Warum die teamübergreifende Zusammenarbeit oft schwierig ist und was man dagegen tun kann

Angesichts der Menge an Technologie, die entwickelt wurde, um die Teamkommunikation zu verbessern, sollte die Zusammenarbeit zwischen Teams einfacher denn je sein. Wir können Kollegen sofort über Slack kontaktieren. Mit Google Drive können wir Dokumente weltweit teilen. Wir können Aufgaben zuweisen und in Asana an Projekten zusammenarbeiten. Die Einführung neuer Software in Ihrem Team ist jedoch nicht immer ausreichend. Wahrscheinlich müssen Sie auch andere, eher zwischenmenschliche Hindernisse überwinden.

Die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in verschiedenen Abteilungen kann Unternehmen die Möglichkeit eröffnen, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Warum also kämpfen wir dagegen an? Und warum fällt es uns schwer, die Zusammenarbeit zu erleichtern, auch wenn wir uns alle einig sind, dass wir sie wollen? Im Folgenden finden Sie 5 häufige Hindernisse für die Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen und Funktionen – zusammen mit Lösungen für jedes einzelne.

5 Tipps zur Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit

Einfach ausgedrückt, bedeutet funktionsübergreifende Zusammenarbeit, dass Personen aus verschiedenen Teams oder Funktionen (Marketing, Vertrieb, Entwicklung, HR) innerhalb eines Unternehmens zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel, Projekt oder eine gemeinsame Verantwortung zu erreichen.

Dabei kann es sich um alltägliche Aufgaben handeln, wie die Zusammenarbeit von Kundensupport und Marketing in den sozialen Medien, oder um einmalige Projekte, wie die Entwicklung einer neuen, kundenorientierten Funktion durch Vertrieb und Produktentwicklung. Es ist jedoch nicht immer einfach, diese Zusammenarbeit zu ermöglichen – geschweige denn, sie zum Erfolg zu führen.

1. Die beteiligten Teams haben widersprüchliche Ziele – oder gar keine Ziele

Haben Sie schon einmal versucht, ein anderes Team in ein Projekt einzubeziehen, nur um zu hören, dass „das für uns keine Priorität hat“? Das kann sehr frustrierend sein, wenn Sie wissen, dass sich das Projekt direkt auf den Umsatz auswirkennte, eine erhebliche Anzahl neuer Kunden gewinnen, eine riesige technische Schuld beheben oder sich anderweitig positiv auf Ihr Business auswirken würde.

In diesem Fall sind Sie und das betreffende Team wahrscheinlich nicht auf die gleichen Ziele ausgerichtet. Oder schlimmer noch, Sie kennen die Ziele Ihres Teams oder Unternehmens nicht.

Wenn es an Klarheit über den Zweck mangelt, wird dies schnell offensichtlich, wenn Sie versuchen, über den Tellerrand Ihres eigenen Arbeitsbereichs hinauszuschauen, um mit anderen Teams zusammenzuarbeiten – und dann auf eine Mauer stoßen.

Lösung: Ziele ausrichten und mit allen teilen

Ermutigen Sie Führungskräfte, Ihre Unternehmensziele öffentlich sichtbar zu machen, damit jeder, nicht nur das Führungsteam, die Prioritäten Ihres Unternehmens kennt. Wenn Sie ein einzelner Mitarbeiter sind, sollten Sie wissen, wie Ihre Projekte zu übergeordneten Zielen führen (Sie können die Pyramide der Klarheit verwenden, um dies zu verdeutlichen) und mit den Beteiligten kommunizieren, welches Ziel Ihre Initiative unterstützt.

Wenn Sie Asana verwenden, erstellen Sie ein Projekt, in dem alle Ihre Unternehmensziele aufgelistet sind. Teilen Sie es mit Ihrem gesamten Unternehmen, damit jedes Team – von der Buchhaltung bis zum Vertrieb – das Gesamtbild versteht. Sie können Kommentarzugriff verwenden, um sicherzustellen, dass es für alle sichtbar, aber nicht bearbeitbar ist. Ausführlichere Anleitungen finden Sie in unserem Help Center-Artikel zum Erstellen eines Projekts für Unternehmensziele und Meilensteine in Asana.

2. Sie sind sich der Projekte und Vorhaben anderer Teams nicht bewusst

Einige der besten Kollaborationen, an denen ich gearbeitet habe, begannen, als sich ein anderer Mitarbeiter an mich wandte und sagte: „Hey, dieses und jenes Team arbeitet an XYZ. Wussten Sie das?“

Das haben Sie wahrscheinlich auch schon erlebt. Organische Zusammenarbeit ist nur die Spitze des Eisbergs. Denken Sie nur daran, wie viele weitere Möglichkeiten wir aufdecken können, wenn wir unsere Arbeit aktiv miteinander kommunizieren.

Lösung: Teilen Sie bevorstehende Arbeitsvorgänge innerhalb und außerhalb Ihrer Abteilung

Wenn Sie nicht wissen, was Ihre Kollegen tun, kann das eine Barriere für eine effektive Zusammenarbeit darstellen, muss es aber nicht. Um dieses Problem zu lösen, teilen Sie regelmäßig eine Zusammenfassung der bevorstehenden Arbeit Ihres Teams mit Ihrem gesamten Unternehmen oder erstellen Sie einen Ort, an dem andere diese Informationen leicht finden können.

Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht zu viele Informationen auf einmal teilen. Es ist zwar gut, eine Vorstellung davon zu haben, was jedes Team in Ihrem Unternehmen tut, aber nicht jede Person muss über jeden kleinen Tweet, jede Fehlerbehebung oder jeden Kundensupport-Fall Bescheid wissen. Halten Sie Ihr Briefing kurz, aber geben Sie Mitarbeitern eine Anlaufstelle (z. B. ein Asana-Projekt), wenn sie mehr erfahren möchten.

Verwenden Sie Status-Updates in Asana, um allen Followern Ihres Projekts einen schnellen Überblick über den Fortschritt und die bevorstehenden Aufgaben zu geben. Für größere Vorhaben können Sie eine Zusammenfassung erstellen und diese als Team- oder unternehmensweite Diskussion teilen. Fügen Sie Links zu relevanten Aufgaben und Projekten hinzu und laden Sie Teamkollegen ein, einem Projekt beizutreten, wenn sie einen Beitrag leisten können.

3. Sie verstehen die Rollen, Verantwortlichkeiten oder Fachbegriffe Ihrer Kollegen nicht

Einmal habe ich einem Kollegen zugehört, der in unserem wöchentlichen Team-Meeting zwei Monate lang das gleiche Update gegeben hat. Ich dachte, dass das für meine Arbeit nicht relevant war. Das heißt, bis ich das Endergebnis sah und erkannte, dass wir gerade eine wirklich gute Gelegenheit zur Zusammenarbeit verpasst hatten. Hätten wir uns ausführlicher darüber unterhalten, hätten wir Wege gefunden, doppelte Arbeit zu reduzieren und den Zeitrahmen ihres Projekts zu verkürzen.

Oft kommt es bei der Arbeit zu solchen „verpassten Gelegenheiten“, weil wir:

1. die Rolle oder Verantwortlichkeiten des anderen nicht vollständig verstehen

2. Wir verwenden Fachsprache und Nomenklatur, die für ein breiteres Publikum nicht leicht verständlich sind

Glücklicherweise ist das Bewusstsein der erste Schritt, um diese Barriere zu überwinden.

Lösung: Erfahren Sie, wer was macht und wie Sie die Sprache der anderen sprechen können

Wann immer Sie können, lernen Sie Ihre Kollegen und deren Arbeitsstil kennen und stellen Sie ihnen detaillierte Fragen zu ihren aktuellen Aufgaben. In größeren Unternehmen können Sie Lernmöglichkeiten wie zufällige Einzelgespräche oder unternehmensweite „Show and Tells“ fördern, bei denen Menschen Dinge präsentieren können, die sie erstellt, eingeführt oder an denen sie gearbeitet haben.

Bei Asana tun wir dies, indem wir jedem Angestellten Verantwortungsbereiche (Areas of Responsibility, AoRs) zuweisen und eine fortlaufende Liste aller AoRs und ihrer Verantwortlichen führen. So weiß jeder genau, wer was macht.

4. Ein weiteres Projekt zu übernehmen, scheint zu zeitaufwendig zu sein

Dies ist wahrscheinlich das häufigste Szenario: Sie laden ein Team oder einen Teamkollegen ein, mit Ihnen an etwas zu arbeiten. Sie sind interessiert, haben aber keine Zeit. Vielleicht stimmen sie zu, zu helfen, aber erst „nächsten Monat“ oder „nächstes Quartal“. Schließlich wird Ihr Projekt auf unbestimmte Zeit verschoben und Sie haben alle Hoffnung aufgegeben, dass es jemals erledigt wird.

Das Problem ist, dass die Beteiligung an einem neuen Projekt oft wie eine entmutigende, zeitaufwändige Aufgabe erscheint – auch wenn es sich tatsächlich um eine viel kleinere Aufgabe handelt.

Lösung: Präsentieren Sie einen klaren Vorschlag, einen Zeitplan und einen geschätzten Zeitaufwand

Bevor Sie Ihre Kollegen überhaupt fragen, ob sie Ihnen bei einem neuen Projekt helfen möchten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um abzuschätzen, wie lange das Projekt dauern wird. Planen Sie nach Möglichkeit zusätzliche Zeit für Ihr Projekt ein. Skizzieren Sie dann die Rolle des Mitarbeitenden und den geschätzten Zeitaufwand. Wenn sie ein klareres Verständnis dafür haben, was Sie von ihnen brauchen und wie lange es dauern wird, wird die Barriere für die Teilnahme kleiner.

Erstellen Sie in Asana ein Projekt und fügen Sie Aufgaben eine Beschreibung und Fälligkeitsdaten hinzu. Weisen Sie Aufgaben innerhalb Ihres Projekts einzelnen Teamkollegen zu. Verwenden Sie dann benutzerdefinierte Felder, um den geschätzten Zeitaufwand hinzuzufügen. Wenn Sie Aufgaben zuweisen, haben Ihre Mitarbeiter ein viel klareres Verständnis dafür, was sie bis wann erledigen müssen und wie lange es dauern wird.

5. Es gibt eine gewisse Zurückhaltung, neue Arbeitsweisen anzunehmen

„Gewohnheiten sind die Autopilot-Version Ihres Gehirns“, schreibt Stephanie Vozza auf Fast Company. Am Arbeitsplatz führt dies oft zu einer Zurückhaltung, ein neues Tool, eine neue Methode oder eine neue Arbeitsweise zu übernehmen. Es ist die „Wenn es nicht kaputt ist, warum dann reparieren“-Mentalität. Und wir alle wissen, dass Gewohnheiten schwer zu ändern sind.

Leider ignorieren wir durch unsere Gewohnheiten Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten, Zeit zu sparen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. (Denken Sie nur an den Vorteil, den frühe E-Mail-Nutzer gegenüber ihren E-Mail-losen Kollegen hatten!) Und wer möchte nicht mehr Zeit am Tag haben?

Lösung: Führen Sie ein neues Tool oder eine neue Gewohnheit langsam ein

Wenn Sie Ihrem Team etwas Neues vorstellen – sei es ein neuer Prozess oder ein neues Tool –, lassen Sie die Menschen sich langsam an die neuen Prozesse gewöhnen. „Was ich gelernt habe, ist, dass man keine große Prozessüberarbeitung vorantreiben sollte [wenn man neue Leute in der Verwendung von Asana schult]“, sagt Caisha, Mitglied der Asana Community. „Beginnen Sie mit einem einfachen Projekt, wie einer Tagesordnung für ein Meeting oder einer Veranstaltung. Idealerweise ist es etwas, worüber viele Menschen in der Abteilung, unabhängig von ihrem Schwerpunkt, Bescheid wissen oder daran beteiligt sein müssen.“

Es ist auch eine gute Idee, eine Ansprechperson oder einen Champion zu haben, der die Leute sanft daran erinnert: „Hey, erinnern Sie sich an den neuen Prozess, den wir verfolgen?“ Oder „Hey, könnten Sie das in Asana einfügen?“ um anderen zu helfen, eine neue Arbeitsweise anzunehmen.

Wenn Sie gerade erst mit der Verwendung von Asana in Ihrem Team beginnen, verwenden Sie Integrationen wie das Gmail-Add-on, um den Übergang von der Kommunikation per E-Mail zur Zusammenarbeit in Asana zu erleichtern.

Beginnen Sie die Zusammenarbeit mit Teamkollegen

Mit effektiver Zusammenarbeit können Sie die besten Ergebnisse Ihres Teams erzielen, Analytik entdecken, von der Sie nie wussten, dass Sie sie brauchen, und Ihre Projektergebnisse von gut auf außergewöhnlich steigern. Aber die Zusammenarbeit zu erleichtern, ist nicht immer einfach. Es erfordert Arbeit. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, ob Sie sich von Barrieren einschränken lassen oder diese überwinden.