Vorlage für einen Maßnahmenplan für Korrekturen

Wenn Teams Probleme nicht dokumentieren oder Korrekturmaßnahmen nicht nachverfolgen, können Probleme erneut auftreten, manchmal mit schwerwiegenderen Folgen. Wenn ein Teammitglied einen Meilenstein verpasst, Vorgaben nicht einhält oder kontinuierlich Abweichungen aufweist, kann das Fehlen einer strukturierten Reaktion den Geschäftsbetrieb gefährden.

Eine Vorlage für einen Korrekturmaßnahmenplan bietet einen schrittweisen Workflow, um Probleme zu identifizieren, Ursachen aufzudecken, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Korrekturmaßnahmen zu implementieren. Sie hilft Managern, jedes Teammitglied zur Verantwortung zu ziehen, Zeitrahmen für Verbesserungen festzulegen und zu verhindern, dass Probleme erneut auftreten.

Wer profitiert von Vorlagen für Korrekturmaßnahmenpläne?

Wir haben gesehen, wie wiederkehrende Probleme den Fortschritt eines Teams aufhalten und das Vertrauen zwischen seinen Mitgliedern schädigen können. Die Verwendung einer Vorlage für einen Korrekturmaßnahmenplan kann dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, sodass Verantwortlichkeit und Transparenz nicht durchrutschen.

Qualitätssicherungsteams

Verwenden Sie Vorlagen für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA), um Abweichungen zu dokumentieren, Ursachen zu untersuchen und die Umsetzung von Maßnahmen zu überwachen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Unternehmer und Abteilungsleiter

Überwachen Sie den Business-Betrieb effektiver, indem Sie detaillierte Erwartungen, Fristen und Kennzahlen für die Nachverfolgung und Lösung festlegen.

Projektmanager

Koordinieren Sie sich mit Teammitgliedern, weisen Sie Aufgaben zu und stellen Sie sicher, dass alle Meilensteine rechtzeitig erreicht werden, um Fristen einzuhalten.

HR- und Compliance-Teams

Reagieren Sie auf Compliance-Probleme mit gut dokumentierten Lösungsplänen und sorgen Sie gleichzeitig für Transparenz gegenüber allen Beteiligten.

Produktions- und Operations-Teams Optimieren Sie Arbeitsprozesse, reduzieren Sie Fehlerquoten und lösen Sie Sicherheits- oder Qualitätsprobleme mit detaillierter Maßnahmenverfolgung.

Warum sollten Sie die Vorlage für Korrekturmaßnahmenpläne von Asana verwenden?

Maßnahmenpläne für Korrekturen funktionieren nur, wenn sie einfach zu verwalten sind. Aus diesem Grund bietet die kostenlose Vorlage für Korrekturmaßnahmenpläne von Asana Teams einen Ort, an dem sie Probleme protokollieren, Lösungen dokumentieren und die Lösung im Laufe der Zeit verfolgen können.

Verwenden Sie diese Vorlage, um:

• Das Problem zu definieren und seine Auswirkungen auf den Business-Betrieb zu dokumentieren

• Eine Ursachenanalyse mit vordefinierten Methoden durchzuführen

• Eine verantwortliche Person für jeden Aktionspunkt zuweisen

• Fälligkeitsdaten, Meilensteine und Überprüfungszeiträume zu verfolgen

• Einen strukturierten, wiederholbaren Prozess für Korrekturmaßnahmen zu pflegen

So verwenden Sie die Vorlage für einen Korrekturmaßnahmenplan

Jeder Abschnitt in dieser Vorlage spiegelt eine wichtige Phase des Korrekturmaßnahmenprozesses wider. Spalten wie Auswirkungsgrad, Ursachenanalyse und Überprüfung helfen Ihnen, Details zu organisieren, den Fortschritt zu überwachen und über den Fortschritt zu berichten. Verwenden Sie diese Vorlage für einen Korrekturmaßnahmenplan, um die Nachverfolgung zu vereinfachen und rechtliche Risiken zu reduzieren.

Schritt 1: Projektübersicht

Beginnen Sie mit der Beschreibung des Umfangs des Korrekturmaßnahmenplans. Geben Sie Referenznummern, betroffene Bereiche und den Grund für den Start des Plans an. Fügen Sie die CAP-Referenznummer hinzu, weisen Sie Verantwortliche zu und legen Sie erste Fälligkeitsdaten fest.

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um allen den gleichen Ausgangspunkt zu geben. Eine kurze Zusammenfassung des Kontextes, z. B. was den Plan ausgelöst hat und welche Teams beteiligt sind, hilft den Mitarbeitern zu verstehen, warum der Plan wichtig ist und wie ihre Rolle mit dem größeren Ziel zusammenhängt.

Schritt 2: Problembeschreibung und Auswirkungen

Beschreiben Sie das Problem oder die Nichteinhaltung. Was ist schiefgelaufen? Was sind die Konsequenzen? Verwenden Sie die Spalte Auswirkungsstufe, um den Schweregrad zu bewerten, und seien Sie spezifisch, um geeignete Lösungen zu finden.

Fügen Sie alle Beweise bei, die Ihre Ergebnisse unterstützen, wie Berichte, Fotos oder Protokolle. Dieser zusätzliche Kontext hilft allen, den gesamten Umfang des Problems zu verstehen, bevor mit den Korrekturmaßnahmen begonnen wird.

Schritt 3: Ursachenanalyse

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um die Ursache des Problems zu identifizieren und zu dokumentieren. Geben Sie die verwendete Methode zur Ursachenanalyse an (z. B. 5-Why-Methode, Fischgrätendiagramm). Dieser Schritt stellt sicher, dass Ihre Lösung das eigentliche Problem anspricht, nicht nur die Symptome.

Bitten Sie um Input und Feedback von funktionsübergreifenden Teammitgliedern, um Ihre Analyse zu stärken. Jede Perspektive kann verschiedene Faktoren aufdecken, die zum Problem beitragen, was sicherstellt, dass Ihre Lösung tiefer geht als oberflächliche Symptome.

Schritt 4: Korrektur- und Präventionsmaßnahmenplan

Listen Sie jeden Korrekturmaßnahmen-Aktionspunkt mit dem entsprechenden Aktionstyp auf (korrigierend vs. präventiv). Weisen Sie eine verantwortliche Person zu und verknüpfen Sie jede Maßnahme mit der Ursache. Fügen Sie Fälligkeitsdaten und Meilensteine hinzu, um Ihren Plan im Zeitplan zu halten. Gestalten Sie diesen Abschnitt umsetzbar und realistisch. Jeder Schritt sollte leicht zu befolgen und messbar sein, damit Teammitglieder den Fortschritt von Anfang bis Ende sehen können.

Schritt 5: Verifizierung und Validierung

Verfolgen Sie, wie Sie überprüfen und implementieren, dass jede Korrekturmaßnahme funktioniert. Verwenden Sie die Spalten Überprüfungszeitraum und Wirksamkeitsprüfung, um den Nachverfolgungsaufwand zu dokumentieren und den Erfolg zu messen. Planen Sie Kontrollpunkte, um zu bestätigen, dass Ihre Korrekturmaßnahmen tatsächlich ein erneutes Auftreten verhindern. Diese Überprüfungen helfen Ihnen, Vertrauen in den Prozess aufzubauen und Erkenntnisse für zukünftige Pläne zu gewinnen.

Schritt 6: Endgültige Genehmigung

Sobald alle Aktionspunkte abgeschlossen und validiert sind, dokumentieren Sie formelle Genehmigungen oder Freigaben. Dies bestätigt, dass Sie den Korrekturmaßnahmenplan abgeschlossen und die Änderungen vollständig umgesetzt haben.

Verwenden Sie diesen letzten Abschnitt, um zusammenzufassen, was Sie erreicht haben, und die Mitwirkenden anzuerkennen. Die Überprüfung der hier gewonnenen Erkenntnisse hilft, zukünftige Korrekturmaßnahmenpläne zu verfeinern und den Workflow Ihres Teams zu verbessern.

Dokumentationsfunktionen von Asana

Asana verwandelt diese kostenlose Vorlage für Korrekturmaßnahmenpläne in einen zuverlässigen, kollaborativen Prozess. Wir haben einige unserer Dokumentationsfunktionen in diese Vorlage aufgenommen, aber Sie sind definitiv nicht auf diese beschränkt. Sehen Sie sich die vollständige Liste der Asana-Funktionen an, um noch mehr Inspiration zu finden.

Benutzerdefinierte Felder 

Verfolgen Sie die Auswirkungen, Ursachen oder Überprüfungsmethoden für alle CAPA-Datensätze Ihres Teams. Benutzerdefinierte Felder vereinfachen die Berichterstattung und Filterung.

Automatisierungsregeln

Richten Sie automatisierte Erinnerungen für Fälligkeitsdaten ein oder lösen Sie Erinnerungsaufgaben aus, wenn Sie Aktionsschritte ausführen.

Projektansichten 

Wechseln Sie zwischen Listen-, Kalender-, Board- und Zeitleistenansichten, um die Meilensteine Ihres Korrekturmaßnahmenplans zu visualisieren, damit nichts übersehen wird.

Genehmigungen

Aktualisieren Sie Stakeholder mit integrierten Genehmigungen für Validierungsschritte oder Genehmigungen ohne zusätzliche E-Mails.

Anhänge 

Speichern Sie Berichte, Screenshots oder Dokumentationen direkt innerhalb jeder Aufgabe, um den vollständigen Kontext zu erhalten.

Empfohlene Integrationen für Ihre Vorlagen für Korrekturmaßnahmenpläne

Mit Integrationen können Sie Asana mit den Tools verbinden, die Ihr Team bereits verwendet, ohne zwischen den Plattformen hin- und herwechseln zu müssen. Nachfolgend finden Sie einige unserer beliebtesten Integrationen für Korrekturmaßnahmenpläne. Sie sollten sich aber auch unser App-Integrationen -Verzeichnis ansehen, um die Tools zu finden, die Sie benötigen.

Slack 

Benachrichtigen Sie Teammitglieder in Slack, wenn jemand Korrekturmaßnahmen innerhalb Ihres Asana-Projekts zuweist, aktualisiert oder validiert.

Google Drive 

Synchronisieren Sie alle Dokumente zur Ursachenanalyse, Berichte oder Schulungsunterlagen im Zusammenhang mit CAPA direkt von Google mit Asana.

Microsoft Word 

Exportieren Sie CAPA-Zusammenfassungen oder endgültige Sign-off-Dokumentationen für Compliance- oder Auditing-Zwecke direkt in Microsoft-Arbeitsbereiche und umgekehrt.

Zoom

Fügen Sie Zoom-Links zu Aufgaben hinzu, wenn Korrekturmaßnahmen Stakeholder-Überprüfungen oder virtuelle Meetings erfordern.

Google Sheets 

Verfolgen Sie Aktionspunkte und Metriken, indem Sie Ihr Asana-Projekt mit Google Tabellen synchronisieren.

Häufig gestellte Fragen zu Vorlagen für Maßnahmenpläne für Korrekturen