Morningstar risparmia 600.000 USD all'anno con i flussi di lavoro basati sull'IA in Asana AI Studio

Elementi in evidenza

Sfide

• Le inefficienze operative e uno stack tecnologico complesso rendevano difficile scalare il lavoro al ritmo richiesto dagli obiettivi di crescita aggressivi.

• I dipendenti utilizzavano strumenti diversi per gestire il proprio lavoro, il che faceva sì che le informazioni rimanessero in compartimenti stagni e le priorità non fossero chiare.

• La leadership non aveva visibilità sulle roadmap end-to-end dei team, il che rendeva difficile gestire i rischi e prendere decisioni informate.

• L'assenza di un modo standardizzato per gestire le risorse, monitorare i progetti e ricevere nuove richieste di lavoro ha portato a un sovraccarico di lavoro per le risorse e al mancato rispetto delle scadenze.

• I team di ricerca avevano un sistema obsoleto per la gestione dei contenuti interni, che rallentava la distribuzione e ostacolava l'amplificazione.

Soluzioni

• Le principali funzioni aziendali di Morningstar hanno adottato Asana per gestire il lavoro, collegare i dati e standardizzare i processi aziendali.

• Alcuni team hanno utilizzato Asana AI Studio per automatizzare la ricezione, semplificare la valutazione delle richieste e accelerare la produzione di contenuti, liberando tempo per concentrarsi sul lavoro di valore superiore.

• Consolidando più strumenti e flussi di lavoro su Asana, i team hanno ridotto l'impegno manuale ed eliminato i sistemi ridondanti.

• Con una chiara visibilità sulle richieste di lavoro e sui progetti in corso, i leader possono prendere decisioni basate sui dati che guidano la pianificazione e la strategia.

• I processi di ricezione standardizzati, inclusi quelli selezionati basati sull'IA, hanno migliorato la definizione della roadmap, la definizione delle priorità e le tempistiche di consegna in tutte le funzioni.

I risultati

• La pipeline di contenuti basata sull’IA del team di ricerca consente di risparmiare circa 14.976 ore all’anno, il che si traduce in un ulteriore risparmio di 600.000 USD.

• Il team Retirement ha eliminato due settimane dalle tempistiche di revisione delle richieste grazie alla ricezione e alla classificazione automatizzate con Asana AI Studio.

• Il team Central Technology di Morningstar risparmia 1.972 giorni lavorativi all’anno semplificando i flussi di lavoro e aumentando l’efficienza con Asana, con una riduzione dei costi stimata in 758.600 USD.

• In tutta l'organizzazione, i team prendono decisioni più rapide e basate sui dati, con una migliore definizione delle priorità, scadenze di consegna più chiare e una migliore previsione delle risorse, grazie in parte ai flussi di lavoro basati sull'IA.

• Riducendo l'impegno manuale e il lavoro a bassa priorità, i team sono in grado di concentrarsi su iniziative ad alto impatto e collaborare in modo più efficace su larga scala.

Vincitore del Work Innovation Award, 2025

Morningstar ha vinto l’Asana AI Visionary Work Innovation Award per il suo uso strategico dell’IA per promuovere l’esecuzione su larga scala. Di fronte a una maggiore complessità e domanda, l'organizzazione ha sfruttato strategicamente Asana AI Studio per ottimizzare il lavoro interfunzionale, dalle pipeline dei contenuti di ricerca alla ricezione dei prodotti e alla definizione delle priorità. Con l'automazione, l'instradamento e il reporting basati sull'IA, i team hanno ridotto l'impegno manuale, accelerato le tempistiche e ottenuto significativi risparmi sui costi. Ora i team lavorano all'interno di un sistema unificato che riduce il lavoro a basso valore e consente loro di concentrarsi su ciò che conta di più. La trasformazione di Morningstar non riguarda solo l’utilizzo dell’IA, ma anche il suo utilizzo intelligente per generare un reale valore per l’azienda.

Asana ci aiuta a promuovere un’efficienza scalabile e a favorire la crescita necessaria. Abbiamo abbattuto le barriere alla collaborazione in tutta l’organizzazione.”

Asana per il monitoraggio delle richieste

Trasformare le richieste sparse in roadmap strategiche con la ricezione basata sull'IA

I team per lo sviluppo dei prodotti per la pensione di Morningstar inizialmente monitoravano le richieste di prodotto tramite un processo manuale e ad hoc. Senza un processo di ricezione standardizzato, le richieste arrivavano da ogni direzione (email, chat e conversazioni di corridoio) e spesso mancavano del contesto necessario per valutarne il valore. Dire di sì a tutto ha portato a un impegno eccessivo, a una roadmap disorganizzata e all'incapacità di valutare il vero valore per l'azienda. 

Per affrontare questa sfida, il team Retirement ha implementato un Framework strutturato con AI Studio per gestire l'intero ciclo di vita del prodotto, dalla ricezione alla misurazione dell'impatto. Ora le richieste vengono valutate con criteri coerenti, la capacità viene prevista con precisione e le roadmap sono centralizzate e aggiornate. Di conseguenza, il team ha eliminato due settimane dalla tempistica di revisione ed è passato da un'esecuzione reattiva a una pianificazione strategica basata sul valore.

Il nostro processo di creazione delle roadmap era reattivo e manuale. Il nostro obiettivo finale con Asana AI è rendere il processo più strategico, in modo da poter dare rapidamente priorità al lavoro che genererà entrate e accelererà il time-to-market.”

La ricezione e i flussi di lavoro potenziati dall'IA migliorano la definizione delle priorità e la pianificazione

• Tutte le richieste vengono inviate attraverso un sistema di ricezione centralizzato di Asana, con AI Studio che assegna automaticamente un nome alle richieste, identifica le lacune nelle informazioni e genera riepiloghi standardizzati per una valutazione più semplice.

• Le richieste complesse seguono un flusso di lavoro specializzato e vengono sistematicamente valutate in base al valore aziendale, alla complessità e al costo, consentendo al team di prodotto di approvare, rinviare o rifiutare le richieste in base ai dati. 

• Una volta che le richieste sono state approvate, le regole convalidano la completezza dei dati e indirizzano automaticamente gli elementi alle roadmap appropriate.

La documentazione automatizzata e il monitoraggio dei risultati aumentano l'efficienza e la responsabilizzazione

• Una volta completati gli elementi della roadmap, AI Studio genera note sulla versione in base alle informazioni dell'attività. Se sono necessari ulteriori dettagli, i product manager ricevono automaticamente una notifica per aggiungerli.

• Le regole automatizzate creano automaticamente attività di follow-up e sottoattività per misurare il successo di ogni elemento della roadmap rispetto ai risultati attesi.

In precedenza, ci volevano due settimane per controllare una richiesta e raccogliere le informazioni di cui avevamo bisogno per procedere. Ora possiamo eliminare il tempo trascorso in scambi manuali perché Asana AI identifica e acquisisce le informazioni di cui abbiamo bisogno fin da subito.”

Asana per la pianificazione dei contenuti

Semplificare i flussi di lavoro dei contenuti di ricerca con l'automazione basata sull'IA

In precedenza, la gestione dei contenuti di ricerca interni di Morningstar tra i reparti era lenta, frammentata e costosa. Il team di ricerca si basava su un sistema obsoleto per monitorare i contenuti interni, il che richiedeva un coordinamento manuale tra flussi di lavoro e strumenti non connessi. Gli aggiornamenti frequenti venivano condivisi via email o chat, causando ritardi e mancate opportunità di amplificazione su canali a pagamento, guadagnati e di proprietà.

Per modernizzare il proprio approccio, l'organizzazione ha sostituito il sistema precedente con una pipeline centralizzata di contenuti di ricerca su Asana, basata su AI Studio. Ora, quasi 300 stakeholder tra ricerca, redazione, revisione, media e marketing collaborano in un'unica piattaforma con visibilità condivisa e automazione che guida ogni fase. Il risultato: un sistema semplificato e scalabile che consente di risparmiare quasi 15.000 ore e 600.000 USD all'anno, lasciando ai team la possibilità di concentrarsi sul lavoro strategico.

Morningstar punta tutto sull’IA: per noi è un obiettivo aziendale continuare a sfruttare i progressi dell’IA per promuovere l’innovazione sia per i nostri clienti esterni che per i nostri dipendenti interni. I flussi di lavoro di Asana che i nostri team stanno creando stanno raggiungendo questo obiettivo, aiutandoci al contempo ad aumentare l'efficienza e ad abbattere le barriere alla collaborazione in tutta l'organizzazione. ”

Una pipeline centralizzata con IA integrata garantisce velocità e coerenza

• Gli autori inviano il contenuto tramite un modulo standardizzato che crea automaticamente un'attività nel progetto di pipeline del contenuto.

• AI Studio analizza i dati inseriti nei moduli per assegnare gli stakeholder, impostare le date di scadenza per la revisione e segnalare le informazioni mancanti.

• Se sono necessarie ulteriori informazioni, AI Studio genera commenti di follow-up e sottoattività per l'autore, riducendo al minimo i ritardi e i follow-up manuali.

• Quando il contenuto viene contrassegnato come pronto, AI Studio attiva i passaggi successivi per i copy editor e gestisce le modifiche in modo continuo, avvisando gli stakeholder quando le modifiche sono pronte, restituite o complete.

• Gli stakeholder ricevono una notifica sui traguardi fondamentali, comprese le date di pubblicazione, senza dover effettuare il monitoraggio manualmente. 

• Tutti i contenuti inviati confluiscono in un progetto centralizzato su Asana, creando un'unica fonte di riferimento per i team di ricerca, editoriali, di marketing e operativi.

L'automazione amplifica i risultati e l'impatto

• Quando il contenuto si avvicina al completamento, AI Studio indirizza le attività alle bacheche dei progetti di marketing e media appropriati per l'amplificazione.

• Gli stakeholder ricevono automaticamente una notifica sullo stato del contenuto, ottenendo così visibilità sui prossimi lanci.

Asana mantiene il contenuto globale di thought leadership del mio team coordinato tra un team interfunzionale di editor, esperti di marketing e product leader. È la nostra unica fonte di riferimento e aiuta a eliminare i costi che si verificano quando la mano sinistra non sa cosa sta facendo la mano destra.”

Asana per la ricezione del lavoro

Aumentare l'efficienza con processi semplificati

Prima di Asana, il team di Central Technology di Morningstar non aveva un modo standardizzato per ricevere le richieste o avviare il lavoro. Utilizzava un documento Word per monitorare le centinaia di richieste ricevute ogni anno da tutta l'organizzazione. Questo processo manuale non forniva la struttura necessaria per definire correttamente l'ambito, le risorse, il budget e l'approvazione delle richieste di progetto, portando a un backlog intasato e a progetti con ambiti e obiettivi poco chiari.

Creando un processo standardizzato su Asana, il team automatizza la ricezione del lavoro e semplifica la definizione delle priorità. Questo approccio consente di gestire in modo efficiente il crescente carico di lavoro man mano che l'azienda si espande.

I team eseguono il lavoro più velocemente con la ricezione standardizzata delle richieste

• I processi di ricezione del lavoro sono standardizzati e automatizzati su Asana, rendendo più facile valutare rapidamente, assegnare priorità e approvare le richieste con maggiore coerenza.

• Le nuove richieste di lavoro vengono inviate utilizzando un modulo di Asana e inserite automaticamente in un progetto condiviso, garantendo che tutte le informazioni necessarie vengano raccolte per una visibilità e un'azione immediate.

• I campi personalizzati tengono traccia dei criteri di valutazione standardizzati, aiutando gli stakeholder a prendere decisioni più rapide e coerenti in merito ad approvazioni e definizione delle priorità.

Il nostro processo di ricezione delle richieste su Asana ci aiuta a sfruttare la nostra cultura orientata all'azione in modo più produttivo e organizzato, così da impiegare il nostro tempo nel modo giusto e sulle cose giuste.”

Chiarezza che favorisce la definizione delle priorità e la programmazione

• I leader ottengono piena visibilità su ogni fase del flusso di lavoro, poiché tutto il lavoro è organizzato all'interno di progetti e portfolio collegati.

• Con la flessibilità di analizzare nel dettaglio i dati relativi al lavoro, i team possono valutare meglio il rischio e il valore del lavoro, il che consente di prendere decisioni più informate sulla definizione delle priorità.

• Con i progetti approvati nel portfolio, i team possono facilmente riferire sull'avanzamento e dimostrare in che modo si collega agli obiettivi di livello superiore, consentendo ai leader di valutare la capacità, pianificare e coordinare tra le funzioni in modo più efficace.

Prima di Asana, avviavamo progetti a destra e a manca senza gestione. Ora siamo in grado di incanalare efficacemente il lavoro man mano che arriva, il che ci consente di fare di più man mano che cresciamo.”

Asana per la gestione delle risorse

Massimizzare l'impatto del team con decisioni più intelligenti in merito alle risorse

Prima di passare ad Asana, i team di Morningstar non avevano un modo chiaro per stabilire le priorità del lavoro e accettavano ogni richiesta. Ciò ha portato a un team sovraccarico di impegni, oberato di lavoro e con prestazioni insufficienti.

Con Asana, i team hanno una visione completa dei cicli di vita dei progetti e del lavoro in corso, il che rende più facile comprendere la capacità e allocare strategicamente le risorse ai progetti prioritari. Inoltre, dispongono dei dati per supportare tali decisioni.

Un sistema strategico per gestire le risorse semplifica il lavoro

• I portfolio offrono ai leader una visione d'insieme di tutti i progetti in corso, del loro stato e delle risorse assegnate.

• Comprendendo meglio cosa deve essere fatto, da chi e perché, i team possono concentrarsi sul dire “sì” alle iniziative ad alto impatto.

• Questa maggiore visibilità aiuta anche il team a identificare i rischi relativi alla capacità, a riportare il lavoro in carreggiata e a informare in anticipo gli stakeholder quando i progetti sono in ritardo.

Prima di migrare i nostri progetti su Asana, ci sovraccaricavamo continuamente. Ora disponiamo di più informazioni e di più dati. Sappiamo cosa possiamo e non possiamo affrontare e possiamo avere le conversazioni giuste sulla definizione delle priorità e su come i progetti si allineano al nostro piano strategico.”

Dati in tempo reale per una pianificazione mirata

• I leader utilizzano la pianificazione della capacità per ottenere una panoramica di come le persone sono distribuite tra i diversi flussi di lavoro e ottimizzare le decisioni relative alle risorse.

• L’accesso a dati di lavoro e resoconti accurati aiuta il team a verificare quali progetti si collegano o meno agli obiettivi aziendali.

• Con la chiarezza su come il lavoro imminente e in corso influisce sulla capacità, i leader possono avere discussioni chiare e basate sui dati con gli stakeholder per valutare i compromessi.

Non si può parlare di strategia se non si specifica anche ciò che non si intende fare. Ora disponiamo di un processo che ci consente di dire di no. Inoltre, disponiamo di statistiche sui motivi per cui diciamo di no, il che ci aiuta a chiarire il concetto: ci sono cose che sono prioritarie e cose che non lo sono.”

Conclusione

Promuovere una crescita più intelligente con struttura, chiarezza e IA

Mentre Morningstar continua a evolversi in un panorama in rapida evoluzione, sta costruendo una base pronta per il futuro per l’innovazione. Con Asana, i team possono lavorare in modo più efficiente e coerente, con flussi di lavoro selezionati basati sull'IA che aiutano a semplificare i processi complessi, migliorare la definizione delle priorità e accelerare la consegna. Morningstar immagina un futuro in cui l'organizzazione utilizza l'IA in modo strategico per migliorare la produttività, la qualità e il coinvolgimento, con le giuste misure di sicurezza. Man mano che l'azienda cresce, Asana e AI Studio svolgeranno un ruolo fondamentale nel trasformare il modo in cui il lavoro viene svolto: promuovendo decisioni più intelligenti, un'esecuzione più rapida e un impatto più significativo in tutta l'azienda.

Sfruttare Asana e le sue funzionalità ha trasformato completamente il modo in cui il nostro team lavora e il modo in cui lavoriamo con i nostri stakeholder. Tutti conoscono il chi, il cosa, il quando, il dove, il perché e il come, e questo è stato un elemento fondamentale per il nostro successo di oggi e per gettare le basi del nostro successo di domani e di oltre.”