COS aceleró la producción de campañas en un 90 % con un flujo de trabajo impulsado por IA en Asana

Destacados

Desafíos

• Preparación de campañas que requería mucho tiempo: cada nueva campaña de temporada requería entre 12 y 14 horas de preparación manual, y los jefes creaban los seguimientos desde cero en Excel.

• Complejidad de la coordinación interdisciplinaria: los briefs llegaban por email con información faltante, lo que generaba ciclos de aclaración adicionales y una tasa de corrección de errores del 60 %.

• Ineficiencias en la planificación de activos: la falta de estandarización hacía que los equipos a menudo solicitaran y produjeran activos que finalmente no eran necesarios.

Soluciones

• Recepción de trabajo impulsada por IA: AI Studio analiza los Formularios enviados para verificar que estén completos y señala las brechas incluso antes de que se cree un proyecto.

• Estructuración automatizada de proyectos: un solo envío activa la generación automática de más de 50 subtareas estructuradas con responsables asignados y fechas límite en cascada.

• Controles de calidad inteligentes: los compañeros de equipo de IA de Asana revisan los activos de forma proactiva y detectan los problemas antes de que lleguen a la producción.

Resultados

• Se liberaron £84 100 en capacidad productiva anual, lo que equivale a que 1,53 empleados a tiempo completo puedan volver a dedicarse al trabajo estratégico.

• Reducción del 90 % en el tiempo de configuración de las campañas, que pasó de casi dos días de trabajo a solo unos minutos.

• Se duplicó la producción de activos, lo que permitió que el equipo entregara más de 1000 activos por campaña en comparación con los 500-600 anteriores.

Nuestros equipos se centran en repensar cómo fluye el trabajo en toda la organización para garantizar que priorizamos las iniciativas de alto impacto que aportan un valor real a nuestros clientes. Al crear flujos de trabajo escalables y aprovechar la IA con un propósito específico, hemos podido aumentar la visibilidad y la velocidad mientras centramos nuestra energía en la ejecución estratégica. La innovación ocurre cuando los equipos colaboran, experimentan y se comprometen a trabajar de manera más inteligente.”

Ganador: 2026 Work Innovation Leader, EMEA

Este premio reconoció a COS por su uso pionero de flujos de trabajo con tecnología de IA para resolver desafíos complejos de producción creativa en la vertiginosa industria de la moda. Al integrar la IA directamente en la arquitectura del trabajo, COS ha establecido un nuevo punto de referencia global para la ejecución minorista a escala empresarial.

Etapa 1: Recepción inteligente y validación del brief

Anteriormente, el proceso de solicitud de trabajo creativo abarcaba múltiples herramientas y flujos de trabajo regionales, en los que los gerentes de campaña pasaban días buscando briefs en todos los departamentos y enviando manualmente los activos a los Equipos regionales. COS resolvió esto mediante la implementación de un sistema de recepción centralizado que utiliza la IA como control de calidad. Este nuevo flujo de trabajo garantiza que se valide la integridad de cada brief creativo en el punto de entrada, lo que reduce la coordinación posterior causada por información incompleta.

• Validación dirigida por IA: AI Studio analiza los Formularios de recepción para verificar que estén completos y señala proactivamente las deficiencias antes de que una persona vea el proyecto.

• Aclaración proactiva: si una solicitud no está clara, el sistema pide una aclaración inmediata, lo que elimina las idas y vueltas que antes consumían horas por campaña.

• Marco estandarizado: Al requerir un conjunto estricto de entradas, COS garantiza que los equipos solo soliciten los activos que sean estrictamente necesarios, lo que reduce el desperdicio de activos.

• Validación con participación humana: los jefes de proyecto globales sénior supervisan la cola de recepción para garantizar que todas las solicitudes validadas estén alineadas con las prioridades actuales de la temporada.

Asana ha proporcionado un punto de recepción único y estructurado para el trabajo. Al garantizar la calidad en el punto de recepción, eliminamos la complejidad en las etapas posteriores y cambiamos a nuestros equipos de una ejecución reactiva a un trabajo proactivo y estratégico.”

Etapa 2: Generación y asignación automatizadas de proyectos

Antes de Asana, los equipos de proyectos dedicaban hasta 8 horas a configurar manualmente los rastreadores y las listas de tareas para cada nueva campaña. COS reemplazó estas tareas administrativas con un motor de proyectos automatizado que crea toda la estructura de trabajo al instante. Este flujo de trabajo se adapta a los requisitos específicos de la campaña, lo que garantiza que los Equipos de trabajo creativo y de contenido tengan un camino claro y preestructurado para la ejecución tan pronto como se aprueba un brief.

• Generación instantánea de proyectos: tras la validación del formulario, AI Studio genera automáticamente un proyecto de campaña completo con más de 50 subtareas estructuradas.

• Asignación dinámica: con AI Studio, las reglas impulsadas por IA asignan tareas de manera inteligente a los miembros del equipo adecuados según el tipo de activo, la región y la capacidad productiva actual del equipo.

• Fechas límite en cascada: el sistema establece automáticamente las fechas límite a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto en función de la fecha final de lanzamiento de la campaña.

• Transferencias contextuales: cada tarea lleva el historial completo y el contexto del formulario de recepción, lo que garantiza que no se pierda información a medida que el trabajo avanza entre departamentos.

El flujo de trabajo se ha integrado a la perfección en nuestras operaciones diarias, lo que elimina el trabajo de configuración manual y crea un proceso más escalable para las campañas.”

Etapa 3: producción y control de calidad supervisados por IA

A medida que COS amplió su uso de Asana, fue más allá de la administración estandarizada de tareas para tratar sus flujos de trabajo como un sistema estratégico que podría diseñarse y optimizarse. La marca ahora está expandiendo su uso de los compañeros de equipo de IA de Asana para respaldar flujos de trabajo más complejos que requieren capacidades de IA más personalizadas. Estos casos de uso permitirán además que los equipos vayan más allá de sus formas cotidianas de trabajo y tengan más tiempo para el trabajo más creativo y estratégico.

Detección proactiva de errores: AI Studio supervisa el trabajo en curso para señalar posibles problemas antes de que se propaguen, lo que reduce el tiempo de corrección de errores en un 60 %.

• Gestión automatizada del estado: las reglas gestionan las transiciones entre las etapas de producción y activan notificaciones a las partes interesadas tan pronto como se identifican los obstáculos.

• Controles de calidad inteligentes: los compañeros de equipo de IA de Asana revisan los activos finalizados para garantizar que cumplan con los requisitos definidos en el brief original.

• Alineación global: las reglas automatizadas mantienen a los equipos de marketing regionales y a las partes interesadas de comercio electrónico sincronizados con respecto a la preparación de los activos, lo que evita retrasos en la entrega al mercado local.

Hemos observado muchas menos idas y vueltas entre los equipos. Ahora es un proceso mucho más ágil con los equipos regionales, que detectan los problemas de manera proactiva en lugar de reactiva.”

Etapa 4: Informes estratégicos y visibilidad global

Anteriormente, el liderazgo dependía de múltiples fuentes de informes en todos los equipos y regiones que a menudo estaban desactualizados para cuando se revisaban. COS estableció una capa de informes en tiempo real mediante los portafolios para brindar una fuente única de referencias para todas las campañas activas. Este flujo de trabajo permite a los patrocinadores ejecutivos supervisar la entrega global y tomar decisiones basadas en información sobre la asignación de recursos y el crecimiento.

• Paneles a nivel de portafolio: el liderazgo usa portafolios para dar seguimiento al progreso de la marca, el comercio electrónico y la sostenibilidad en una vista unificada.

• Actualizaciones de estado en vivo: el sistema reemplaza los informes manuales con resúmenes de estado automatizados, lo que proporciona una visión siempre actualizada del estado y los cronogramas del proyecto.

• Toma de decisiones basadas en los datos: al capturar todo el trabajo en un solo ecosistema, COS ahora puede analizar el rendimiento y el desempeño de los activos para optimizar la planificación de futuras campañas.

• Escalabilidad entre marcas: la visibilidad y la eficiencia de este modelo fueron tan claras que la marca hermana Weekday compró Asana específicamente para replicar el flujo de trabajo de COS.

Asana no solo ha mejorado nuestros procesos, sino que ha redefinido la forma en que trabajamos. Hemos establecido un ecosistema unificado y transparente donde todo el trabajo es perfectamente visible.”

Conclusión

Antes de esta transformación, COS gestionaba la producción de campañas mediante una combinación de herramientas y procesos existentes que respaldaban el crecimiento de la marca. Al crear un motor nativo de IA en Asana, COS ha podido simplificar la colaboración, reducir la coordinación manual y otorgar más tiempo a los equipos para que se centren en la estrategia creativa de alto impacto. El impacto ha sido tan significativo que otros Equipos ahora están adoptando el modelo de manera orgánica, lo que posiciona a COS como un innovador operativo en toda la organización. A medida que la marca continúa creciendo, su infraestructura impulsada por IA garantiza que la velocidad y la calidad puedan crecer juntas, no a expensas de la otra.