Social Factor beschleunigt mit Asana sein rasantes Wachstum

Exponentielles Wachstum ist ein Grund zum Feiern. Aber was passiert, wenn die von Ihnen verwendeten Tools nicht Schritt halten können? Genau das erwartete die Social-Media-Agentur Social Factor, als die Schleusen mit so vielen neuen Projekten und Kunden geöffnet wurden.

Social Factor hat seinen Sitz in Fort Worth, Texas, und beschäftigt über 50 Angestellte, die sowohl im Büro als auch ortsunabhängig im ganzen Land arbeiten. Von der strategischen Planung und Content-Erstellung über das Posten, bezahlte Kampagnen und Community-Management, Datenberichte und Analytik bis hin zu Social-Media-Schulungen und Live-Event-Support unterstützt Social Factor das digitale Wachstum von Unternehmen wie Toyota, Smith and Nephew und Fender Guitars.

Wenn Wachstum bedeutet, aus den Fugen zu geraten

Das Operations-Team von Social Factor erkannte die Zugkraft, die Social Factor im Social-Media-Bereich hatte, und nahm eine Bestandsaufnahme der von ihnen verwendeten Tools vor. Es zeigte sich schnell, dass es unerlässlich war, eine Lösung zu finden, die ihrem gesamten Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitsvorgängen hilft und mit ihnen skaliert.

Dies waren die Herausforderungen, mit denen Social Factor konfrontiert war:

• Ihre aktuellen Projektmanagement-Tools waren für ihre sich weiterentwickelnden Prozesse nicht ausgereift genug und ließen sich nur schwer im gesamten Unternehmen implementieren.

• Sie wollten eine Plattform, die sich in ihre bestehenden Agentur-Tools sowie in zusätzliche Apps, die sie in Betracht zogen, wie Everhour, integrieren lässt.

• Teammitglieder hatten zunehmend Schwierigkeiten, auf dem Laufenden zu bleiben, da Informationen über E-Mails, Chats und Dateien verstreut waren.

Wir brauchten eine zentrale Informationsquelle, um unser Geschäft sowohl intern als auch extern so effektiv wie möglich zu führen.”

Mit Zuversicht skalieren

Als COO Jeana Abboud und Projektmanagerin Jessica Pramanik nach einem Tool suchten, das mit ihnen wachsen würde, musste es eine einfache Planung ermöglichen und gleichzeitig jedes Detail nach Kunde, Projekt und Rolle verfolgen. Welches Tool Social Factor auch immer wählte, es musste sich nahtlos in die anderen Ressourcen integrieren lassen, die sie für ihr Business verwendeten, wie Google Suite und Slack. Die Möglichkeit zur Zusammenarbeit war ein Muss, einschließlich der Möglichkeit, Teammitglieder in Kommentaren zu markieren und auf intuitive Weise Notizen zu hinterlassen.

Jeana und Jessica erkannten schnell, dass Asana eine Work-Management-Lösung war, die das gesamte Unternehmen nutzen konnte. Ein Blick auf Asanas Roadmap gab ihnen die Gewissheit, dass Asana im Zuge der Skalierung von Social Factor ständig neue Funktionen einführen würde, die sie nutzen könnten.

Sie mochten, dass es nützliche Workflows speziell für Agenturen gab. Durch die Definition und Optimierung von Zeitplänen und Projektplänen, die zu ihrem Geschäftsmodell passen, würden sie einen zentraleren Ort schaffen, an dem ihr Team die tägliche Arbeit verwalten und die Führung die Effizienz der Agentur steuern kann.

Darüber hinaus wollte das Team die Einführung und Implementierung schnell vorantreiben. Sie nutzten die Schulungsmaterialien von Asana, einschließlich der Academy und des Handbuchs, um ein Onboarding-Projekt zu entwickeln, in dem die Schulungsschritte für jeden Teamkollegen klar beschrieben wurden. Dies half dem Team, „Learning by Doing“ anzuwenden, und Jeana und Jessica konnten sehen, wer seine Schulung erledigt hatte und bei wem sie nachfassen mussten. Sie arbeiteten auch mit einem der Customer Success Manager von Asana zusammen, um ihre wichtigsten Workflows zu optimieren und sicherzustellen, dass sie die Plattform bestmöglich nutzen.

Es ist wichtig, der Geschäftsleitung einen Überblick und Einblick in die Projekte zu verschaffen. Das erlaubt uns, jederzeit eine schnelle Übersicht über den aktuellen Stand zu erhalten.”

Vielversprechende Ergebnisse innerhalb von vier Wochen nach der Einführung

Nach dem Testen der Asana-Testversion war das Führungsteam fest entschlossen, Asana im gesamten Unternehmen einzuführen und zu implementieren. Sie verschwendeten keine Zeit damit, sich mit dem Tool vertraut zu machen und in der Praxis zu lernen, und nutzten die Schulungsinhalte in der Asana Academy in vollem Umfang.

Für die Einführung im gesamten Team wurde jedem Teammitglied ein Projekt zur Einführung zugewiesen. Es wurden Aufgaben zugewiesen, darunter das Ansehen von Asana-Schulungsvideos und das Ausprobieren jeder Funktion. Jeana und Jessica konnten den Fortschritt jeder Person leicht bewerten.

Asana war absolut neu für uns, aber wir haben von der Begutachtung bis zur Verwendung nur vier Wochen gebraucht. Das zeigt, wie intuitiv die Plattform funktioniert.”

Heute führt Social Factor seine Fähigkeit, effizient und schlank zu bleiben und gleichzeitig schnell zu wachsen, auf die Prozesse und Workflows zurück, die sie in Asana optimiert haben. Sie konnten die Anzahl der internen Berührungspunkte zwischen den Kundenkonten reduzieren und unterschiedliche Dokumentationen eliminieren, da jeder Zugriff auf dieselben Kundeninformationen hat. Jeder kann den Status von Projekten problemlos überprüfen, ohne Status-Meetings planen oder Diskussionen wiederholen zu müssen. Außerdem haben sie die Kundenbetreuung standardisiert, sodass niemand Zeit damit verschwendet, individuelle Prozesse zu erlernen, wenn er von einem Kunden zum nächsten wechselt. Infolgedessen sind sie in der Lage, schnell mit ihren Kunden zu skalieren und gleichzeitig weiterhin pünktlich hochwertige Arbeit zu liefern, was in der schnelllebigen Branche des Social Media-Marketings von entscheidender Bedeutung ist.

Asana hat auch beeinflusst, wie das Unternehmen seine Planungs- und Personalbedürfnisse verwaltet. Zum Beispiel verwenden sie Workload, um die geschätzten Stunden für anstehende Arbeiten zu verfolgen, mögliche Bandbreitenprobleme zu erkennen und den Einstellungsbedarf im gesamten Team zu antizipieren. Jetzt ist Social Factor in der Lage, die Arbeitsbelastung genauer auf die Ressourcen zu verteilen und weiterhin effektive und zeitnahe Arbeit für seine Kunden in großem Maßstab zu liefern.

Einheitlicher Support intern und extern

Operativ wird Asana für die Teamzusammenarbeit, die Einführung neuer Mitarbeitender und die Nachverfolgung der Team- und Einzelleistung für die berufliche Entwicklung eingesetzt. Teams nutzen auch Asana-Formulare, um alles zu erfassen, von Abwesenheitshinweisen über IT-Anfragen bis hin zu Anfragen nach Ressourcen für Kunden. In der Vergangenheit erfolgte dies durch direkte Anfragen an eine einzelne Ressource, was es schwierig machte, Teammitglieder zu verlinken und die Verwaltung im großen Stil zu bewältigen.

Social Factor verwendet Asana auch, um alle Aspekte der Kundenarbeit zu verwalten, vom Onboarding neuer Kunden bis hin zur Verwaltung von Arbeitsergebnissen wie Inhaltserstellung und -optimierung, Brainstorming und Strategie, Social-Media-Management, Reporting und Analytik zu bezahlten Social-Media-Inhalten sowie Qualitätssicherung. Bei so vielen verschiedenen Schritten in jedem Prozess und Teammitgliedern, mit denen zusammengearbeitet werden muss, hilft Asana, alles zu organisieren, damit nichts übersehen wird.

Asana hat unserem Team geholfen, Aufgaben zu organisieren und besser zu erkennen, was zu tun ist, wann es zu tun ist und zu welchem Projekt es gehört.”

In Zukunft plant Social Factor, Asana zu nutzen, um weitere operative Funktionen zu automatisieren und zu integrieren, einschließlich Einstellung und Rekrutierung, und möglicherweise auch die Teamzusammenarbeit in Finanzangelegenheiten. Das gesamte Team freut sich darauf, Social Factor mit Asana an der Spitze weiter zu skalieren.

Asana ist das erste Projektmanagement-Tool, das wir bei Social Factor eingeführt haben und von dem wir glauben, dass es wirklich mit uns skalieren kann. Wir erwarten, dass es uns hilft, mehr Kunden zu gewinnen und gleichzeitig weniger Ressourcen zu verbrauchen.”