attuare di progettazione

I team di marketing e progettazione si incontrano per condividere feedback sul primo round di riprogettazione del marchio. Il team di marketing fornisce un feedback sui primi progetti e il team di progettazione avrà quindi due settimane per incorporare il feedback discusso nella riunione.

Azione: modificare il primo ciclo di riprogettazione del marchio.

• Titolare dell'attività: team di rebranding

• Scadenza: 10 agosto, data della prossima riunione

Errori comuni durante la creazione di azioni da attuare

Se ben definite, le azioni da attuare possono aiutare il flusso di lavoro del tuo team, eliminare le attività da svolgere dall'elenco e accelerare l'avanzamento del progetto. Tuttavia, quando le azioni da attuare non sono chiaramente definite, possono causare grossi problemi. 

Di seguito elenchiamo alcuni errori comuni da evitare quando si creano le azioni da attuare.

Azioni vaghe

Quando un'attività non ha tutte le informazioni necessarie per essere completata, non è possibile iniziare a lavorativo. Invece, è necessario reperire informazioni o contattare gli stakeholder, il che richiede tempo prezioso.  Secondo la nostra ricerca, i knowledge worker dedicano il 60% del loro tempo a **lavoro superfluo**, come riunioni, controlli dello stato e ricerca di informazioni. Avere un "cosa" chiaramente definito nell'attività elimina la confusione su ciò che deve essere fatto, in modo da poter evitare inutili scambi di comunicazioni tra gli stakeholder.

Non impostare una scadenza

Se non imposti una scadenza, le attività possono essere rimandate indefinitamente, fino a quando non vengono trascurate. Se un'azione è essenziale per completare un progetto, è fondamentale impostare una data di scadenza precisa. Senza una data di scadenza, un'azione da attuare può andare rapidamente persa.

Non assegnare un'attività a un membro del team

Se non assegni un’attività a un responsabile, questa potrebbe essere lasciata indietro. Se sai che qualcosa deve essere fatto e nessuno si offre volontario per farlo, assegnalo alla persona più adatta a completarlo. Se questa persona non ha la capacità di occuparsi di questa attività, conoscere il carico di lavoro attuale del tuo team è un buon modo per trovare qualcuno che abbia la capacità di portare a termine questa attività.

Definire il "chi" può evitare che le attività vengano trascurate. Se un'attività viene assegnata a qualcuno, almeno una persona sa che deve essere portata a termine.

Organizza le azioni da attuare con Asana

Creare azioni da attuare è semplice, ma condividerle con il tuo team può essere difficile quando il lavoro non è tutto in un unico posto. È qui che un buon strumento di gestione del lavoro torna utile.