Social Factor ha dato impulso a una rapida crescita con Asana

La crescita esponenziale è motivo di celebrazioni. Ma cosa succede quando gli strumenti che usi non riescono a tenere il passo? È esattamente ciò che l'agenzia di social media Social Factor si aspettava quando si è trovata sommersa da una valanga di nuovi progetti e clienti.

Con sede a Fort Worth, in Texas, Social Factor conta oltre 50 dipendenti che lavorano sia in ufficio che da remoto in tutto il paese. Dalla strategia e la creazione di contenuti alla pubblicazione, alle campagne a pagamento e al community management, al reporting dei dati e agli approfondimenti, alla formazione sui social e al supporto per gli eventi live, Social Factor sostiene la crescita digitale di aziende come Toyota, Smith and Nephew e Fender Guitars.

Quando crescere significa superare i propri limiti

Il team operativo di Social Factor si è reso conto del successo che Social Factor stava ottenendo nello spazio social e ha fatto un controllo della situazione sugli strumenti che stava utilizzando. È diventato subito evidente che era imperativo trovare una soluzione per aiutare l'intera organizzazione a gestire il lavoro e a crescere con loro.

Ecco le sfide che Social Factor stava affrontando:

• I loro attuali strumenti di project management non erano abbastanza sofisticati per i loro processi in evoluzione ed erano difficili da implementare in tutta l’organizzazione.

• Volevano una piattaforma che si integrasse con gli strumenti che già utilizzavano in agenzia, oltre che con altre app che stavano valutando, come Everhour.

• I membri del team trovavano sempre più difficile rimanere sulla stessa lunghezza d'onda perché le informazioni erano sparse tra email, chat e file.

Avevamo bisogno di un'unica fonte di riferimento per gestire la nostra azienda nel modo più efficace possibile, sia internamente che esternamente.”

Scalabilità in totale sicurezza

Mentre la COO, Jeana Abboud, e la project manager, Jessica Pramanik, cercavano uno strumento che crescesse con loro, questo doveva consentire una pianificazione semplice e al contempo il monitoraggio di tutti i dettagli per cliente, progetto e ruolo. Qualunque strumento Social Factor avesse scelto, doveva integrarsi perfettamente con le altre risorse utilizzate per gestire l'azienda, come Google Suite e Slack. La possibilità di collaborare era un requisito fondamentale, inclusa la possibilità di taggare i membri del team nei commenti e di lasciare note in modo intuitivo.

Jeana e Jessica si sono rese conto rapidamente che Asana era una soluzione di gestione del lavoro che tutta l'azienda poteva adottare. Esaminare la roadmap di Asana le ha aiutate ad avere la certezza che, con la crescita di Social Factor, Asana avrebbe lanciato costantemente nuove funzionalità che avrebbero potuto utilizzare.

Hanno apprezzato il fatto che ci fossero flussi di lavoro utili specifici per le agenzie. Definendo e ottimizzando le cronologie e i piani di progetto per adattarli al loro modello di business, avrebbero creato un luogo più centralizzato in cui il team potesse gestire le attività quotidiane e la leadership potesse gestire l'efficienza dell'agenzia.

Inoltre, il team voleva procedere rapidamente con l'adozione e l'implementazione. Hanno sfruttato i materiali formativi di Asana, tra cui l’Academy e la Guida, per sviluppare un progetto di onboarding che delineasse chiaramente i passaggi della formazione per ogni collega del team. Questo ha aiutato il team a “imparare facendo”, e Jeana e Jessica potevano vedere chi aveva completato la formazione e con chi dovevano fare un follow-up. Hanno anche collaborato con uno dei responsabili del successo dei clienti di Asana per ottimizzare i loro principali flussi di lavoro e assicurarsi di sfruttare al massimo la piattaforma.

Avere il controllo e una visione d'insieme dei progetti è essenziale per il team direttivo e ci consente di essere al corrente di ciò che accade.”

Risultati promettenti entro quattro settimane dall'adozione

Dopo la prova di Asana, il team di leadership è stato irremovibile nella scelta di adottarla e implementarla in tutta l'organizzazione. Non hanno perso tempo a familiarizzare con lo strumento e a imparare facendo, sfruttando appieno gli strumenti di formazione all'interno dell'Asana Academy.

Per l'implementazione a livello di tutto il team, è stato assegnato un progetto di onboarding a ogni membro del team. Sono state assegnate attività, tra cui guardare i video di formazione di Asana e provare ogni funzionalità. Jeana e Jessica potevano facilmente valutare i progressi di ogni persona.

Asana era una novità per noi, ma siamo riusciti a passare dalla valutazione alla distribuzione in quattro settimane, il che dimostra quanto sia intuitivo lo strumento.”

Oggi, Social Factor attribuisce la propria capacità di rimanere efficiente e snella, pur continuando a crescere rapidamente, ai processi e ai flussi di lavoro che ha semplificato su Asana. Sono riusciti a ridurre il numero di punti di contatto interni tra gli account dei clienti e a eliminare la documentazione eterogenea, perché tutti hanno accesso alle stesse informazioni sui clienti. Chiunque può controllare facilmente lo stato dei progetti senza dover programmare riunioni di verifica o ripetere conversazioni. Inoltre, hanno standardizzato la gestione degli account, in modo che nessuno perda tempo ad apprendere processi unici quando passa da un cliente all’altro. Di conseguenza, sono in grado di crescere rapidamente con i loro clienti, continuando al contempo a fornire un lavoro di alta qualità entro le scadenze, il che è fondamentale nel frenetico settore del social marketing.

Asana ha anche influenzato il modo in cui l'azienda gestisce le proprie esigenze di pianificazione e di personale. Ad esempio, utilizzano Gestione delle risorse per monitorare le ore stimate per il lavoro in programma, identificare possibili problemi di disponibilità e anticipare le esigenze di assunzione in tutto il team. Ora Social Factor è in grado di bilanciare in modo più accurato i carichi di lavoro tra le risorse e continuare a fornire un lavoro efficace e tempestivo ai propri clienti su larga scala.

Supporto coerente internamente ed esternamente

Dal punto di vista operativo, Asana viene utilizzata per la collaborazione all'interno del team, l'onboarding dei nuovi assunti e il monitoraggio delle prestazioni del team e del singolo per la crescita professionale. I team utilizzano anche i moduli di Asana per acquisire tutto, dalle assenze dall'ufficio all'IT, fino alle richieste di risorse per gli account. In passato, ciò veniva fatto tramite richieste dirette a una singola risorsa, rendendo difficile taggare i membri del team e gestire su larga scala.

Social Factor utilizza Asana anche per gestire tutti gli aspetti del lavoro con i clienti, dall'onboarding di nuovi clienti alla gestione dei risultati finali, come la creazione e l'ottimizzazione dei contenuti, il brainstorming e la strategia, la gestione dei social media, i report e gli approfondimenti sui social a pagamento e il controllo qualità. Con così tanti passaggi diversi in ogni processo e membri del team con cui collaborare, Asana aiuta a mantenere tutto organizzato in modo che nulla venga trascurato.

Asana ha aiutato il nostro team a gestire le attività e a sapere cosa fare, quando e di che progetto fa parte.”

In futuro, Social Factor prevede di utilizzare Asana per automatizzare e integrare più funzioni operative, tra cui assunzioni e reclutamento, e possibilmente la collaborazione del team in ambito finanziario. L'intero team è entusiasta di continuare a far crescere Social Factor con Asana in prima linea.

Asana è il primo strumento di project management che abbiamo implementato in Social Factor e che riteniamo possa davvero crescere insieme a noi. Ci aspettiamo che ci aiuti ad acquisire più clienti utilizzando meno risorse.”