Vox Media beschleunigt seine Kreativkampagnen mit Asana

Highlights

Herausforderung

• Bevor Vox Creative Asana einsetzte, gab es in den Teams eine uneinheitliche Kommunikation, bei der wichtige Details zu Ausschreibungen und Fristen in E-Mails und Slack verloren gingen.

• Als das Team wuchs, wurde es immer schwieriger, mehrere Arbeitskanäle zu verwalten.

• Ohne einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit entstand eine große Kluft zwischen dem Kreativ- und Vertriebsteam.

Lösung

• Vox Creative führte Asana langsam im gesamten Unternehmen ein und nutzte Integrationen, damit Teams native Tools wie Salesforce und Slack weiterhin nutzen konnten.

• Das Team entwickelte reibungslose Workflows, um die Übergaben zwischen Vertriebs- und Kreativteams zu verbessern. 

• Indem Sie alles in Asana nachverfolgen, wird sichergestellt, dass alle Teams auf dieselben Informationen zugreifen können. Wichtige Projektdetails sind bereits im Voraus klar ersichtlich und Vertriebs- und Produktionszyklen sind effizienter.

Ergebnis

• Beschleunigte Prozesse für Angebotsanfragen und Kampagnenproduktion.

• Erhöhte Kapazität durch Skalierung des Teams.

• Reibungslose Kommunikation zwischen Vertrieb und Kreativteam.

Asana hat einen großen Einfluss auf unsere Arbeit bei Vox Creative. Ich wüsste nicht, wie wir es machen sollten, wenn wir nicht alles an einem zentralen Ort hätten. Ohne Asana wäre unser Business, ehrlich gesagt, nicht an diesem Punkt angelangt.”

Klare Workflows für schnellere Ergebnisse

Corri Skinner, Executive Director for Client Success, leitet das Creative Operations Team des Studios, das Projekte von der Strategie über die Produktion bis hin zum Vertrieb koordiniert. Zu ihren Aufgaben gehört, ein erstklassiges Kundenerlebnis bereitzustellen, ein hohes Maß an Vertrauen und Qualität sicherzustellen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass alle Arbeitsergebnisse pünktlich bereitgestellt werden. Es können bis zu 70 Kampagnen und mehr als 100 Inhalte gleichzeitig erstellt werden. Währenddessen verwaltet das Team von Corri den Informationsfluss und die Abläufe und hilft den 70 Teamkollegen im Studio dabei, das zu tun, was sie am besten können: kreative Arbeit.

Corris Team benötigte eine Work-Management-Plattform, die ihnen bei der Verwaltung von Ausschreibungen und der nahtlosen Durchführung von Kampagnen helfen konnte.

Automatisierungen optimieren Übergaben zwischen Vertriebs- und Kreativteams

• Wenn der Vertrieb eine Opportunity in Salesforce erstellt, wird automatisch ein neues Projekt in Asana erstellt, bei dem die Teams die kreative Strategie, den Medienplan, die Pitch-Präsentation und die Marktforschung verwalten. 

• Sobald das Vertriebsteam den Zuschlag erhalten hat, wird das Asana-Projekt automatisch mit einer neuen Reihe von Aufgaben gefüllt, und das Vox Creative-Team kann mit allen Kontextinformationen aus der Ausschreibung direkt mit seiner Arbeit in Asana loslegen.

Ein zentralisiertes Work Management hilft Teams, schneller zu arbeiten

• Da alle Informationen in Asana vorliegen, ist es für Vox Creative einfach, auf Erfahrungswerte aus Pitches für Kooperationen zurückzugreifen, die nicht erfolgreich waren, und sie für einen neuen Kunden entsprechend anzupassen und zu aktualisieren. Alternativ können sie frühere erfolgreiche Projekte einfach erweitern. 

• Das Team verwendet Vorlagen, um jede neue Kampagne zu starten und so den Einstieg zu beschleunigen. So konnte das Team die Workflows im Laufe der Jahre immer wieder überprüfen und seine Vorlagen stetig verbessern.

Ich kann Vorlagen ganz bequem im Handumdrehen bearbeiten. Wenn ich dann ein Projekt dupliziere, werden meine Änderungen auf verlässliche Weise berücksichtigt und ich muss mir keine Gedanken machen.”

Frische Inhalte für eine bessere Zukunft

Das Team freut sich darauf, Projekte rund um das wachsende Podcast-Business von Vox zu verwirklichen. Kürzlich haben sie mit Ben & Jerry's den ersten Marken-Podcast erstellt, der die Geschichte des strukturellen Rassismus in Amerika beleuchtet. Projekte wie diese verbinden wichtige Themen mit wichtiger Arbeit, und Asana unterstützt die Teams dabei, besser voranzukommen. Das ist etwas, worüber man reden sollte.