Morningstar risparmia 600.000 $ all’anno grazie ai flussi di lavoro basati sull’IA di Asana AI Studio

Elementi in evidenza

Sfide

• Le inefficienze operative e uno stack tecnologico complesso rendevano difficile adattare il lavoro al ritmo imposto da obiettivi di crescita ambiziosi.

• I dipendenti utilizzavano strumenti diversi per gestire il proprio lavoro, il che faceva sì che le informazioni rimanessero compartimentate e le priorità non fossero chiare.

• La leadership non aveva visibilità sulle roadmap end-to-end dei team, il che rendeva difficile gestire i rischi e prendere decisioni informate.

• L’assenza di un metodo standardizzato per gestire le risorse, monitorare i progetti e ricevere nuovo lavoro ha comportato un sovraccarico di lavoro per le risorse e il mancato rispetto delle Scadenze.

• I team di ricerca utilizzavano un sistema obsoleto per la gestione dei contenuti interni, il che rallentava la distribuzione e ostacolava la diffusione.

Soluzioni

• Le principali funzioni aziendali di Morningstar hanno adottato Asana per gestire il lavoro, collegare i dati e standardizzare i processi aziendali.

• Alcuni team hanno utilizzato Asana AI Studio per automatizzare la ricezione delle richieste, semplificarne la valutazione e accelerare la produzione dei contenuti, guadagnando così tempo da dedicare al lavoro di maggiore valore.

• Accorpando diversi strumenti e flussi di lavoro su Asana, i team hanno ridotto l’impegno manuale ed eliminato i sistemi superflui.

• Grazie a una chiara visibilità sulle richieste di lavoro e sui progetti in corso, i leader possono prendere decisioni basate sui dati che orientano la pianificazione e la strategia.

• I processi di ricezione delle richieste standardizzati, compresi alcuni basati sull’IA, hanno migliorato la definizione delle roadmap, la definizione delle priorità e le tempistiche di consegna in tutte le funzioni.

I risultati

• La pipeline dei contenuti basata sull’IA del team di ricerca consente di risparmiare circa 14.976 ore all’anno, il che si traduce in un ulteriore risparmio di 600.000 $ (dollari).

• Il team Retirement ha ridotto di due settimane i tempi di revisione delle richieste grazie all’acquisizione e alla classificazione automatizzate con Asana AI Studio.

• Il team Central Technology di Morningstar risparmia 1.972 giorni lavorativi all’anno semplificando i flussi di lavoro e aumentando l’efficienza con Asana, con una riduzione dei costi stimata in 758.600 $.

• In tutta l’organizzazione, i team prendono decisioni più rapide e basate sui dati, con una migliore definizione delle priorità, scadenze di consegna più chiare e una migliore previsione delle risorse, in parte grazie ai flussi di lavoro basati sull’IA.

• Riducendo l’impegno manuale e il lavoro a bassa priorità, i team possono concentrarsi su iniziative ad alto impatto e collaborare in modo più efficace su larga scala.

Vincitore del Work Innovation Award 2025

Morningstar ha vinto l’Asana AI Visionary Work Innovation Award per il suo uso strategico dell’IA al fine di promuovere l’esecuzione su larga scala. Di fronte a una maggiore complessità e a un aumento della domanda, l’organizzazione ha sfruttato strategicamente Asana AI Studio per ottimizzare il lavoro interfunzionale, dalle pipeline di ricerca dei contenuti alla ricezione delle richieste di prodotto e alla definizione delle priorità. Grazie all’automazione, all’assegnazione e al reporting basati sull’IA, i team hanno ridotto l’impegno manuale, accelerato le tempistiche e ottenuto significativi risparmi sui costi. Ora i team lavorano all’interno di un sistema unificato che riduce le attività a basso valore e consente loro di concentrarsi su ciò che conta davvero. La trasformazione di Morningstar non riguarda solo l’utilizzo dell’IA, ma anche il suo impiego intelligente per generare un valore reale per l’azienda.

Asana ci aiuta a migliorare l’efficienza in modo scalabile e a promuovere la crescita necessaria. Abbiamo abbattuto le barriere alla collaborazione in tutta l’organizzazione.”

Asana per il monitoraggio delle richieste

Trasformare le richieste sparse in roadmap strategiche grazie alla ricezione basata sull’IA

Inizialmente, i team per lo sviluppo dei prodotti per la previdenza di Morningstar monitoravano le richieste di prodotto tramite un processo manuale e ad hoc. In assenza di un processo di ricezione standardizzato, le richieste arrivavano da ogni direzione (email, chat e conversazioni di corridoio) e spesso mancavano del contesto necessario per valutarne il valore. Accettare tutte le richieste comportava un impegno eccessivo, una roadmap frammentata e l’impossibilità di valutare il reale valore per l’azienda. 

Per affrontare questa sfida, il team Retirement ha implementato un Framework strutturato con AI Studio per gestire l’intero ciclo di vita del prodotto, dalla ricezione alla misurazione dell’impatto. Ora le richieste vengono valutate in base a criteri coerenti, la capacità viene prevista in modo accurato e le roadmap sono centralizzate e aggiornate. Di conseguenza, il team ha ridotto di due settimane la tempistica di revisione ed è passato da un’esecuzione reattiva a una pianificazione strategica e basata sul valore.

Il nostro processo di creazione delle roadmap era reattivo e manuale. Il nostro obiettivo finale con Asana AI è rendere il processo più strategico, in modo da poter dare rapidamente priorità al lavoro che genererà entrate e accelererà il time-to-market.”

La ricezione delle richieste e i flussi di lavoro potenziati dall’IA migliorano la definizione delle priorità e la programmazione

• Tutte le richieste vengono inviate attraverso un sistema di ricezione centralizzato di Asana, con AI Studio che assegna automaticamente un nome alle richieste, individua le lacune nelle informazioni e genera riepiloghi standardizzati per facilitare la valutazione.

• Le richieste complesse seguono un flusso di lavoro specifico e vengono sistematicamente valutate in base al valore per l’azienda, alla complessità e ai costi, consentendo al team di prodotto di approvare, posticipare o rifiutare le richieste sulla base dei dati. 

• Una volta che le richieste sono state approvate, le regole convalidano la completezza dei dati e indirizzano automaticamente gli elementi alle roadmap appropriate.

La documentazione automatizzata e il monitoraggio dei risultati aumentano l’efficienza e la responsabilizzazione

• Una volta completati gli elementi della roadmap, AI Studio genera note sulla versione in base alle informazioni relative alle attività. Se sono necessari ulteriori dettagli, i product manager ricevono automaticamente una notifica che li invita ad aggiungere altri dettagli.

• Le regole automatizzate creano automaticamente attività di follow-up e sottoattività per misurare la riuscita di ciascun elemento della roadmap rispetto ai risultati attesi.

In precedenza, ci volevano due settimane per esaminare una richiesta e raccogliere le informazioni necessarie per procedere. Ora possiamo evitare di perdere tempo in scambi manuali, perché Asana AI identifica e acquisisce le informazioni di cui abbiamo bisogno fin dal primo momento.”

Asana per la pianificazione dei contenuti

Semplificare i flussi di lavoro dei contenuti di ricerca con l’automazione basata sull’IA

In passato, la gestione dei contenuti di ricerca interni di Morningstar tra i vari Reparti era lenta, frammentata e costosa. Il team di ricerca si affidava a un sistema obsoleto per monitorare i contenuti interni, il che richiedeva un coordinamento manuale tra flussi di lavoro e strumenti non collegati tra loro. Gli aggiornamenti frequenti venivano condivisi via email o chat, causando ritardi e facendo perdere opportunità di amplificazione sui canali a pagamento, earned media e owned media.

Per modernizzare il proprio approccio, l’organizzazione ha sostituito il sistema precedente con una pipeline centralizzata per i contenuti di ricerca Su Asana, basata su AI Studio. Ora, quasi 300 stakeholder dei reparti di ricerca, redazione, revisione, media e marketing collaborano in un’unica piattaforma, con visibilità condivisa e automazione a guidare ogni fase. Il risultato: un sistema semplificato e scalabile che consente di risparmiare quasi 15.000 ore e 600.000 $ all’anno, permettendo ai team di concentrarsi sul lavoro strategico.

Morningstar punta tutto sull’IA: per noi è un obiettivo aziendale continuare a sfruttare i progressi dell’IA per promuovere l’innovazione sia per i nostri clienti a livello esterno che per i nostri dipendenti a livello interno. I flussi di lavoro di Asana che i nostri team stanno creando stanno raggiungendo questo obiettivo, aiutandoci al contempo ad aumentare l’efficienza e ad abbattere le barriere alla collaborazione in tutta l’organizzazione. ”

Una pipeline centralizzata con IA integrata garantisce velocità e coerenza

• Gli autori inviano i contenuti tramite un modulo standardizzato, che crea automaticamente un’attività nel progetto della pipeline dei contenuti.

• AI Studio analizza i dati inseriti nei moduli per assegnare gli stakeholder, impostare le date di scadenza per la revisione e segnalare le informazioni mancanti.

• Se sono necessarie ulteriori informazioni, AI Studio genera commenti di follow-up e sottoattività per l’autore, riducendo al minimo i ritardi e i follow-up manuali.

• Quando il contenuto viene contrassegnato come pronto, AI Studio attiva i passaggi successivi per gli editor e gestisce le modifiche in modo continuo, informando gli stakeholder quando le modifiche sono pronte, restituite o completate.

• Gli stakeholder ricevono notifiche sui traguardi fondamentali, comprese le date di pubblicazione, senza dover effettuare un monitoraggio manuale. 

• Tutti i contenuti inviati confluiscono in un progetto centralizzato su Asana, creando un’unica fonte di riferimento per i team di ricerca, editoriali, di marketing e operativi.

L’automazione aumenta la produzione e l’impatto

• Quando il contenuto si avvicina al completamento, AI Studio indirizza le attività alle bacheche dei progetti di marketing e media appropriate per la diffusione.

• Gli stakeholder ricevono automaticamente notifiche sullo stato del contenuto, ottenendo così visibilità sui prossimi lanci.

Asana mantiene coordinati i contenuti globali di thought leadership del mio team all’interno di un team interfunzionale composto da editor, addetti al marketing e product leader. È la nostra unica fonte di riferimento e ci aiuta a evitare i costi che si verificano quando la mano sinistra non sa cosa sta facendo la mano destra.”

Asana per la ricezione del lavoro

Aumentare l’efficienza con processi semplificati

Prima di Asana, il team Central Technology di Morningstar non disponeva di un metodo standardizzato per ricevere le richieste o avviare il lavoro. Utilizzava un documento Word per monitorare le centinaia di richieste che riceveva ogni anno da tutta l’organizzazione. Questo processo manuale non forniva la struttura necessaria per definire correttamente l’ambito, le risorse, il budget e l’approvazione delle richieste di progetto, con conseguente accumulo di backlog e progetti con ambiti e obiettivi poco chiari.

Creando un processo standardizzato su Asana, il team automatizza la ricezione del lavoro e semplifica la definizione delle priorità. Questo approccio consente al team di gestire in modo efficiente il crescente carico di lavoro man mano che l’azienda si espande.

I team agiscono più velocemente grazie alla ricezione standardizzata delle richieste

• Su Asana, i processi di ricezione delle richieste di lavoro sono standardizzati e automatizzati, il che consente di valutare, assegnare priorità e approvare le richieste in modo più rapido e coerente.

• Le nuove richieste di lavoro vengono inviate tramite un modulo Asana e inserite automaticamente in un progetto condiviso, garantendo così che tutte le informazioni necessarie vengano raccolte per consentire visibilità e azioni immediate.

• I campi personalizzati tengono traccia di criteri di valutazione standardizzati, aiutando gli stakeholder a prendere decisioni più rapide e coerenti in merito ad approvazioni e definizione delle priorità.

Il nostro processo di ricezione delle richieste su Asana ci aiuta a sfruttare la nostra cultura orientata all’azione in modo più produttivo e organizzato, così da dedicare il nostro tempo nel modo giusto e alle cose giuste.”

Chiarezza che favorisce la definizione delle priorità e la programmazione

• I leader ottengono una visibilità completa su ogni fase del flusso di lavoro, poiché tutto il lavoro è organizzato all’interno di progetti e portfolio collegati.

• Grazie alla flessibilità di analizzare nel dettaglio i dati relativi al lavoro, i team possono valutare meglio i rischi e il valore del lavoro, il che consente di prendere decisioni più informate sulla definizione delle priorità.

• Con i progetti approvati nel portfolio, i team possono facilmente creare resoconti sull’avanzamento e dimostrare in che modo questo si collega agli obiettivi di livello superiore, consentendo ai leader di valutare la capacità, pianificare e coordinare le varie funzioni in modo più efficace.

Prima di Asana, avviavamo progetti a destra e a manca senza alcuna gestione. Ora siamo in grado di incanalare efficacemente il lavoro man mano che arriva, il che ci consente di svolgere più attività man mano che cresciamo.”

Asana per la gestione delle risorse

Massimizzare l’impatto del team con decisioni più intelligenti in merito alle risorse

Prima di passare ad Asana, i team di Morningstar non avevano un metodo chiaro per stabilire le priorità del lavoro e accettavano ogni richiesta. Ciò ha portato a un team sovraccarico di impegni, oberato di lavoro e con prestazioni insufficienti.

Con Asana, i team hanno una visione completa dei cicli di vita dei progetti e del lavoro in corso, il che rende più facile comprendere la capacità e allocare strategicamente le risorse ai progetti prioritari. Inoltre, dispongono dei dati necessari per prendere queste decisioni.

Un sistema strategico per la gestione delle risorse semplifica il lavoro

• I portfolio offrono ai leader una visione d’insieme di tutti i progetti in corso, del loro stato e delle risorse assegnate.

• Comprendendo meglio cosa deve essere fatto, da chi e perché, i team possono concentrarsi sul dire “sì” alle iniziative ad alto impatto.

• Questa maggiore visibilità aiuta inoltre il team a identificare i rischi legati alla capacità, a riportare il lavoro in carreggiata e a informare in anticipo gli stakeholder in caso di ritardi nei progetti.

Prima di migrare i nostri progetti su Asana, ci sovraccaricavamo costantemente di impegni. Ora disponiamo di maggiori informazioni e di più dati. Sappiamo cosa possiamo o non possiamo affrontare e possiamo condurre le conversazioni giuste sulla definizione delle priorità e sull’allineamento dei progetti al nostro piano strategico.”

Dati in tempo reale per una pianificazione mirata

• I leader utilizzano la pianificazione della capacità per ottenere una panoramica di come le persone sono distribuite tra i diversi flussi di lavoro e per ottimizzare le decisioni relative alle risorse.

• L’accesso a dati di lavoro e report accurati aiuta il team a verificare quali progetti si collegano o meno agli obiettivi aziendali.

• Con la chiarezza su come il lavoro imminente e in corso influisce sulla capacità, i leader possono condurre discussioni chiare e basate sui dati con gli stakeholder per valutare i compromessi.

Non si può parlare di strategia se non si specifica anche ciò che non si intende fare. Ora disponiamo di un processo che ci consente di dire di no. Inoltre, disponiamo di statistiche sui motivi per cui diciamo di no, il che ci aiuta a chiarire il concetto: ci sono cose che sono prioritarie e cose che non lo sono.”

Conclusione

Promuovere una crescita più intelligente grazie a struttura, chiarezza e IA

Mentre Morningstar continua a evolversi in un panorama in rapida trasformazione, sta costruendo le basi per l’innovazione, pronte ad affrontare il futuro. Con Asana, i team possono lavorare in modo più efficiente e coerente, grazie a flussi di lavoro selezionati basati sull’IA che aiutano a semplificare processi complessi, a migliorare la definizione delle priorità e ad accelerare la consegna. Morningstar immagina un futuro in cui l’organizzazione utilizza l’IA in modo strategico per migliorare la produttività, la qualità e il coinvolgimento, con le giuste misure di sicurezza. Man mano che l’azienda cresce, Asana e AI Studio svolgeranno un ruolo fondamentale nel trasformare il modo in cui il lavoro viene svolto, favorendo decisioni più intelligenti, un’esecuzione più rapida e un impatto più significativo in tutta l’azienda.

L’utilizzo di Asana e delle sue funzionalità ha trasformato completamente il modo in cui il nostro team lavora e il modo in cui collaboriamo con i nostri stakeholder. Tutti conoscono il chi, il cosa, il quando, il dove, il perché e il come, e questo è stato un elemento fondamentale per il nostro successo odierno e per gettare le basi del nostro successo futuro.”